事務所移転のお知らせには何を書けばよい?参考になるメールと書面の例文も紹介

オフィスで女性が書類を読んでいる

事業の拡大や社員数の変化、また働き方への変化に伴い、従来のオフィスから新しいオフィスへの移転が必要になるケースがあります。不動産契約や引っ越し作業などの手続きももちろん重要ですが、企業として忘れてはならないのが顧客や取引先などに送る「事務所移転のお知らせ」です。

しかし、そもそも移転のお知らせはどのような方法で送ればよいのか、新住所以外に何を記載すればよいのでしょうか。今回は、年間100件以上の移転をサポートしているコニカミノルタが事務所移転に使える「移転のお知らせの作成と伝える方法」について例文も含めて詳しく解説します。

そもそも事務所移転のお知らせを送る意味とは

ポストに手紙を投函している

そもそも、なぜ事務所を移転するタイミングで顧客や取引先に対してお知らせを送るのでしょうか。それには大きく分けて2つの意味があります。

事務所・オフィス移転の事実を伝える

最も重要な目的は、オフィスの場所が変わる事実を伝えるとともに、新オフィスの住所と連絡先を明確に知らせることです。

顧客や取引先がオフィス移転の事実を知らないと、商談あるいは請求書や納品書の郵送などの業務に支障をきたす可能性もあるでしょう。また、オフィス移転に伴って電話番号が変更になると、連絡がつかなくなります。

このように、オフィス移転は事業の運営に当たってさまざまな影響を及ぼすことから、移転日時や新オフィスでの業務開始日も添えて事務所移転のお知らせを送付しておくようにしましょう。

顧客や取引先に対して感謝の気持ちを伝える

事業拡大に伴い、事務所やオフィスの移転を行うケースも少なくありません。顧客や取引先との関係によって事業が拡大した背景もあることから、感謝の気持ちもあわせて伝えることがもうひとつの目的と言えます。

単に移転の事実だけを伝える文面だと、事務的で冷たい印象を持たれてしまいます。今後も取引を継続し、良好な関係を維持していくためにも、会社として感謝の気持ちを伝えることは忘れないようにしましょう。

事務所移転のお知らせの送り方

紙飛行機が並んで飛んでいる 事務所移転のタイミングで、顧客や取引先にお知らせを送る際には、どのような方法があるのでしょうか。送る際の手順もあわせて紹介します。

手順1:移転のお知らせを伝える方法を検討

まずは、移転の事実を知らせる方法や手段を検討します。

企業同士の正式なやりとりとしては、書面がベストな方法と言えるでしょう。ただし、実務担当者レベルでは業務に支障を与えないよう、迅速に情報を共有しなければなりません。そのような意味では、メールまたはFAXなどの方法が適しています。このとき、移転先の住所や電話番号などを誤って伝えることのないよう、担当者は慎重にチェックしてから送らなければなりません。

また、一般の顧客窓口や店舗機能を兼ねた事務所を移転する場合には、不特定多数の顧客に対して周知する必要があります。顧客情報をもとに、書面やメールではもちろん、ホームページやSNSなどでも周知しておくとよいでしょう。

ホームページやSNSはアクセス者がじっくりと内容を読む場というより、有用な情報を短時間で集めることが多いため、移転のお知らせを伝える場合も、簡潔に、一目で情報が理解できるように、要点のみ明記することが重要です。

例えば

  • 移転のお知らせ

この度、弊社○○オフィスが移転することとなりました。以下にお知らせいたします。

なお、新住所・電話番号へは○月○日より切り替わります。

  • 新しい連絡先

住所 

電話番号

  • ○月○日〜■月■日までの連絡先

代替電話番号

  • しめくくりの言葉

移転完了まで、しばらくご迷惑をおかけいたしますが、よろしくお願い申し上げます。

手順2:「移転のお知らせ」の文面を作成

移転を知らせる方法が決まったら、文面を作成します。文面の中には、以下の必須記載事項を盛り込んでおきましょう。

  • 新住所
  • 新電話番号
  • 新FAX番号
  • 地図
  • 業務開始日
  • 電話やFAXなどの連絡が不通になる時期と代替電話番号

電話やFAXが不通になる時期については、担当者ごとに個別に文面を考えるのではなく、取引先や顧客など、それぞれの宛先の属性に応じてあらかじめフォーマットとなる文面を作成しておけば、社員の負担も最小限に抑えることができるでしょう。その際は、書面やメール、FAXなど、それぞれの送り方に対応した文面を作成しておくことも重要です。

また、会社代表番号や部署ごとの通常電話番号、FAX番号が使えない間の代替電話番号を用意している場合は、その連絡もいれておきましょう。

手順3:移転のお知らせの送付先をピックアップ

文面の作成が完了したら、顧客や取引先、その他関係先など、事務所移転の事実を知らせなければならない宛先をリストアップしておきましょう。書面で送付すべき宛先、メールまたはFAXで送付すべき宛先など、送付方法に応じて分けておくと作業を効率化できます。

