失敗例に学ぶ!オフィスのフリーアドレスを成功に導くためのポイント


IT技術の導入や働き方の多様化などによりフリーアドレス制導入の敷居は下がっているように思えますが、導入の失敗事例はめずらしいことではありません。うまく導入すれば、コストの削減や生産性の向上が見込める反面、失敗してしまうと仕事が非効率になってしまったりコミュニケーションの低下が起こったりしてしまいます。
今回は、フリーアドレス導入に適している企業とそうでない企業の特徴をふまえたうえで、よくある失敗事例や失敗しないためのポイントについて解説します。

フリーアドレスに適している企業とは?

フリーアドレスのオフィス写真

まず、フリーアドレスに適している企業の特徴について紹介します。

ITツールで情報を一元管理できている企業

フリーアドレスの場合は、どこからでも必要な情報を閲覧・更新する必要があるため、ITツールを用いて情報を一元管理できている状態が必要不可欠です。
紙媒体で情報を管理している企業や、ITを使用していても個別のPCやハードウェアに依存している状況では、フリーアドレスを導入しづらい状況であるといえるでしょう。

紙にしばられない働き方を実践している企業

契約書や稟議書などについて紙媒体の手続きに依存している企業では、書類が収納してある場所のそばで仕事をする必要があり、働く場所を選ぶことができません。
たとえば、電子署名やワークフローといったITツールを導入して、書類の押捺や稟議承認などの業務を電子化すれば、場所にとらわれないフリーアドレス制を導入しやすくなります。

フリーアドレスに合わせた意識改革ができている企業

フリーアドレス制度を取り入れ生産性を高めるには、社内のどこで働いても成果が上がっていることが大切である、といった考え方にもとづいた意識改革ができている必要があります。
たとえば、近くに部下の席がないと管理が難しいと考えるマネジメントでは、フリーアドレスを導入しても形式的なだけで、成果という点では期待しづらいでしょう。特に管理職向けに研修を行い、部下が目の届かない場所にいてもコミュニケーションや評価ができるように意識改革をしておくことが重要です。

在席率が低く、在席時間にバラつきがあり、固定席を持たない働き方に適した職種や業種であること

フリーアドレスの大きな効果の一つとして、限られたスペースを最大限に有効利用することが挙げられます。そのため、スタッフの多数が同時に在籍することの多い企業や開発・研究部門などでは固定席になりがちで、フリーアドレスのメリットが得られない場合があります。営業時間を総合すると在席率は低くても、営業スタッフが全員定時に帰社するといった場合も、人数分のデスクが必要となりフリーアドレスのメリットが生かされません。
在席率が低いことやフレックス制など、柔軟に働ける制度・ルールが整えられていることが、フリーアドレスのメリットを生かす要件といえるでしょう。

企業としての確かなコンセプトを持っていること

フリーアドレス導入の目的や意図をしっかりと持ったうえで従業員に共有しなければ、フリーアドレスは形式的なものになりかねません。生産性の向上やコミュニケーションの活性化など、フリーアドレス導入による効果をコンセプトとしてしっかりと押し出していくことが望ましいでしょう。

フリーアドレス導入時の陥りがちな失敗例と対処法

困っている人の図

フリーアドレスを導入した際に陥りがちな失敗例と対処法について解説します。

フリーアドレスなのにいつも同じ席に座ってしまう

フリーアドレスであるにもかかわらず、従業員がいつも同じ席に座ってしまうような状態では、導入前と変化がありません。業務改善が見られない、他部署との連携がとれないなど、導入する意味がほとんど得られなくなります。そのような場合には、以下の対処法が考えられます。

上司が率先的に席の座り方に関与していく

フリーアドレスを導入する際、その目的をしっかりと伝えるようにすると効果的です。さらに、上司や役職者から率先的に違う席に座るなど取り組みを行うことも重要です。

異なる席に座るためのルール整備をする

コニカミノルタ大阪オフィスにある席替えツール

具体的には、ルーレットやフリーアドレスの座席決定アプリを使用してゲーム感覚で決めたり、週に一度シャッフルデーを設定したりするなどの手法が考えられます。座席をランダムにすると業務に大きな支障が生じる場合には、チームごとでのシャッフルにするなどの工夫をしましょう。

参考記事

座席は変わってもいつも同じメンバーで固まってしまう

座席自体は動いていても、いつも同じメンバーで固まってしまうという問題も起こりえます。その場合には、以下の方法を試してみるとよいでしょう。

ジグザグレイアウトにすることで、他部署のメンバーと接触する機会を増やす

コニカミノルタ浜松町オフィス

デスクの配置をあえてジグザグにすることで、デスクの近くを通る際に自然にコミュニケーションが生まれるようになります。

参考ページ

部署ごとにフロアを分けない・パーティションで目隠しをしない

部署ごとにフロアや部屋を分けないようにしたりパーティションを取り払ったりするなど、物理的な壁を取り払う手法もあります。近年の傾向として、分散した複数のフロアから1フロアのメガオフィスに移転する企業も増えています。

