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デスクの引き出し整頓術
デスクを整然とした状態に保つには、引き出しをどう活用するかが鍵を握っています。ここでは、一般的によく見られるオフィスデスクの引き出し整理術を押さえておきましょう。
センター引き出しは一時退避所として空けておく
センター引き出しは、作業中の書類などを一時的に退避させる場所として使用します。離席時に書類をデスク上に出したままにしないよう、センター引き出しにしまっておく習慣を身につけるとよいでしょう。
よって、センター引き出しは基本的に空の状態にしておくのが望ましいでしょう。あまり深さのない引き出しが設置されているデスクが多いことから、センター引き出しは物品や書類を常時保管するための場所として使わないほうが得策です。
引き出し1段目は文房具の定位置として利用
すぐに手を伸ばせる1段目の引き出しには、日常的に使う文房具類を収納する場所として活用すると便利です。間仕切りのあるトレーなどを活用して、ボールペンやホッチキス、定規などを収納する場所をそれぞれ決めておくとよいでしょう。
1段目の引き出しは浅いタイプの物が多いため、書類などを積み上げるとすぐに満杯になってしまいます。開け閉めする際に書類が引き出しの奥に入り込むなど、紛失の原因にもなるため、この段には書類を入れないよう習慣づけるのが得策です。
引き出し2段目は私物保管スペースとして利用
引き出しの2段目はやや深さがあるため、私物の保管スペースとして活用するとよいでしょう。バッグやペンケース、ポーチ、ひざ掛けなどを収納し、デスク上に出したままにならないようにします。
収納する物の量や形状によっては、案外スペースを取る可能性があります。よって、可能であれば2段目の引き出しも常に空の状態にしておくほうが得策です。業務に必要な物を保管する際には、使用頻度が比較的低い物を収納することをおすすめします。
引き出し3段目は書類の整理スペースとして利用
引き出しの3段目は、業務に必要な書類の保管スペースです。ファイルやファイルボックスを用いて、使用する頻度や優先順位の高い物を手前から順に収納していくと使いやすいでしょう。
引き出しの奥側に一定期間保管されている書類の中には、今後も参照する可能性が低い物が含まれているはずです。こうした書類は「週1回」「月1回」など頻度を決めて、定期的に廃棄することをおすすめします。
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デスクの整理整頓に役立つ便利グッズ5選
デスクの整理整頓に役立つグッズを紹介します。便利グッズを上手に活用して、デスク周りをきれいな状態に保ちましょう。
1. 引き出し内収納
引き出し内に仕切りを設けられる収納トレーです。1段目の引き出し内に入れておくことで、文房具類などを所定の場所へ戻しやすくなります。付箋やクリップといった小物類が引き出し内に散乱するのを防ぎ、どこに何が収納されているのかが一目でわかる状態を保てることが大きなメリットです。
商品によっては、間仕切りの位置を変更できる物もあります。収納したい物品の大きさや形状に合わせて、間仕切りを組み替えて活用するとよいでしょう。
2. リフィル付きファイル
引き出しの3段目には、リフィル付きのファイルを収納しておくと便利です。ファイルをめくって書類を探さなくても、リフィルを見ればどこに何が収納されているのか確認できます。必要な書類を手早く見つけられるため、業務効率の向上に寄与するでしょう。
バインダーを使用する場合は、表紙とインデックスを付けて書類の種類ごとに分類しておくと検索性が向上します。必要に応じて書類を取り出す必要がある場合はバインダー、閲覧するだけの場合はファイルを選択するのがおすすめです。
3. ファイルボックス
デスク上や引き出し内の書類を見やすく整理するには、ファイルボックスを導入するとよいでしょう。引き出しに収納する場合には、手前側から順に優先度の高い書類を収納していくと、必要な書類を素早く取り出せます。
業務の種類別にファイルボックスを分けることで、作業ごとに必要な書類が収納されている場所を判別しやすくなります。業務によってファイルボックスを色分けするのもおすすめです。
4. レターボックス
書類を一時的に収納しておきたい場合には、レターボックスが便利です。3段のレターボックスをデスク上に設置し、未処理/処理中/完了と段ごとにステータスを区別すれば、仕事の進捗状況を管理しやすくなります。
処理が完了した書類は引き出し内に保管されているファイルへ種類別に収納するか、再度参照する必要がない物は廃棄するといったように、対処方法を事前に決めておくとよいでしょう。これにより、デスク上に書類が山積みになるのを防ぐ効果が期待できます。
5. 持ち運びバッグ
各自の物品や書類をまとめて持ち歩ける社内用のバッグを用意しておくと、オフィス内を移動する際に便利です。とくにフリーアドレスのオフィスでは座席が毎日変わるため、必要な物を収納しておく際に役立ちます。
フリーアドレス式の座席運用は、デスク上を常にきれいな状態にしておくための工夫としても有効です。ただし、フリーアドレスの導入に際して注意しておきたい点もあります。詳しくは次の記事をご参照ください。
すっきりとしたデスクの実現にはペーパーレス化もおすすめ
デスク周りが雑然とした状態になりやすい原因の1つが、業務で取り扱う書類の多さです。書類を使用する機会が多い職場であれば、書類をデータとして扱うペーパーレス化を推進するのも1つの方法でしょう。
ペーパーレス化を推進することで、書類の保管スペースを削減できます。また、クラウドツールを活用すれば、場所を問わずいつでも書類を確認できる点もメリットです。テレワークを導入する際には、ペーパーレス化もセットで推進するとスムーズに導入しやすくなります。さらに、書類のデータ化はBCP（事業継続計画）対策やセキュリティ・ガバナンスの強化にも役立つ取り組みです。すっきりと整理整頓されたオフィスにするためにも、ペーパーレス化の推進を検討してみてはいかがでしょうか。
まとめ：整理整頓されたデスクで効率良く快適に仕事を進めよう
オフィスのデスクがすっきりと整理整頓されていると見た目がすっきりするだけでなく、業務に必要な物品や書類を素早く正確に見つけられるようになり、業務効率が向上します。また、オフィス来訪者に好印象を与えられることから、企業のイメージアップにも寄与するでしょう。今回紹介したデスクの整理術や便利グッズを参考に、組織全体の取り組みとして整理整頓を推進していきましょう。
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