社内コミュニケーションの活性化に!オフィスのレイアウトを見直して快適な職場環境を作ってみよう


社員同士のコミュニケーションが少なく、職場に活気がない……そんなオフィスを改善し、気軽に意思疎通できる環境を生み出したいと考える企業も多いのではないでしょうか。社内コミュニケーションの活性化を図る方法はいろいろありますが、「オフィスのレイアウトを工夫する」というのも1つの方法です。実際にどんな変化を取り入れればよいのか、具体例を挙げてご紹介しましょう。

オフィスのレイアウトが自由なコミュニケーションを妨げている?

 

企業において仕事を円滑に進めるためには、社員同士の良好なコミュニケーションが欠かせません。同じ部署内はもちろんのこと、さまざまな部署に属する社員が集まるプロジェクトチームを立ち上げる場合にも、意思疎通がとりやすい環境を作る必要があるでしょう。しかし、いくら言葉で社内コミュニケーションの重要性を訴えても、実際に活発化が見られないケースも多いようです。その原因の1つとして「オフィスのレイアウト」が考えられます。

オフィスのレイアウトは、企業によって、あるいは業種や職種によっても異なりますが、日本においては、4~6人ほどの固定席を対面式にまとめる「島型」が多く採用されています。

固定席の島型レイアウトには、グループ内でのコミュニケーションがとりやすいというメリットがある反面、視線が中心に集中してしまうため、他のグループとのコミュニケーションがとりにくいといったデメリットもあります。また、グループ内でのコミュニケーションについても、「言葉を交わすのは、隣や前に座っている人ばかり」となりがちです。つまり、同じグループのメンバーでも、席が接していない人とは話しにくい環境と言えます。

そうした状況を変えるために、レイアウトの変更を考えてみるのも一案です。グループ内でのコミュニケーションをもっと活発にし、さらに他部署の社 員との会話も多くなれば、新しいアイデアを生み出しやすくなるかもしれません。また、会社全体に活気が生まれ、モチベーションアップにもつながるのではないでしょうか。

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コミュニケーションを活性化するオフィスレイアウト

では、具体的に、社内で話しやすい環境を作るためのレイアウトを考えてみましょう。代表的なものに以下のようなスタイルがあります。

フリーアドレス制

社員が固定席を持たず、作業を行う席を自由に選べるフリーアドレス制のスタイルは、毎回異なる席に座るため、隣り合う人も常に同じではなく、さまざまな人との交流が期待できます。ただし、人によって、あるいは職種によってはこうした環境では集中できないかもしれません。そうした場合は、集中できるスペースを別に確保するといった対策が必要になるでしょう。

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ジグザグ式の配置

机と椅子をジグザグに配置することによって、他の社員との接点が増えます。

円状にオフィスを回遊できるデザイン

オフィスをぐるりと歩き回れるように席をレイアウトすることで、他の社員との接点が増えます。

全部署の席を同じフロアに設置

部署によって部屋を分けずに、同じフロアに席を並べるスタイル。他部署の人と言葉を交わすことで、視野が広まるなどのメリットが期待できます。

レイアウト変更以外の工夫

上述のような席のレイアウト変更だけでなく、より簡単な方法で社内コミュニケーションの活性化が期待できる例もあります。すぐにレイアウト変更ができないという場合には、以下のような工夫を取り入れてみてはいかがでしょうか?

パーティションの撤去

 社員一人ひとりが仕事に集中しやすいようにとパーティション(仕切り)を設けているオフィスもありますが、これを取り払うことで、周りに座っている人とのコミュニケーションを促すことが可能になります。

打ち合わせ可能なスペースの設置

固定席やフリーアドレスの席のほかに、社員同士が思いついたときに打ち合わせできるスペースを設ける方法もあります。会議室のように閉鎖的な環境ではなく、予約不要で、良い案が思い浮かんだときにすぐに使えるような場所にするのがポイントです。いつでも同僚や上司に相談できるので、アイデアのスピーディーな実現も期待できます。ホワイトボードを設置しておくと、さらに打ち合わせを進めやすくなるでしょう。

休憩スペース

オフィス内に休憩スペースがあれば、普段は顔を合わせない社員との交流の場にもなります。木の素材を使って温かみを出したり、脚の長いスツールを設置してバーのような雰囲気にしたりなど、集まりたくなるようなリラックス感を演出してみましょう。また、観葉植物を置けば、自然を感じてリフレッシュできる空間に。緊張感が取り除かれた状態で他の人との会話を楽しめば、スッキリした気分で仕事に戻れるでしょう。

オフィスカフェ

最近では、オフィスにカフェを設ける企業も多いようです。おいしいドリンクは気分転換となり、話題のひとつとしても取り上げやすいものです。明るい光が差し込む窓のそばのオフィスカフェなら、オープンテラスに来たような気分で、話しやすい雰囲気を作れることでしょう。なかには、オフィスの真ん中にオープンキッチンを設けるなど、大胆なレイアウトを実行している企業もあります。集まりやすい場所を選んで、社員が交流できるオフィスカフェを用意してみてはいかがでしょうか?

