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事業の拡大や社員数の変化、また働き方への変化に伴い、従来のオフィスから新しいオフィスへの移転が必要になるケースがあります。不動産契約や引っ越し作業などの手続きももちろん重要ですが、企業として忘れてはならないのが顧客や取引先などに送る「事務所移転のお知らせ」です。
しかし、そもそも移転のお知らせはどのような方法で送ればよいのか、新住所以外に何を記載すればよいのでしょうか。今回は、年間100件以上の移転をサポートしているコニカミノルタが事務所移転に使える「移転のお知らせの作成と伝える方法」について例文も含めて詳しく解説します。
目次
そもそも事務所移転のお知らせを送る意味とは
そもそも、なぜ事務所を移転するタイミングで顧客や取引先に対してお知らせを送るのでしょうか。それには大きく分けて2つの意味があります。
事務所・オフィス移転の事実を伝える
最も重要な目的は、オフィスの場所が変わる事実を伝えるとともに、新オフィスの住所と連絡先を明確に知らせることです。
顧客や取引先がオフィス移転の事実を知らないと、商談あるいは請求書や納品書の郵送などの業務に支障をきたす可能性もあるでしょう。また、オフィス移転に伴って電話番号が変更になると、連絡がつかなくなります。
このように、オフィス移転は事業の運営に当たってさまざまな影響を及ぼすことから、移転日時や新オフィスでの業務開始日も添えて事務所移転のお知らせを送付しておくようにしましょう。
顧客や取引先に対して感謝の気持ちを伝える
事業拡大に伴い、事務所やオフィスの移転を行うケースも少なくありません。顧客や取引先との関係によって事業が拡大した背景もあることから、感謝の気持ちもあわせて伝えることがもうひとつの目的と言えます。
単に移転の事実だけを伝える文面だと、事務的で冷たい印象を持たれてしまいます。今後も取引を継続し、良好な関係を維持していくためにも、会社として感謝の気持ちを伝えることは忘れないようにしましょう。
事務所移転のお知らせの送り方
事務所移転のタイミングで、顧客や取引先にお知らせを送る際には、どのような方法があるのでしょうか。送る際の手順もあわせて紹介します。
手順1：移転のお知らせを伝える方法を検討
まずは、移転の事実を知らせる方法や手段を検討します。
企業同士の正式なやりとりとしては、書面がベストな方法と言えるでしょう。ただし、実務担当者レベルでは業務に支障を与えないよう、迅速に情報を共有しなければなりません。そのような意味では、メールまたはFAXなどの方法が適しています。このとき、移転先の住所や電話番号などを誤って伝えることのないよう、担当者は慎重にチェックしてから送らなければなりません。
また、一般の顧客窓口や店舗機能を兼ねた事務所を移転する場合には、不特定多数の顧客に対して周知する必要があります。顧客情報をもとに、書面やメールではもちろん、ホームページやSNSなどでも周知しておくとよいでしょう。
ホームページやSNSはアクセス者がじっくりと内容を読む場というより、有用な情報を短時間で集めることが多いため、移転のお知らせを伝える場合も、簡潔に、一目で情報が理解できるように、要点のみ明記することが重要です。
例えば
- 移転のお知らせ
この度、弊社○○オフィスが移転することとなりました。以下にお知らせいたします。
なお、新住所・電話番号へは○月○日より切り替わります。
- 新しい連絡先
住所
電話番号
- ○月○日〜■月■日までの連絡先
代替電話番号
- しめくくりの言葉
移転完了まで、しばらくご迷惑をおかけいたしますが、よろしくお願い申し上げます。
手順2：「移転のお知らせ」の文面を作成
移転を知らせる方法が決まったら、文面を作成します。文面の中には、以下の必須記載事項を盛り込んでおきましょう。
- 新住所
- 新電話番号
- 新FAX番号
- 地図
- 業務開始日
- 電話やFAXなどの連絡が不通になる時期と代替電話番号
電話やFAXが不通になる時期については、担当者ごとに個別に文面を考えるのではなく、取引先や顧客など、それぞれの宛先の属性に応じてあらかじめフォーマットとなる文面を作成しておけば、社員の負担も最小限に抑えることができるでしょう。その際は、書面やメール、FAXなど、それぞれの送り方に対応した文面を作成しておくことも重要です。
また、会社代表番号や部署ごとの通常電話番号、FAX番号が使えない間の代替電話番号を用意している場合は、その連絡もいれておきましょう。
手順3：移転のお知らせの送付先をピックアップ
文面の作成が完了したら、顧客や取引先、その他関係先など、事務所移転の事実を知らせなければならない宛先をリストアップしておきましょう。書面で送付すべき宛先、メールまたはFAXで送付すべき宛先など、送付方法に応じて分けておくと作業を効率化できます。
