『オフィス移転マニュアル』
計画策定の進め方～設計・デザインから移転当日まで全行程を網羅。自社の大規模移転や100社以上のサポート経験をもとに具体的な実施内容や進め方のポイントを解説！ぜひご覧ください。
オフィスを移転する際には、さまざまな費用がかかります。とくにはじめてオフィス移転を検討している事業者様にとって、何にどれだけの費用がかかるのか事前に把握しておくことは非常に重要なポイントとなるでしょう。
この記事ではオフィス移転にかかる主な費用一覧と、移転コストを削減する方法7選をわかりやすく紹介しています。オフィス移転後の固定費削減効果にもふれていますので、ぜひ参考にしてください。
目次
オフィス移転にかかる主な費用一覧
そもそもオフィス移転にはどのような費用がかかるのでしょうか。具体的な内訳を確認しておきましょう。
1. 原状回復工事費用（現オフィス）
移転前の現オフィスを、入居時の状態に戻す工事にかかる費用です。入居時に設置した壁材や床材、設備・配線類を撤去する他、清掃なども実施する必要があります。原状回復工事全体にかかる費用の目安は1坪あたり6～8万円程度、大型ビルの場合は1坪あたり10～12万円程度です。
2. 内装工事・設備工事費用（新オフィス）
移転先オフィスの内装や設備を整える工事にかかる費用です。壁材・床材や各種設備の設置、配線工事などが含まれます。内装工事の目安は1坪あたり5～20万円、設備工事は20万円～35万円程度です。ただし、オフィスの規模や工事内容によって費用は変動します。内装デザインにこだわる場合には、別途デザイン料などがかかることも少なくありません。
3. 契約関連費用
新オフィスの契約時にかかるさまざまな費用です。具体的には敷金や礼金、仲介手数料、保証委託料、火災保険料などが挙げられます。オフィスの立地や入居するビルによっても差はありますが、敷金は6～12カ月分、礼金は賃料の1～3カ月分、仲介手数料・保証委託料はそれぞれ賃料1カ月分が多く見られるパターンです。また、火災保険料は2年契約で3～7万円程度かかるケースが多いでしょう。
4. PM・デザイン費用
PM（プロジェクトマネジメント）やデザインを外部の事業者へ委託する場合には、別途費用がかかります。オフィス移転は大規模なプロジェクトとなることから、専門の会社にPMを委託するケースが少なくありません。新オフィスのコンセプト策定から移転計画の立案、スケジュール管理、工事業者との調整などを委託できることは大きなメリットです。PM・デザインは、いずれも委託先によって費用が変動します。目安として、数十万円～数百万円かかると考えておく必要があるでしょう。
5. 什器購入費用
新オフィスに設置する什器のうち、現オフィスから持っていくもの以外は新たに購入することになります。オフィス家具等に求める機能性やデザイン性などによって価格帯はまちまちですが、一般的には従業員一人あたり5～30万円程度はかかる見通しを立てておくとよいでしょう。
6. 不用品廃棄費用
新オフィスに持っていかない物品は、基本的には売却もしくは廃棄することになります。廃棄する物品の種類によって廃棄費用は異なりますが、一般的には2tトラック1台あたり7～8万円、4tトラック1台あたり12～15万円が目安です。不用品の重量にもとづいて廃棄費用を定めている業者と、物品の種別ごとに廃棄費用を定めている業者が存在する点に注意する必要があります。
7. 引っ越し費用
現オフィスから新オフィスへ物品を運搬するための費用です。引っ越し業者への依頼料は、スタッフ一人あたり2～5万円が一般的な目安となります。ただし、荷物量や移動距離によって引っ越し費用が変動する他、法人や一般家庭の引っ越し作業が多く発生する繁忙期には料金設定が大幅に上がることもある点に注意が必要です。
コニカミノルタジャパンでは、オフィス移転時に役立つノウハウをマニュアルにまとめて提供しています。こちらもぜひご参照ください。
オフィス移転コストを削減する方法7選
ここまでに見てきたとおり、オフィス移転にはさまざまな費用がかかります。オフィス移転コストを抑えるには、どのような対策を講じればよいのでしょうか。コスト削減につながる方法7選を紹介します。
