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佐賀県 様

職員ポータルシステムの再構築で、テレワークを推進し、業務効率化を実現
県庁職員の“働き方変革”を強力にサポート

仕事の進め方の改善と改革、県民と職員の利便性の向上を目指し、さらには全国自治体でも先駆的に導入されたテレワークとの親和性を保ちつつ、ICTを活用した先進的な取り組みを進めてきた佐賀県様。今回、庁内システムの更新を機に、職員ポータルシステムを再構築しました。コニカミノルタは、システムの設計、構築、運用保守を担当。タブレット端末を使ったテレワークや、文書決裁、電子申請等業務など、佐賀県様の“働き方変革”を力強くサポートするシステムが完成しました。

導入前の課題

課題

  • 佐賀県庁職員のテレワークの活用状況をさらに高めたい
  • 職員ポータルから、情報がすぐに探せない
  • 個人まかせだった職員の業務の進捗状況を確認・管理したい
  • 文書決裁、電子申請の仕組みを変えてもっと使いやすくしたい
  • 行政システムのコストをもっと削減したい

解決

  • タブレット端末などモバイルワークでの活用を改善
  • トップ画面から、欲しい情報を見やすく探しやすく改良
  • 新機能「業務フロー」で、業務進捗の“見える化”が実現
  • 柔軟度が高く、使う人にわかりやすいさまざまな機能を追加
  • 開発、検証環境にMicrosoft Azureを活用し、コストを削減

背景

職員ポータルシステムをリニューアル

ICTの活用による県民や職員の満足度の高い行政サービスの提供を基本方針とする佐賀県様。佐賀県様は、他県に先駆けて庁内のテレワークによる“働き方変革”、ICTを利用した業務改善、サービス向上を進めてきました。
「庁内システムが更新時期を迎えていたのを機に、時代のニーズや利用者の利便性を考えて再構築することになりました」と答えるのは、総務部 情報・業務改革課情報監 川口弘行様。「これまでのシステムで特別な不都合はなかったのですが、タブレット等のモバイル機器の普及などで、出張先で仕事をする職員が増えました。前システムはPCでの使用が前提だったので、そういうときの不便さの声はありましたね」とは総務部 情報・業務改革課 情報監理担当 主事 江頭明佳様です。
2010年に導入した職員ポータルシステムを、テレワークとの親和性を保ちながら、利用者の使いやすさ、庁内業務の改善の面から見直し、新しいシステムへとリニューアルすることになりました。

佐賀県 総務部 情報・業務改革課 情報監 博士(工学) 川口 弘行 様
佐賀県 総務部 情報・業務改革課
情報監 博士(工学) 川口 弘行 様

信頼と実績が認められ、コニカミノルタに決定

佐賀県 総務部 情報・業務改革課  情報監理担当 主事 江頭 明佳 様
佐賀県 総務部 情報・業務改革課
情報監理担当 主事 江頭 明佳 様

佐賀県様が庁内システムに求めるのは、利用者の利便性向上、行政業務の効率化、ITコストの削減の3つです。この目標の達成を条件に、提案と入札による調達が行われた結果、コニカミノルタが選ばれました。
実は、コニカミノルタは前システムの設計、構築、運用保守も担当していました。「ポータルシステムは、職員全員が使うものです。この完成度が業務のクオリティーに直結します。前システムの運用実績を踏まえた改善提案の内容が、佐賀県が考えるこれからのシステム運用の方向性とマッチしていたことが、構築パートナーを決めるうえで、大きなポイントとなりました」と川口様。前システムの構築、運用で培ってきた信頼と実績は、業者決定の重要なポイントとなりました。
2015年9月にプロジェクトをキックオフ、開発は順調に進み、翌年の8月15日よりシステムの稼働を開始しました。

導入の効果

職員ポータルの改修で、さまざまな問題を解決

リニューアルした主な内容は、職員ポータル、文書決裁システム、電子申請システムの改善、クラウドの活用です。まず、職員ポータルは、テレワークとの親和性と職員の使いやすさが改修の大きなポイントです。「モバイルワークを考慮して、タブレット端末で快適に使えるようタッチで操作しやすいシステムになりました」と川口様。「ポータル画面では、自分でよく使うメニューをカスタマイズして、トップ画面に置けるようになったり、掲示板もキーワード別にタグで検索ができたり、必要な情報が埋もれてしまうことがほとんどなくなりました」とは江頭様。
また「新規に業務フローという機能を追加して、職員間の業務の“見える化” を実現しました」(川口様)。これは、これまで職員間の口頭で行われていた作業依頼を、ポータルシステムに入力できるようにしたもの。「依頼した業務をポータル画面に表示することで、業務の進捗状況が管理できるようになりました」とのこと。

その他にも機能追加、改良で業務を支援

文書決裁機能も、稟議の作成機能やプレビュー機能を導入して、より迅速な意思決定ができるようになりました。「このほか稟議の差し戻しがあったときに、発議者だけでなく、承認に関わった職員にも差し戻せるようになりました」と江頭様。これにより、意思決定過程の時間短縮に寄与しています。さらに、「電子申請システムも、従来の申請・届出だけでなく、期間限定の簡易申請もテンプレートにより簡単に作成できるようになったんです。今後、イベント・催し物等の所管所属を中心に、簡易申請の利用を広めていきたいと考えています」。県民がスマートフォンやタブレット端末から申請することが可能になり、また申請状況が把握できるようにナビ機能が導入されました。クラウドの活用に関しては、Office365のメールサーバを利用し、容量の拡大と低コストを両立。「他に開発環境と検証環境で利用していますね」と川口様。