部署内でのコミュニケーションが低下してしまう

他部署とのコミュニケーションを意識しすぎるあまり、部署内でのコミュニケーションが低下してしまうこともあります。あるいは、直接口頭で伝えていた内容がチャットツールに置き換わってしまうこともあります。

部署内でのミーティングの場を設ける

朝礼や週ごとのミーティングなど定期的なミーティングの場を設けて、些細なことでも共有しあえる場を設けます。

完全フリーではなく、グループフリーにする

グループフリーでの対応について、実例を1件紹介します。
東和エンジニアリング様のオフィスでは、完全フリーアドレス化後の従業員アンケートで、「他部署とのコミュニケーションは高まったものの、部内のコミュニケーションが希薄になってしまった」という傾向結果が出ました。この意見に対する改善策として、「週に一度はグループフリーアドレスにする」という運用改善を実施されています。グループフリーでの実例のように、従業員の声に耳を傾けながら、それぞれの職場環境に合う環境を整えていく姿勢が重要です。

参考ページ

オープンにすることにより業務効率が下がってしまう

パーティションの垣根をなくし、人が絶えず移動する職場環境においては、業務効率が低下してしまうリスクも想定されます。主な対策は以下のとおりです。

ひとりで作業に集中するスペースを設ける

個別のブースなど、集中して作業に取り組めるスペースを設けます。

ひとりで集中する仕事とチームで協力する仕事のメリハリをつける

「この時間はひとりで集中して作業をする」など、メリハリを意識したスケジュール管理が大切です。

フリーアドレス導入の失敗を回避するには?

フリーアドレスのオフィス写真

次に、フリーアドレス導入失敗を回避する方法を解説します。

目的をはっきりさせ柔軟に対応する

フリーアドレス自体が目的化してしまうと、結果的に現場に混乱が生じたり、コストが高くついたりするなどのデメリットが生じる可能性があります。コミュニケーションの活性化や業務改善といった実現すべき目標を明確にし、場合によってはゆるやかに導入をすすめながら現実的な対応をしていきましょう。

座席数やレイアウトは事前に綿密に検証する

フリーアドレス導入後にデスク数の不足や非効率が生じてしまわないように、オフィスを設計する際には細心の注意を払いましょう。
適切な座席数やレイアウトは、各企業のめざす働き方や業務特性、オフィスへの考え方などによって異なります。座席率やその他どのようなスペースを設置したいのかなど、フリーアドレスの実績がある業者に相談しながらレイアウトを決めていく形がおすすめです。例えばコニカミノルタでは、社員の方への働き方に関するアンケートやお客様のオフィス環境の調査、ペルソナの作成などを通じて明確化した在席率や各社員のオフィスでの過ごし方に合わせてレイアウトをご提案しています。

継続的な検証作業を行う

フリーアドレスは導入して終わりではなく、費用対効果や従業員の満足度など継続的な検証が必須です。導入後には、アンケートや振り返りを定期的に実施します。業務効率や生産性の改善が見られているかどうかをチェックし、さらなる改善を図っていくようにしましょう。

ツールやソフトウェア(文書管理のデジタル化など)の活用

ハード面だけでなく、ソフト面での改善を視野に入れる必要もあります。たとえば、保存データを紙媒体から電子媒体に変更する、FAXでの書面送付をメールに変更する、電子署名に対応するなど、さまざまな手法を用いてデジタル化を推進していくことが求められます。

参考記事

理念の共有を徹底する

フリーアドレスの環境を整えるのは企業側の役割ですが、実際に活用していくのは従業員一人ひとりです。そのため、理念の共有は欠かせません。ルールを細かく設定して、実務レベルでフリーアドレスの効果が生かせるようにしていきましょう。
継続的な啓蒙活用や管理職への意識づけなどを根気強く行っていく姿勢も重要です。

まとめ

オフィスで話し合う人の図

コストの削減や業務改善のためにフリーアドレスの導入を検討したものの、「導入の仕方がわからない」「以前、導入しようとして失敗してしまった」といった課題を抱えている企業は少なくありません。こうした課題を克服するひとつの方法は、導入失敗の事例を知り、失敗を避けるための手法を学ぶことです。
今回紹介した失敗例は多くの企業で実際によく起こっていること。フリーアドレス導入を考えている企業には非常に参考になる内容ではないでしょうか。

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「日経ニューオフィス賞」を受賞したコニカミノルタがデザインしたオフィス事例をまとめた一冊です。最新のトレンドが知りたい!新しいオフィスのアイデアが欲しい場合などにご活用ください。

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