志免町 様
ペーパーレスの視点を変えることで、例規集の課題を解決する新しい仕組みを構築
志免町 様
ペーパーレス会議システムを、例規集閲覧システムとして活用
年複数回開催する町議会で、条例や予算が審議される福岡県志免町様。審議決定した条例を記載する例規集作成の手間と、その持ち運びに頭を悩ませていました。このほどコニカミノルタが働き方改革の一環として提案したペーパーレス会議システム「Smart Discussion」を、例規集閲覧システムとして採用。リアルタイムの例規データ更新を実現するとともに、80冊あった大きく重い例規集をゼロに。さらにシステム本来の機能を活かしたペーパーレス会議も実践しています。
導入の背景
10年以上使ってきた例規システムを入替えたい
福岡都市圏のほぼ中央に位置する志免町。戦前・戦後は石炭の街として栄えましたが、今では福岡市のベッドタウンとして開発が進み、人口が4万人を超えるまでに発展。2019年に町制80周年を迎えるにあたり、現在記念事業のためのさまざまな準備が進められています。
町政を担う志免町役場様では、年4回定例町議会が開かれ、条例、予算などが審議され町政のあり方を決定しています。「この町議会で審議決定された条例をはじめ、約1000本の例規が例規集にまとめられます」と、お話いただいたのは総務課 行政機能向上係 主任主事の竹森悠喜様。例規は、データベースに蓄積されると同時に冊子にまとめられ、例規集として議員や役場の課長・課長補佐責任者に配布されていました。「10年以上使ってきた例規システムですが、現状にさまざまな不都合があるため入替えようかと考えたのが、そもそもの発端でした」と竹森様は振り返ります。
ペーパーレス会議システムを例規集閲覧システムとして
「議会ごとに追加される例規の書き換えは大変な手間、条ズレや間違いなども起こりがちで、膨大な手間と時間がかかっていました。また会議のたびに例規集80冊を改訂・製本して配布する必要があり、その作業も大変でした」と竹森様。
そんなおり、働き方改革の一環として、コニカミノルタからペーパーレス会議システム「Smart Discussion」の提案がありました。「Smart Discussion」は、サーバーシステムに登録した会議資料をタブレット端末に配信し、会議の資料閲覧と情報共有を実現するシステムです。「その用途や機能について説明を聞くうちに、例規データをタブレットに入れれば、そのまま例規集の閲覧に使えるのではないかという話になりました」。そのアイデアをさまざまな面から検討した結果、充分、閲覧システムとして活用できるという結論に至りました。
志免町 総務課
行政機能向上係 主任主事
竹森 悠喜 様
タブレットの活用で冊子の例規集をゼロに
これまでの例規システムのデータは、住民の方がWebでも閲覧できるようにhtml 形式で保存されていました。「このhtml表記への対応がポイントでした。PDF形式にしか対応できないシステムだと、書換えに時間がかかってしまうのです」と竹森様。html形式に対応する「Smart Discussion」は、手を加えればそのままタブレットに入れて例規の閲覧が可能になります。そうなれば冊子として製本する必要がなくなります。もちろん、本来のペーパーレス会議システムとしても使うこともできます。またクラウド型ではなくオンプレミス型のプランを選択すれば、セキュリティーに配慮しつつ、今後のデータ増加にもコストをかけることなく対応できることがわかりました。
その結果、例規閲覧システムとして「Smart Discussion」が採用。導入決定後2カ月足らずで稼働を開始し、2018年の6月から例規が配信され始めています。
導入の効果
例規集改訂の手間が一挙に削減
志免町様はシステムとともにタブレット端末を55台導入。そのうち35台を議員や定例会議の主要メンバーなどに個人配布し、例規集閲覧の用途に使用しています。「これまでの改訂は、議員さんや配布先から例規集を集めてきて、ほぼ1日がかりで改訂し、またそれぞれに返すという手間がありました。それがサーバーを更新さえすれば、クライアントのタブレットすべてが更新されるようになりました」。
これまで長い時間と手間をかけて更新されていたものが、ほぼリアルタイムで更新可能に。例規データを入れたタブレットさえあれば、重量のある例規集を持ち運ぶ必要がなくなり、ページをめくって検索をする必要もなくなりました。
またオフラインでタブレット内にデータを保持できるため、自宅に持ち帰って見ることも、ネットワークがない場所で閲覧することも可能です。
本来のペーパーレス会議システムとしても
「Smart Discussion」本来の用途であるペーパーレス会議システムとしても活用がスタート。現在は、教育委員会と福祉課の会議で活用され始めています。