パートナーとしてシステム構築をサポート

「この規模のシステムを開発するのは、発注側も実は大変なことです。利用者である職員のユーザビリティーと開発を担うコニカミノルタさんとの調整は、大変な努力と労力が必要になる」と川口様。加えて、関わった佐賀県様のスタッフは数名でした。江頭様からは、「私は技術職でもなく、システム的な知識を十分に身に着けないままにプロジェクトに入りました。その中で、コニカミノルタさんには私のレベルに合わせて、設計・開発に係るシステムの説明をしていただき随分助けられました」。川口様にも、「発注者がすべてをわかっているわけではありません。そういう意味でも、コニカミノルタさんをかなりの部分で頼りにしました。パートナーとして一緒にシステムを詰めていただけたと感じています」とおっしゃっていただきました。

クラウド・オンプレミスのハイブリッドシステム全体構成

今後の展開

次の目標に向け、さらなるシステムの改良へ

稼働しはじめたばかりの職員ポータルシステムですが、すでに次の目標も見えつつあります。「新機能の業務フローですが、まだまだ全庁レベルで利用しているとは言いがたいので、もっと活用したい」と川口様。ゆくゆくは時間軸を含めた仕事の内容までテンプレート化し、業務全体を見通し管理できる仕組みまで拡大していければとのこと。
電子申請システムに関しても、「現在は、電子化といっても申請の入口だけ、庁内で処理するプロセスではまだまだ紙が使われています」。ここもすべてを電子化して、ペーパーレスで一元管理を目指したいとのことです。

最新の機能を活かし、仕事の質的変換を

「改良の余地はあるとはいえ、庁内システムの構築で必要なツールは揃ったと思います。あとはこれらを活かして、職員の業務にどう活かしていくかです」と川口様。“働き方変革”は、スタートしたばかり。さまざまな機能を活かして、今後は仕事の質的転換をしていくことが求められます。
「コニカミノルタさんにはシステムの運用も担っていただきます。これからも一緒にシステムを育てていき、将来的な行政の姿も見通しながら、その時代の先端的技術とノウハウを取り入れていきたい」と力強いお言葉をいただきました。
今回は、職員ポータルシステムの再構築で、“働き方変革”を急ピッチで進める佐賀県様を取材しました。

コニカミノルタ担当者から

ご提案のベースは、ポータルとテレワーク

今回のシステム改修で、我々が注力したのは、やはりポータル。職員ポータルを職員の皆様にいかに使いやすくできるかということでした。そして、今回の大きなテーマであるテレワークでは、モバイル機器を考慮したマルチデバイス対応が大きなポイントでした。ポータルのユーザビリティーと、モバイルファースト、ここをベースとしてご提案しました。

情報共有やスケジュール調整に、テレワークを活用

佐賀県様の想いをシステムにどう活かすか。それには一歩踏み込んだコミュニケーションが不可欠です。コニカミノルタの本社は東京にありますが、佐賀県様と我々は双方が持っているテレワーク技術を利用し、諸処の連絡や情報共有にテレビ会議システムなどを活用しました。まさにテレワークを実践したプロジェクトです。

攻めの運用で、さらなる改善へ

これから5年間、システムの運用・保守を担当します。我々のミッションは、システムをさらに成長させるための運用です。それには言われたことを改善していくのではなく、職員様のさまざまな問い合わせや意見を吸い上げて分析し、積極的な改善や利用促進のための提案をしていく、いわば「攻めの運用」が必要です。佐賀県様内の、さまざまなシステムの業者さんやベンダーさんと協力し、力を合わせつつ、全体最適を考慮した利用しやすいシステムに育てていきたいと考えています。

情報機器ソリューション事業本部 システムインテグレーション統括部 WSDソリューション部 部長 土志田 宏人
情報機器ソリューション事業本部
システムインテグレーション統括部
WSDソリューション部
部長
土志田 宏人

情報機器ソリューション事業本部 システムインテグレーション統括部 WSDソリューション部 担当部長 兼 ネットワークグループ リーダー 濱脇 広幸
情報機器ソリューション事業本部
システムインテグレーション統括部
WSDソリューション部 担当部長 兼
ネットワークグループ リーダー
濱脇 広幸

ソリューション&サービス事業本部 システムインテグレーション統括部 統括部長 細川 巧
ソリューション&サービス事業本部
システムインテグレーション統括部
統括部長
細川 巧

プロフィール

名称 佐賀県
住所 佐賀県佐賀市城内1丁目1番59号
職員数 3,001人(平成28年4月1日現在)
人口 約83万人(平成28年12月1日現在)
面積 2,440.68km2
ホームページ
概要 九州地方の北西部に位置する県。北は玄界灘、南は有明海に面し、吉野ヶ里遺跡などの歴史資産や観光資源も多く、農水産業のほか個性的な工業、唐津・伊万里・有田など古くから陶磁器産業が盛ん。全国の自治体に先駆け早くから住民サービスと業務生産性の向上のために、ICTの積極的な活用に取り組み、「人を大切に、世界に誇れる佐賀づくり」に取り組んでいる。
取材 2016年12月

記載されている情報は取材時のものであり、閲覧時には変更されている可能性があることをご了承ください。

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