1. 居抜き物件やセットアップオフィスの活用
入居の時点で基本的な什器や設備が一通りそろっている物件を選ぶことは、オフィス移転コストの削減につながります。居抜き物件やセットアップオフィスを優先的に探していくことで、新オフィスの内装工事や什器購入費用などを抑えられるでしょう。
ただし、基本的には既存の什器や設備をそのまま使用することになるため、自社が希望する立地や規模、機能性などの条件を満たした物件が見つかるかどうかは不透明です。新オフィスのデザインやレイアウト、機能性などにこだわりがある場合は、後述する他の方法を模索するのが得策です。
2. フリーレントが可能な物件を探す
フリーレントに対応している物件を探すのも1つの方法です。フリーレントとは、賃貸契約後数カ月間の賃料をサービスしてもらえる物件のことを指します。物件のオーナーによっては、交渉次第でフリーレントに対応してもらえる場合もあるでしょう。
注意点として、フリーレントが可能な物件は立地や築年数など何らかの理由で空室率が高いケースも少なくありません。自社が希望する条件を満たしているか、慎重に確認しておくことが重要です。
3. 新品の什器にこだわらない
新オフィスで使用する什器を、すべて新品でそろえないこともコスト削減策として有効です。現オフィスで使用していた什器のうち、まだ使えるものについては継続して利用してみてはいかがでしょうか。
また、新たに什器を購入する際には中古のオフィス家具を探してみるのも1つの方法です。状態のよい中古オフィス家具であれば、業務での利用に十分対応できるものも少なくありません。必ずしも新品の什器のみにこだわらないようにすることで、什器購入にかかる費用を大幅に節約できる可能性があります。
4. オフィスのダウンサイジング
オフィスのダウンサイジング（縮小）は、賃料を効果的に抑える方法としておすすめです。テレワークやハイブリッドワークを取り入れることで、オフィスに必要な座席数を削減できます。結果としてオフィスに必要な機能性は確保しつつ、床面積を無理なく縮小できるでしょう。オフィスの快適性や機能性を損なうことなく、床面積を縮小するための方策を検討するのがポイントです。
5. 引っ越しの繁忙期を避ける
引っ越し業者にとって繁忙期にあたる時期を避けて、オフィス移転の計画を立てるのも効果的です。とくに年度替わりの時期などは、法人の引っ越し件数が増加しやすい傾向があります。繁忙期には通常の時期よりも引っ越し費用そのものが高く設定されるため、想定以上のコストがかかることにもなりかねません。オフィス移転が増加する1～3月、9～12月といった時期を避けて移転計画を立ててみてはいかがでしょうか。
6. 補助金・助成金を活用する
国や地方自治体が定めている補助金・助成金制度を活用するのも1つの方法です。事業承継補助金や創業助成金など、自社の状況や条件に合致する補助金・助成金がないか確認しておきましょう。
ただし、補助金や助成金は基本的に後払いです。オフィス移転にかかる費用を支払ったのち、申請した補助金・助成金が振り込まれる仕組みになっています。対象となる経費に関しても申請する補助金・助成金によって異なるため、事前に制度内容を十分に確認しておくことが大切です。
7. 一気通貫で委託できる業者に依頼する
オフィス移転に関する一連の業務を一括して委託できる業者に依頼することで、トータルの費用を抑えられる可能性があります。不動産会社の紹介やPM、レイアウト/デザイン、工事業者をまとめて発注することで、無駄の少ないスケジュールや工事内容を指定しやすくなるからです。
また、一気通貫で委託できる業者に依頼することで、窓口を一本化できるというメリットもあります。それぞれの業者とやり取りする場合と比べて、社内担当者の負担を軽減できるでしょう。
コニカミノルタジャパンでは、オフィス移転・リニューアルを一気通貫でサポートしています。オフィスの設計・デザインをはじめ、計画立案から竣工までトータルサポートしておりますので、オフィス移転をご検討中の事業者様はぜひコニカミノルタジャパンにご相談ください。
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