「『Smart Discussion』は、ペーパーレス会議システムとしての機能も充実していますね。発表者の操作画面が、閲覧者の画面と完全に同期し、どこを見ているかがはっきりわかります。2画面表示で、資料の先読み、振り返りができるのも便利ですね」とのこと。
現状の使用規模は、20人程度の会議。年間1,000枚ほどの会議資料が不要になるため、約6万円のコストを削減できることになります。「役場には会議がたくさんありますから、活躍の場は大いにあると思います」。
これまで使っていた、大きく重い例規集（写真左）。
「Smart Discussion」の導入で冊子の例規集はゼロに。使い勝手、持ち運びの手間が大きく向上しました。
商材の提案だけでなく課題解決の姿勢を評価
今回は、例規集閲覧システムという、「Smart Discussion」本来の機能とは違った活用法で導入いただきました。「html で表示できることが重要な条件の一つだったのですが、そこはコニカミノルタさんに検証してもらい、例規集閲覧システムとして使えるようサポートしていただきました」と竹森様。評価されたのは、志免町役場様が抱える課題を捉え、それを解決するための方策を一緒に考える姿勢。「コミュニケーションをしっかり取り、ソフトウェア開発会社さんとも緻密に連携をとってもらい、こちらのニーズに合うシステムが出来上がりました」。志免町様とコニカミノルタとソフトウェア開発会社。3者一体となり最適なシステムを構築することができました。
今後の展開
庁舎のさまざまな会議で活用していきたい
「Smart Discussion」の活用については、「小さな会議から大きな会議まで、いろんな会議で使ってもらえるよう各方面にプッシュしています」と竹森様。定例の町議会でも、例規集の閲覧システムだけでなく、ゆくゆくはペーパーレス会議システムとしても本格的に活用していきたいとのこと。
「役場とネットワークが共通の学校や教育施設などでも、『Smart Discussion』を活用したペーパーレス化を広げていきたいですね」。今回の導入を機に、志免町役場のペーパーレス行政をさらに進めていきたいと展望を語られます。
働き方改革や、ICT化をさらに推進するために
コニカミノルタとの今後の展開についても、「ICTを活用した住民サービスの向上と働き方改革への取組みを進めていきたいです。コニカミノルタさんとは、今回で築いた関係をしっかり保ちつつ、いろいろな面で相談していければと考えています」とおっしゃっていただきました。
コニカミノルタ担当者から
お客様と一緒に考え、システムを構築する関係を
法令を閲覧するシステムとして利用するのはソフトウェア開発会社でも前例がなく、お客様、コニカミノルタ、ソフトウェア開発会社が一体となり、機能要件、運用方法を考え、新しい仕組みを作り上げられたと感じています。官公庁のお客様はいろいろと制約も多いため、お客様の状況を的確に把握することが求められます。今後はタブレットを活用したペーパーレス化、役場全体のICT化に向けたお手伝いができればと考えています。
情報機器事業本部 官公庁事業部
官公庁営業部
福岡官公庁営業グループ
リーダー 恵亮太
商材の用途にとらわれず、真のお困りごとを解決するために
今回ご提案した「Smart Discussion」のメイン用途は、本来の使い方ではありません。しかし、ペーパーレスの視点を変えることで、お客様のお困りごとに応えるソリューションとしてご提供することができました。実際のご提案段階では、デモを実施して、お客様の不安を払拭。また採用後は、サーバーの構築作業や教育研修会をコニカミノルタで実施し、お客様に安心して使っていただける体制を整えることができたのではと考えています。
情報機器事業本部 官公庁事業部
官公庁営業部
福岡官公庁営業グループ
平野智之
お客様プロフィール
志免町
| 住所 | 福岡県糟屋郡志免町志免中央一丁目1番1号 |
|---|---|
| 設立年 | 1939年（昭和14年）4月 |
| 従業員数 | 約400名（正職員213名／2018年9月現在） |
| ホームページ | |
| 概要 | 志免町は、福岡県の西部、福岡都市圏のほぼ中央に位置し、福岡市また福岡空港に隣接した南北に細長い、総面積8.7km2の町。2つの丘陵地の間を福岡市・粕屋町へと広がる平坦地からなる。明治22年に近隣の2カ村が合併して新しい「志免村」となり、昭和14年に町政を発足し「志免町」となる。福岡市の都心部まで約8km という地の利と温暖な気候に恵まれて、住民異動が多く、今もなお、人口が増加傾向にあり、福岡市のベッドタウンとして発展を続けている。町花であるさくらの名所が点在し、また炭鉱町の名残である旧志免鉱業立坑櫓が、街のシンボルとして親しまれている。 |
| 取材 | 2018年10月 |
記載されている情報は取材時のものであり、閲覧時には変更されている可能性があることをご了承ください。
- 当事例内の所属部署名、役職は取材当時にて記載したものです。