紙伝票による煩雑な在庫管理をExcel連携の電子化で一挙解決

千代田工機株式会社 様

千代田工機株式会社 様

職員数

11人(令和3年7月1日現在)

業種

販売

導入目的

生産性向上 コスト削減

実現手段

紙文書の削減・運用管理
IT管理・運用の負荷軽減

複合機とITツールを融合したサービスを活用し、入出力・処理業務を強力にサポート

紙伝票による管理で、長年にわたり会社全体の在庫状況が正確に把握できていなかった千代田工機株式会社様。この課題を解決するために導入したのがコニカミノルタの「Workplace Hub Smart」でした。複合機機能とサーバーがひとつになったこのオールインサービスの活用で、入出力管理業務の電子化を実現。時間がかかり、煩雑になりがちだった紙伝票を廃止。リアルタイムの在庫管理が実現するとともに在庫の全体像が明確化し、無駄な発注や入出庫管理の手間を一掃。業務のデジタル化と働き方の改善が一気に進みました。

課題解決のポイント

導入の背景

紙伝票で、在庫状況の把握が大変

大阪府豊中市、大阪国際空港のほど近くに本社オフィスを構える千代田工機様。大手自動車メーカーや産業機器メーカー等に、設備工場用品や専用機を販売する商事会社です。「当社はさまざまな製品を扱っていますが、長年にわたり在庫管理に課題を抱えていました。在庫に何が残っていて、何が足りないのか、社内で全体の把握ができていませんでした」とおっしゃるのは、総務・経理部課長の井上いそみ様。
在庫管理に紙の伝票を使用していたため、入・出庫のたびに1枚ずつ書き込まなければならず、また在庫を確認するのも大変で、間違うことも多かったとか。「在庫数の整理がついていないために、まだ在庫があるのに発注してしまったり、無駄な発注作業が多いのも悩みのタネでした」。
決算時の棚卸しには、「伝票と実数の付け合わせをするのですが、見直したり修正したりで、スタッフ3人がかりで1カ月以上かかっていました」と振り返ります。得意先ごとの取引状況はそれぞれの担当者に頼っていたため管理が属人化しており、そのことも在庫の確認作業の難しさに拍車をかけていました。

ぎっしり立ち並ぶこれまでの紙の台帳
ぎっしり立ち並ぶこれまでの紙の台帳

無駄な在庫をなんとかしたい

決算月には、大量の在庫を抱えてしまっていることも。「なんとかしなくては、と常々考えていましたが、どうすればいいかがわかりませんでした」と井上様。在庫管理のシステムを作ることも考えたそうですが、一から作れば高額な費用がかかるため、なかなか導入に踏み切れません。
解決の糸口は、コニカミノルタの営業との雑談の中にありました。千代田工機様とコニカミノルタとのお付き合いは2005年から。現在では複合機をはじめ、ITサービス、セキュリティーソフトなど社内の IT全体を担当させていただいています。「他の商材のお話を聞いているときに、ふと在庫管理に悩んでいる話をしたんですね。それならば、ということで紹介されたのが『Workplace Hub Smart』でした。説明を聞くうちに、使い慣れた Excel を使って在庫管理が電子化できることがわかりました。それなら紙伝票から切り替えて社員全員が使える、と思いました」。

「Workplace Hub Smart」の導入を決定

「Workplace Hub Smart」は、複合機機能とサーバーがひとつになったオールインワンサービスです。サーバーに搭載されたアプリケーションが、入力・出力業務と処理業務をこなし、業務のデータ化、電子化を支援します。複合機と一体化しているため、複合機と同時に導入が可能です。自動化する業務の把握から提案、保守まですべてコニカミノルタが対応。複合機のメインテナンスと合わせて、すべてワンストップでサポートが受けられます。「複合機も7~8年使っていて、そろそろ入れ替えの時期。専用システムを入れるよりも複合機プラスαで手頃に導入できるのも大きなメリットでした。日頃から接点のあるコニカミノルタさんにしっかりサポートしていただけるというのも相まって、導入を決めました」。