参考記事

事務所移転のお知らせ例文

万年筆で書類に文字を書いている 事務所移転のお知らせを送るに当たって、多くの人の頭を悩ませるのが文面の作成ではないでしょうか。そこで今回は、移転のお知らせを送る際に参考になる例文を紹介します。書面で送る場合と、メール・FAXで送る場合のパターンに分けて記載していますので参考にしてみてください。

書面で知らせる場合の例文

書面でお知らせを出す際には、時候の挨拶を含めた丁寧な文面の作成を心がけましょう。ちなみに、正式な挨拶状の文面には、句読点や段落を用いないことが多いため注意してください。

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事務所移転のお知らせ

 

拝啓 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます

平素は格別のご高配を賜り厚く御礼申し上げます

 

さて このたび 弊社は事業の拡大に伴い本社を移転することとなりました

これも ひとえに貴社の日頃のご支援のおかげと感謝申し上げます

今後も社員一同 さらなる事業の拡大を目指し精励してまいる所存ですので

更なるご指導ご鞭撻のほどお願い申し上げます

まずは略儀ながら書中をもちましてご挨拶申し上げます

敬具

 

令和○年○月

 

     記

新 住 所  〒×××-×××× 東京都江東区△△1-1-1

新電話番号  03-××××-××××

新FAX番号  03-××××-××××

業務開始日  令和○年○月○日(○曜日)

休 業 日  令和○年○月○日(○曜日)

株式会社○○○

代表取締役 ○○○

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メールまたはFAXで知らせる場合の例文

メールやFAXでお知らせを送付する場合には、一般的なビジネスメールの書き方と同様で問題ありません。メールの場合、フッターに会社名や氏名などを署名として記載している方も多いと思いますが、新住所と混同しないよう、分かりやすく明確に記載しておきましょう。

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件名:事務所移転のお知らせ

 

株式会社○○○ ○○部

○○様

 

いつもお世話になっております。

株式会社△△の○○でございます。

 

このたび弊社は、2021年○月○日をもちまして事務所を移転することとなりました。

つきましては、以下の通り新住所をご案内させていただきます。

また、電話番号・FAX番号にも変更がございますので、併せてご案内させていただきます。

 

移転に伴い、2021年○月○日(○曜日)は休業とさせていただき、2021年○月○日(○曜日)から通常通りの営業となります。

ご理解のほど、何卒よろしくおねがいします。

 

新オフィスは○○駅から徒歩○分でアクセスも良好ですので、お近くにお越しの際は是非お立ち寄りください。

今後も、さらなる事業拡大のため全社一丸となって取り組んで参りますので、ご愛顧の程よろしくお願い申し上げます。

メールにて恐縮ではございますが、取り急ぎご挨拶とさせていただきます。

 

【新住所】

〒×××-×××× 東京都江東区△△1-1-1

URL:(GoogleMapのURLを貼り付け)

 

【新電話番号】

03-××××-××××

 

【新FAX番号】

03-××××-××××

 

【業務開始日】

2021年○月○日(○曜日)

※移転に伴い、2021年○月○日(○曜日)は休業とさせていただきます。

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事務所移転のお知らせを送る際の注意点

チェックリスト 事務所移転のお知らせを送る場合、どのようなポイントに注意すべきなのでしょうか。書面やメール、FAXを送る前に確認しておきたいポイントを2つ紹介します。

情報に誤りがないか

次の項目に誤りがないか、漏れなく記載されているかを確認しましょう。

  • 移転先の住所
  • 電話番号
  • 新オフィスへの移転日や営業開始日

移転先情報以外にも、確認を忘れがちなのが送付先の情報です。顧客や取引先の名称、人名、肩書などの情報に誤りがあると、お知らせを受け取った相手は不快な思いをすることもあるため十分注意しましょう。

移転のお知らせを出すタイミング

事務所移転のお知らせを出すタイミングとしては、1カ月前が理想的です。早いに越したことはないと考える方もいるかもしれませんが、半年前や数カ月前に送ってしまうと、移転の事実を忘れてしまう可能性もあります。

ただし、顧客や取引先によっては1カ月前だと実務に影響を及ぼす可能性もあるため、実務担当者レベルにおいては適切なタイミングを判断して送るようにしましょう。

顧客や取引先との良好な関係を維持するためにも移転のお知らせは重要

握手している 移転のお知らせは単なる事務的な連絡ととらえず、日頃お世話になっている顧客や取引先への感謝を伝える気持ちを意識することが重要です。これまでと同様に良好な関係を維持していくためにも、移転のお知らせの文面や出すタイミングなどにも配慮しながら準備を進めましょう。

 

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