庁舎移転に合わせ、いつでも、どこでも出力できる環境を

横浜市 様

横浜市 様

職員数

44,277人(令和2年4月1日現在)

業種

公共・組合

導入目的

生産性向上 コスト削減

実現手段

出力環境の最適化 どこでも安心プリント
ITによる安心・安全・快適性の実現
IT管理・運用の負荷軽減

新庁舎での新しい働き方に最適化された印刷基盤を構築

2020年、新庁舎へ全面移転した横浜市役所様。十分な来庁者スペースやユニバーサルデザイン等を採用し、市民の利便性、職員の業務効率が大きく向上。同時に、この新しい環境に合わせて印刷環境を一新することが求められました。横浜市役所様から示された仕様要件から、入札を経て導入されたのがミツイワ・コニカミノルタ協業による印刷基盤ソリューションでした。庁舎内のどこでも、いつでも印刷できる環境を実現するとともに、書類の混在や、印刷ミスを低減するセキュアな印刷環境が実現しました。

ユニバーサルレイアウト採用のオープンフロア
ユニバーサルレイアウト採用のオープンフロア

課題解決のポイント

導入の背景

新庁舎への移転に伴い新たな働き方を推進

2020年6月、横浜市役所様は庁舎を全面移転しました。移転にともない、それまで旧庁舎や民間ビルなど約20カ所に分散していた市役所機能を集約。来庁者対応スペースを十分に確保しつつ、壁や間仕切りをなくし開放的で視認性が高いオ ープンフロア、そしてユニバーサルレイアウトによる執務室の導入により、来庁者の利便性と業務の効率性、職員間・組織間のコミュニケーションを活性した新庁舎を実現しました。
新庁舎移転にあたって、大きな役割を担ったのが当時の横浜市総務局 しごと改革室行政・情報マネジメント課(現在の行政改革推進部行政マネジメント課)です。「市役所全体の業務の効率化をマネジメントしていく部門として新設されました。簡単に言うと新庁舎での新たな働き方を考える部門です。新庁舎では無線 LAN の導入、一人1台の PHS 配布などにより、自席にこだわらない働き方を可能にしました」と語るのは、横浜市総務局 行政改革推進部行政マネジメント課 文書管理担当課長 末永邦仁様です。

新庁舎外観
新庁舎外観

場所を問わず、どこでも印刷できる環境の構築へ

複合機の調達などを含んだ、行政文書管理に係る総合的な指導および調整に関することを所管しているのが文書管理担当。新庁舎で目指したのは、場所に依存しない印刷環境の構築です。「無線 LAN の導入で自席にこだわらない働き方が可能になりますから、印刷環境も同様です。どのフロア、会議室にいても、近くの複合機から印刷できる環境を構築する必要があると考えました」(末永様)。
さらに新庁舎内の複合機は、部署に関係なく全職員が利用することを考慮し、セキュリティーを担保することが必須となりました。そのため、職員一人ひとりが複合機の前で IC カードをかざして印刷する認証システムを要件としました。
「横浜市では、複写サービスの契約期間が定められています。複合機を新たに契約する際に、その都度認証印刷環境を変更することは大きな手間やコストがかかってしまいます。これは避けなければいけない条件でした」(末永様)。しかし、旧庁舎ではプリンターや複合機を各部門などで契約していたため、メーカーや機種が混在していました。各執務室内だけなら大きな問題はありませんが、全職員が誰でも迷うことなく印刷できる環境を

新たに導入した共用の複合機には、IC カードを使った認証システムでセキュアな印刷環境を実現
新たに導入した共用の複合機には、IC カードを使った
認証システムでセキュアな印刷環境を実現