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コニカミノルタのオフィスでは、上記のようなデザインを採用しています。社員の働く執務室をご覧いただけるツアーをお客様のご都合に合わせて毎日実施しておりますので、ご興味のある方は以下バナーよりお申込みください。

 

新しいスペースを作り出すには?

 

オフィスのレイアウトを変えたり、休憩スペースやカフェなどを設けたりしたいと考えても、そもそもスペースが足りないので実行できない……というケースもあるでしょう。しかし、場所づくりも工夫次第。例えば、書類保管用の棚が大きな面積を占めている場合、文書電子化を行えば、保管用の棚を置くスペースを減らせるでしょう。また、複数の社員が同じ種類の分厚い資料をそれぞれ持っている場合、使用頻度が低ければ、1冊か2冊を共用にするなどの工夫もできるでしょう。屋上やロビーといったスペースを活用したり、給湯室を改装したりする方法もあります。そのほかにも、さまざまな工夫ができるかもしれません。「新しいスペースを生み出すには?」という目線で一度職場を見回してみてはいかがでしょうか。

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社員の意見を吸い上げる

なかには、「現在のレイアウトでも社内コミュニケーションは十分にうまく行っている」という職場もあるでしょう。しかし、一見活気あふれるオフィスでも、コミュニケーションが取りにくいと悩んでいる社員の声が届いていないだけということも。現場の本音を探るために、アンケートを実施するのも一案です。また、レイアウト変更後も、実際にコミュニケーションを取りやすくなったか、活発に議論できる職場になったかといった点について、社員のフィードバックをもらい、さらなる職場環境の改善につなげるのもよいでしょう。

「WORKTECH18 Tokyo」から見るオフィスの変化

上述したようなオフィスレイアウトの変更が、社内において何らかの変化を起こすことは分かっていても、実際にどんな手法が成功しているのか、気になる担当者も多いかもしれません。実際の活用例として、2018年4月に開催された「WORKTECH 18 Tokyo」で紹介された最新のオフィス情報をチェックしてみましょう。

WORKTECHとは、イギリスのUnwired Ventures社が主催するカンファレンスで、ワークスタイルの変革に注目し、不動産やワークスペース、テクノロジーの活用法などを提案するというもの。2018年には、国内初となる東京開催となり、「働く“人”にフォーカスし、人とワークプレイスとの関係性を重視する」という視点からさまざまな講演やパネルディスカッションが行われました。いくつか注目される事例を紹介します。

柔軟で多様なレイアウトのポイントは「コントロール」にあり 

The WORKTECH Academyディレクターのジェレミー・マイヤーソン氏が提案するオフィスづくりのポイントのひとつが「コントロール」にあるとのこと。座席を自由に選べるのはもちろん、デスクの高さやイスの種類といった細かい点まで、社員自身がコントロールできる環境をつくることで、社内環境の活性化とともに生産性の向上につながるとしています。働き方を選択でき、さらにオフィス自体もフレキシブルに選択できることで、働ききやすい環境につながります。

社員への感謝を伝えるレイアウト(自動車配車サービスUber社)

 

ウェブサイトやアプリを利用し、配車サービスの利便性を高めたUber社では、空間デザインが人に与える影響を重視し、オフィス内のインテリアにこだわることで社員への感謝を表現しています。コミュニケーションの活性化は、社員同士だけでなく、企業と社員の関係においても求められるものです。Uber社では、リビングルームのような執務スペースがあり、壁紙や家具の質にこだわることで、企業が考える社員への思いを形にしました。

足を止めてもらう工夫を

社内コミュニケーション活性化に役立つ例として、いくつかのオフィスレイアウトをご紹介しました。上述したものは、あくまでも参考例であり、実際にオフィスのレイアウト変更を行う際には、どのタイプのレイアウトが自社オフィスに合うか、じっくり検討することが大切です。また、休憩スペースやオフィスカフェなどのスペースを継続的に利用してもらうには、定期購読誌を置く、社員が自由に意見を書き込めるボードを作る、ドリンクメニューを変えるなど、立ち寄ってもらえるような工夫を継続することも忘れずに。

【社内コミュニケーション活性化に!】オフィスデザインのアイデア集

オフィスのデザインやレイアウト1つで社内コミュニケーションは変わります!コミュニケーション活性化のためのオフィスデザインのアイデアを1冊にまとめました。

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