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フリーアドレスのための社内インフラ整備で見落としがちな注意点
フリーアドレス導入前に行う社内インフラ整備のポイントを見てきましたが、社内インフラ整備では以下の点を見落としやすいため注意が必要です。
業務内容に応じたパソコンの支給
十分な電源の確保や有線LANケーブルの準備以外にも、重要なポイントがあります。業務内容に応じたスペックのパソコンを用意することです。
大量のデータを扱ったり、動画や画像処理が多かったりする作業でスペックの低いパソコンを使っていると、すぐに業務が滞ってしまいます。業務内容によって固定のデスクトップ型が必須となれば、常に同じ席で仕事をしなければなりません。
フリーアドレスの良さは、いつでもどこでも同じ環境で業務を行える点にあります。業務内容によって自由度の幅が狭くなるようでは、フリーアドレスのメリットを社員が十分に体感することができません。
最近はノートパソコンでも高スペックの機種が増えているため、社員の業務内容によって支給するパソコンのスペックを変えれば、フリーアドレスのメリットを生かせるようになります。
社内用スマートフォンの用意
フリーアドレスが失敗する要因のひとつに、今誰がどこで働いているのかの確認がとりにくい点が挙げられます。電話がかかってきた、来客があった、急きょミーティングを行う、などの際、当該の社員がどこにいるのかわからないと業務に支障をきたしてしまいます。
そこで、内線代わりとして社員にスマートフォンを用意し、すぐに連絡できるようにします。
パソコンによる社内SNSやチャットサービスの活用も一定の効果はありますが、パソコンを使わずに作業をしている際には連絡がとれません。より確実性を高めるには、スマートフォンが最適だといえるでしょう。
社内インフラの重視が快適なフリーアドレス実現のカギ
フリーアドレスの基本は、いつでもどこにいても同じ環境で業務を行えることです。場所によって業務が滞ってしまう、快適に業務ができずにストレスを抱えてしまうようでは、不便な場所は避けるようになり、いずれ席が固定化してしまう可能性も高まります。
いつでもどこでも快適に業務を行えるようにする最大のポイントは、社内インフラ、特にITインフラ、電源の整備です。どこで作業をしても快適な速度でインターネットにアクセスを可能にする、業務内容によって高スペックのパソコンを支給する、有線LANで安定したインターネット環境を実現させる。これらの整備をしっかり行うことがフリーアドレス成功の基盤となります。
ポイントは、「フリーアドレスのレイアウト設計前に社内インフラの整備を実施」「有線LANと無線LANの併用」「OAフロア設置の検討」です。かたちだけのフリーアドレスでは導入後に不便な点が露呈し、結局使われなくなってしまいます。フリーアドレス導入を検討している際は、まず社内インフラの整備を徹底することがカギといえるでしょう。
フリーアドレスの目的から導入手順のほか、“全員でのフリーアドレスは難しい” という場合の選択肢、導入後の課題と解決策までまるっとご紹介!オフィス改善のヒントに、ぜひご覧ください。
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