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JA安芸様

複合機と画像ログOCR保存システムで、紙媒体の個人情報漏えい防止対策を実現

安芸農業協同組合(JA安芸)様は、広島市安芸区などの地域を管内とするJA。広島県のJAは、個人情報保護対策に積極的に取り組んでいますが、その中でもJA安芸様は、パソコンなどの電子データに「キャプチャー監視システム」を導入し、独自のセキュリティー対策を推進。今回、bizhub 423の導入で、紙媒体のセキュリティー対策を講じられました。

背景

コピー機の更新を機に紙媒体のセキュリティー強化を

JA安芸様がコピー、FAX機のセキュリティーを一新されたきっかけは、長年使用してきたコピー機の更新でした。「デジタルデータのセキュリティー対策は進んでいましたが、紙媒体の対策がまだでした。これをコピー機の更新を機にぜひ解決したかったのです」と語るのは、リスク管理部係長の浅原正博様。

JAは、銀行業務、保険業務などもしているため、個人情報の保護は最重要課題のひとつです。しかし紙は持ち出しが容易なため、そのセキュリティー確保は難しい。「セキュリティーの穴がないシステムを構築するために、メーカーの選定には慎重を期しました」と浅原様。メーカーを選ぶに当たっては、それぞれのショールームやデモ環境で、シミュレーションを繰り返しました。その結果、見つかったのが、思わぬセキュリティーホール。「コピーの画像ログを転送する際に、ネットワーク障害が起こったり、悪意を持った人物がケーブルを抜いたりすれば、ログが残らないことがわかりました」最初は、どのメーカーもこの落とし穴に対応できなかったとのこと。 「コニカミノルタさんだけが、その対応策を考慮し、提案してくれたのです」それは、複合機の内蔵メモリにログデータを貯めておき、ネットワークが復旧後、転送する仕様のこと。「採用の決め手は、その対応力と高い技術力。国内の複合機メーカーでは一番信頼をおいています」とうれしいお言葉をいただきました。


リスク管理部 係長
浅原正博 様

効果

「いつ」「何を」「誰が」コピーしたかを画像ログで保存


JA安芸様本店で稼働するbizhub423

JA安芸様が採用したシステムは、bizhub 423とPDF/OCR 変換サーバーHGPscanPRO for bizhubの組み合わせ。複合機でコピーまたはFAXされた原稿の画像データはまずHGPscanPRO for bizhubへ転送され、OCR処理とともにテキストデータ付きのPDFファイルが作成されます。それが順次ストレージサーバーに保存されていくシステムです。こうしてログが残ることで、「いつ」「何を」コピー、FAXしたかが明確になります。

さらに「誰が」を特定するために、複合機を使うたびに、職員がIDとパスワードを入力することにしました。作業の負担について浅原様にお伺いすると、「確かに、操作上の手間は増えましたが、それも慣れのレベル。これにより機器の私的利用がなくなり、セキュリティーに対する意識が高まったことの方がはるかに重要です」とのことでした。

今後の展開

すべての文書の電子ファイル化を見据えて

現在、本店2台、支店3台で稼働しているシステムですが、年度毎に更新を迎えるコピー機から置き換えを進め、最終的には20台超すべてをこのシステムにするご予定です。「JAという組織には、アナログの管理体制が根強く残っている部分もあって、まだ紙のメディアも多い。台帳などの紙ベースの情報は、紛失してしまったら調べようがない状況です。今後、すべての複合機のセキュリティーが確保されれば、さらにその先にある展望、文書の『電子ファイル化』が見えてくるはずです」とおっしゃるのは、組合長の永山洋介様。


代表理事 組合長
永山洋介 様

「電子ファイル化でペーパーレスが実現すれば、持ち出しや紛失を防止できるだけでなく、ゴミの削減にもなります」と総務部係長の手島孝弘様。さらに、総務部課長の阪田修様も「長い目で見れば、保存キャビネットなどのスペースも不要になってきます。コスト削減効果も大きいのではないでしょうか」とおっしゃいます。

この、文書の電子ファイル化プロジェクトには、すでにコニカミノルタもアドバイザーとして参加しています。機器を販売するだけではなく、お客様が抱えている問題や状況に積極的に関わり、パートナーとしてソリューションを提供していく。「JAという組織をきちんと理解して、適切な対応とアドバイスをしてくれる。とても助かっています」と浅原様。JA安芸様のコニカミノルタへの期待と信頼度が、しっかりと伝わってくる取材でした。


プロフィール

組合名 安芸農業協同組合(JA安芸)
住所 広島県安芸郡海田町窪町8-8
創立 1975年5月
職員数 248人(2011年3月末現在)
業種 組合員の営農と生活をサポートする各種事業
ホームページ
概要 海田・畑賀・中野・瀬野・熊野・坂の6農協が広域合併して誕生したJA。広島市の中心部まで10~20キロの立地条件で、都市化が進む中、営農はもちろん、信用事業、共済事業など組合員をサポートするさまざまな事業を展開している。

本ページに記載されている情報は取材時のものであり、閲覧時には変更されている可能性があることをご了承ください。

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