これでスッキリ!欲しい文書が見つかるファイルサーバー整理術


こんにちは!文書管理ソリューションを担当しているHirayamaです。快適なオフィス環境と働き方を目指して、様々な紙文書を電子化したもののいざ探そうとすると欲しい情報が見つからない。といったことはないでしょうか。電子文書は紙と違い、作成やコピーが簡単なので、整理しないとどんどん増えてしまいます。そこで、今回はファイルサーバーを中心とした電子文書の簡単な整理術について触れていきたいと思います。

ファイルサーバーの使いにくさがオフィスの紙文書を増やしてしまう?

さて、そもそもなぜ電子文書を整理することが必要なのでしょうか。整理できていなかった場合に、何が起こるのか考えてみましょう。もちろん、業務の効率化といった部分の影響も大きいものでしょう。その他にも、例えば紙文書の削減活動を行うオフィスの現場では、1度紙文書を削減しても、再び紙文書が増えてしまったといったことがよく見受けられます。ダイエットでも、努力して一気に減量した後継続して対策をとらないとまた太ってしまいますよね。このような「紙文書のリバウンド」は「ファイルサーバーにある文書が探しづらい」ので、「やっぱり紙に印刷して、自分の手元で探しやすいようにするのが良い」と感じ始めてしまうようなことからもどんどん進んでしまいます。電子文書のつかいにくさはオフィス環境にも影響していくこともあるため、活用しやすくしておくことが重要です。

(そのほか、紙文書のリバウンドを防ぐポイントは「書類を捨てるだけ」ではダメ?失敗例から学ぶ!オフィス内紙文書削減の後に起こりがちな「リバウンド」を防ぐには?」を参照)

知っておきたいファイルサーバーの整理のコツ

では、電子文書の保管先の中で多くの企業で導入されている「ファイルサーバー」に関して、整理の方法を見ていきましょう。

フォルダは作りすぎないこと

最初のとりかかりは、第1階層(ルートフォルダ)の整理です。ここでのポイントは、フォルダを作成し過ぎないことです。いきなりファイルサーバーを開いて無数のフォルダがあると、その時点で探す気を無くしてしまいます。第1階層のフォルダの数は少なくとも10個程度までにしておきましょう。次に、具体的にどのような観点でフォルダ分けをすればよいか考えてみましょう。例として2つ上げてみます。
・ 「業務」でフォルダを区切るやり方
日常業務の内容を棚卸し、類似した業務を纏めてフォルダを作成する
・ 「文書の内容」でフォルダを区切るやり方
現在作成される主な文書を内容別にカテゴリ分けし、フォルダを作成する
ちょっと難しいかもしれませんが、ポイントはあまり時間をかけずにある程度決まったらスタートすることです。

フォルダ名のつけ方のコツ

フォルダ名のつけ方にも注意しましょう。ここはある程度ルールとして決めた方がよいと思います。そこで代表的なルール例を記載します。

1. フォルダ名の先頭に数字を入れる。

よく利用するフォルダや、重要度が高いフォルダについてはツリー構造で目立つ先頭に表示させたいですよね。そこで使うのがフォルダ名の先頭に数字を入れることです。
フォルダ名の前に2桁の数値(10単位)を_(アンダースコア)で区切って作成しましょう。ツリー構造の一番上に表示させたい場合、一番若い番号を付けます。

 

× 並び順が思い通りにならない

× フォルダを追加したときにも、予想しない場所に入ってしまう

 

 

○ 並び順の指定が可能
○ フォルダを追加時に、追加したい場所に追加が可能

 

2. フォルダ名の字数

できる限り10文字以内に収めるとよいでしょう。あまりに長いとフォルダを一覧表示したときに区別しにくくなってしまいます。

3. ●●文書、××資料などいう名称は避ける

●●、××が分かっていれば何が入っているフォルダというのが分かります。「文書」「資料」というのは余計な単語で、字数を増やす原因になります。

4. 英数字を使う場合は半角

全角の英数字を使うと表示上の幅も取りますし、間延びした感じにもなってしまいますので、フォルダ名に英数字を使う場合は極力半角を使うことをオススメします。

フォルダを整理する

冒頭に記載した通り、電子文書は整理しないとどんどん増えていく一方です。そこで最低年1回はフォルダの整理をしましょう。おすすめの時期は決算月が終わった翌月です。新しい年度に入ったら、それまで利用していたフォルダは使わずに、当たらしく作り直しましょう。その際に第1階層のフォルダを見直すと良いでしょう。

ex)2018年度が終了したら、これまでのファイルを2018年度のファイル内に格納。

電子文書を整理して快適なオフィス環境を

ここまで簡単なファイルサーバーの整理方法をお伝えしました。他にも色々なやり方がありますが、今回ご紹介した方法を始めるだけでもだいぶスッキリするのではないかと思います。紙文書を削減した後、リバウンドなく快適なオフィス環境を維持するためにも電子文書を活用しやすくするための方法を一度考えてみてはいかがでしょうか。

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