オフィス内に設置された「Workplace Hub Smart」
オフィス内に設置された
「Workplace Hub Smart」

導入の効果

リアルタイムで在庫の把握が可能に

2021年2月にご発注いただき、在庫管理のワークフローの構築からフォーマットづくりまで、すべてコニカミノルタがサポートし、5月から運用を開始。複合機機能と同時活用され、在庫管理に大きな力を発揮しています。「導入の成果は、何と言っても在庫状況の全体像がわかるようになったことですね。今までのように台帳の伝票を繰らなくても、Excel ファイルを見れば在庫が一目瞭然。リアルタイムで在庫の把握ができるようになりました」。過去の在庫データの検索も一瞬で完了します。在庫が十分あるのに、発注してしまうという無駄も一掃することができました。「“要らない在庫は作らない”という在庫管理の基本を、このアプリケーションでようやく実現できました」。
これまでの紙伝票は順次廃止し、Excel データに置き換わっていく予定です。「通常のフローとは違うもの、1年に1回しか入庫しないものとか、Excel で管理しにくいものはまだ紙を使っていますが」。しかしそれもいずれはデータ化し、全部パソコン入力に置き換えていくことが決まっています。

さまざまな製品が収められた在庫棚
さまざまな製品が収められた在庫棚
千代田鋼機様の在庫管理 BEFORE & AFTER

社員の在庫管理への意識も向上

重複やマイナスなどにもいち早く気づけるようになりました。「伝票を見なくても画面を見ればわかるので間違いの発覚が早まり、ミスも大幅に減りました」。業務の効率化、時間短縮が進み、誰もが使えるので属人化も解消されました。
社員の負担軽減に加えて、業務への意識改革という点でも大きな変化がありました。「以前より、会社の在庫量を社員一人ひとりが気にするようになってきたと思います」。紙伝票の時は、日々の忙しさの中で伝票を後回しにしてしまうことがあった社員も、「Workplace Hub Smart」導入後は、入出庫を毎日きちんと入力するようになったとのこと。「Excel ファイルだと入力が簡単というのもあるし、自分の売り上げが一目で把握できるので、やる気に直結するのではないでしょうか」。それぞれの責任感の自覚を促す効果があったようです。
今回の「Workplace Hub Smart」の導入を機に、会社全体でも IT機器の活用に対しての意識が高まってきました。「これまで懸案だった業務の電子化に大きく一歩踏み出せた、と感じています」とおっしゃっていただけました。

今後の展開

さらなるデジタルの活用を進めたい

「Workplace Hub Smart」による電子化の今後についてお伺いしました。「まだまだ活用途中でその可能性を探っている状態ですが、営業も経理も、これからさらに使いこなしていくのが楽しみですね」。現在、入出庫管理を一歩進めて、月次報告書への展開を進めています。コニカミノルタに依頼して損益計算表を製作中。「これがあれば、毎月の会社全体の収益が明確にわかります。会社全体の方向性も見えてくるし、社員の士気高揚にも結びつけたいですね」。
千代田工機様は、電子化の推進についてさらに未来を見据えています。「いずれはすべての帳票を電子化したいと思います」。「Workplace Hub Smart」を活用し、会社の業務のさらなる改善、活用の幅を広げていきたい。「コニカミノルタさんと、しっかりコミュニケーションをとりながら、電子化のパートナーとして今後もご意見をいただきつつ、おつきあいをしていきたいと考えています」。「Workplace Hub Smart」の導入で、業務の電子化と働き方の改善を進める千代田工機様を取材しました。

複合機とITをシームレスに統合したオールインワンサービス「Workplace Hub Smart」

お客様プロフィール

千代田工機株式会社 様

千代田工機株式会社 様

名 称

千代田工機株式会社

住 所

大阪府豊中市蛍池西町1丁目16-11

従業員数

11名(令和3年7月1日現在)

導入した製品について

SecurePrint! Suite

Workplace Hub Smart

「Workplace Hub Smart」は、ドキュメント情報が集中する複合機とサーバーを一体型にすることで、複合機の機能と ITサービス、IT保守・運用をシームレスに統合したオールインワンサービスです。

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