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近年、幅広い業界でDX（デジタルトランスフォーメーション）を推進する動きが広がっています。オフィスそのものをDX化する「オフィスDX」もこうした動きの1つです。
この記事では、オフィスDXの定義や主な事例、推進するメリットについてわかりやすく解説しています。オフィスDXの推進に役立つツールや、取り組む際の手順もまとめていますので、ぜひ参考にしてください。
目次
オフィスDXとは
オフィスDXには決まった定義などが存在するわけではありません。オフィスDXの概念を理解するには、そもそもDXとは何を表しているのかを押さえておく必要があります。
DXの定義
DXの概念を提唱したのは、スウェーデン・ウメオ大学の教授エリック・ストルターマン氏です。ストルターマン氏は、「ICTの浸透が人々の生活をあらゆる面でより良い方向に変化させること」をDXと定義しました。総務省が公開している情報通信白書では、DXは次のように定義されています。
企業が外部エコシステム（顧客、市場）の劇的な変化に対応しつつ、内部エコシステム（組織、文化、従業員）の変革を牽引しながら、第3のプラットフォーム（クラウド、モビリティ、ビッグデータ／アナリティクス、ソーシャル技術）を利用して、新しい製品やサービス、新しいビジネスモデルを通して、ネットとリアルの両面での顧客エクスペリエンスの変革を図ることで価値を創出し、競争上の優位性を確立すること。
つまり、既存の業務をデジタル化するだけでなく、デジタル技術を活用して新たな価値を創出したり、競争力を高めたりすることがDXの本質といえます。
攻めのDXと守りのDX
DXは「攻めのDX」と「守りのDX」に分けられます。事業そのものを変革し、競争力を高めることを目指すのが攻めのDXです。一方、守りのDXとは業務効率化や利便性向上を図ることを指します。
攻めのDXと守りのDXはどちらが優れているというものではなく、DXを推進していく上で両輪となる取り組みです。オフィスDXには自社でコントロール可能な業務効率化や利便性向上といった要素が含まれることから、守りのDX寄りの施策といえるでしょう。
オフィスDXの主な事例
オフィスDXには幅広い取り組みが想定されます。オフィスDXの推進につながる5つの事例を見ていきましょう。手法を見ていきましょう。
書類の電子化・ペーパーレス推進
業務で使用する書類を電子化することで、紙の削減やペーパーレス化を推進する取り組みです。OCR（光学文字認識）を活用した文書管理システムや、クラウドストレージなどを経由したデータのやり取りなどが挙げられます。
電子化することによって情報共有がしやすくなるほか、書類の保管に必要なスペースの削減にもつながります。オフィスの利便性向上を図り、より効率良く業務を進められるようにすることが主な狙いです。
コニカミノルタジャパンでは、紙文書を削減したい事業者様向けに、プロの視点からノウハウを提供するマニュアルをご用意しています。こちらもあわせてご参照ください。
ワークフローの自動化
デジタル技術を活用することで、既存のワークフローを自動化するのも効果的なオフィスDXの手法です。AI（人工知能）やRPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）を駆使し、従来は人の手で進めていた業務を自動処理できる仕組みを導入します。一例として、前述のOCRによって取り込んだデータをAIが自動判定し、適切な項目に自動入力する仕組みを整えることも可能です。これにより、業務時間の削減やヒューマンエラーの回避といった効果を得られるでしょう。
コミュニケーションツールの活用
コミュニケーションに役立つデジタルツールを活用する方法もあります。ビジネスチャットやビデオ会議システム、クラウドツールなどを導入することで、リアルタイムのコミュニケーションや共同作業を進めやすい環境を整えられるでしょう。場所を問わずコミュニケーションを図れるようになれば、テレワークやハイブリッドワークにも対応しやすくなります。多様な働き方を実現したい企業にとって、コミュニケーションツールの活用は必須の取り組みの1つです。
データの利活用
デジタルツールを取り入れることで、業務で取り扱うさまざまなデータをより有効活用しやすくなります。たとえば、従来は各担当者の直感や経験則に委ねられていた判断を、データにもとづいて行えるようにすることで、意思決定の迅速化や精度向上に役立つでしょう。データにもとづく客観性の高い経営判断を下せるようになれば、判断ミスや予測の見誤りも生じにくくなります。データの一元化と利活用は、オフィスDXによって得られる大きなメリットといえるでしょう。
ABWに対応できるシステムの導入
オフィスDXは、ABWに対応可能な仕組みを整えることにもつながります。ABW（アクティビティ・ベースド・ワーキング）とは、業務内容や目的に応じて働く場所を自由に選べるようにする働き方のことです。オフィスや自宅、サテライトオフィスといった場所を問わず、業務を滞りなく進められる環境を整備することで、従業員の自律性が培われるというメリットもあります。
オフィスDXを推進するメリット
オフィスDXを推進することによって、具体的にどのようなメリットを得られるのでしょうか。主なメリットとして次の3点が挙げられます。
業務の生産性が向上する
オフィスDXは、業務の生産性向上に寄与します。繰り返し作業を自動化することにより、従来費やしていた業務時間を大幅に削減することも可能です。さらに、人為的ミスの抑制にもつながるため、作業の手戻りやチェックに要していた時間も削減されます。結果として、より創造性を求められる仕事に注力するための時間を確保できるでしょう。生産年齢人口が減少しつつある今、オフィスDXは人手不足の解消にも役立つ取り組みといえます。
より適切な意思決定をしやすくなる
データにもとづく客観性の高い判断を下せるようになることも、オフィスDXを推進する大きなメリットの1つです。勘や経験則に依存しない意思決定を実現するには、データの分析と利活用が欠かせません。意思決定や経営判断に必要なデータが社内に散在していると、重要な情報を見落とす原因になりがちです。データを一元化・可視化するとともに、リアルタイムの状況を随時確認できる仕組みを整えることで、より適切な意思決定をしやすくなるでしょう。
経営改善につながる
データにもとづく分析・検証を行えるようになれば、経営改善にも取り組みやすくなります。自社が現状抱えている課題を明確にし、解決に向けた具体的な計画を立てられるからです。
一例として、コスト削減に向けた計画立案が挙げられます。現状どれだけのコストがかかっているかという結果を確認しただけでは、何にどの程度の費用が発生しているのか、どうすれば削減できるのか見通しにくくなりがちです。データにもとづいて現状を分析することで、定量的な削減目標を設定できるだけでなく、進捗状況を確認しながら計画を遂行しやすくなるでしょう。
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