入札を経て導入されたのは、メーカーや機種に依存しない印刷基盤

新庁舎に求められたのは複合機の共用化。全職員が誰でもどこからでも使える印刷環境の構築です。それには課ごとフロアごとに違う複合機ではなく、ある程度統一された機種であること。そして複合機が変われば操作方法も変わってしまう複合機自体の認証印刷機能ではなく、メーカーや機種に依存しない新たな印刷基盤であることが重要になります。この新たな印刷環境の構築にあたり、横浜市役所様はさまざまなベンダーから製品などの情報収集を行い、新庁舎に合う印刷環境の仕様検討を重ねました。
「新庁舎の印刷環境の仕様を決めていくなかで、各メーカーから多くの協力を得ることができました。大変感謝しています。 SmartSESAME SecurePrint!(以下、SecurePrint!)は、実機による試行導入を行っており、業務執行に問題がないことは確認していました。また、メーカーや機種に依存しないマルチメーカーの印刷基盤は、新庁舎に合致した印刷環境だと感じました」と、横浜市総務局 行政改革推進部行政マネジメント課 文書管理担当係長 米内将人様は語ります。
新庁舎での業務開始に合わせ、新たに複合機約280台を導入し、SecurePrint!による印刷基盤を構築。現在は無事に稼働しています。

導入の効果

いつでもどこでも出力できる環境が実現

新たな印刷基盤は、庁内の職員の働き方を大きく変えました。まず、必要な条件だった、いつでもどこでも印刷できる環境が実現。「たとえば会議中などで書類を印刷する際、以前は自席に戻って有線 LAN をつないで印刷しなければなりませんでした。しかし、現在は会議中でも近くにある複合機で簡単に印刷するとができます。利便性は上がりましたね」(藤澤様)。以前は大量の印刷物を持って会議室に向かう職員が多かったそうですが、今よく見るのはパソコンだけ持って移動する職員とのこと。
また、「印刷待ちの行列も少なくなったと思います。これまでは大量に印刷する場合、周りに気を使う必要がありましたが、現在はそれも不要。誰かが使っていれば、空いている複合機で印刷することができますからね」(末永様)。

柔らかな和みの空間を提供するコミュニケーションエリア
柔らかな和みの空間を提供するコミュニケーションエリア

認証印刷システムによるさまざまな効果を実感

認証印刷システムも、大きな効果を上げています。「印刷を実行しても複合機の前で認証しない限り印刷されないため、書類の放置や混在がなくなりました。印刷実行後に書類のミスに気づいたときは、印刷をキャンセルすることもできます。このワンクッションが入ることで、無駄な印刷を防げるようになりました」(米内様)。
また、統合ログ機能で、印刷ログなどの一元管理が可能になりました。「今は統合ログによって複数ベンダーの複合機の利用状況を一元的に可視化できるため、このログをもとに、今後の印刷環境をより良い形にブラッシュアップできるのではないかと考えています」(米内様)。

今後の展望

ログをエビデンスにした設置場所、台数の最適化へ

文書管理担当では、次にやってくる複合機の入れ替えを見据えています。「今後の入れ替えはメーカーや機種に気を遣う必要はありません。今後、我々がすべきは、ログをエビデンスにした複合機設置場所や台数の最適化です。ログを参照すれば印刷枚数が多い複合機や、利用頻度が低い複合機を特定することができます。まずはしっかりログを蓄積していくことが大事。そして今後は、使用状況に合わせて最適な複合機を選定していく作業を行うことになると思います。引き続き、コニカミノルタおよびミツイワには印刷のプロとしての知見をご教示いただけると幸いです」(末永様)。新庁舎移転で新たに構築した印刷基盤をもとに、さらなる印刷環境の進化、最適化をすすめる横浜市役所様にお話を伺いました。

新庁舎受付付近
新庁舎受付付近
オープンな打ち合わせスペース
オープンな打ち合わせスペース

お客様プロフィール

横浜市

横浜市

名 称

横浜市

住 所

神奈川県横浜市中区本町6丁目50番地の10

職員数

44,277人(令和2年4月1日現在)

導入した製品について

SecurePrint! Suite

ソフトウェア(ユビキタス関連)
SecurePrint! Suite

既存のプリンターや複合機に ICカード認証印刷(認証プリント/セキュアプリント)機能とユビキタスプリント(どこでも印刷)機能をプラス。マルチメーカー(マルチベンダー)に対応したプリント認証システムです。

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