フリーアドレスの目的から導入手順のほか、“全員でのフリーアドレスは難しい” という場合の選択肢、導入後の課題と解決策までまるっとご紹介！オフィス改善のヒントに、ぜひご覧ください。
多様な働き方や生産性向上、オフィスの省スペース化などを実現させる施策として、フリーアドレスを導入する企業が増えています。しかし、導入したものの、定着せずに元の形式に戻ってしまうケースも少なくありません。また、フリーアドレスを導入しても、同じ人が同じ席に座るのが常態になってしまうケースも見られます。つまり、席の固定化です。業務内容によって席を変えたり、ほかの部署の社員とコミュニケーションがとりやすい、などのメリットがあるフリーアドレスですが、席が固定化してしまえば導入効果も減少してしまうでしょう。本記事では、フリーアドレス導入の現状をみたうえで、そこから分析できる阻害要因に着目。そして、なかでも特に席が固定化してしまいがちな総務部門において、固定化解消のポイントを考えてみましょう。
目次
フリーアドレスを活用している企業はどのくらい？
働き方改革が進むなか、新型コロナウイルス感染症拡大の影響もありテレワークを導入し、時間や場所にとらわれず効率的に業務を行える環境を構築しようとする企業が増えてきました。その施策のひとつとして、フリーアドレスを導入する企業は少なくありません。
いいかえれば、フリーアドレスを導入し、うまく活用していくことは、多様な働き方を推進するひとつの手段になるともいえるでしょう。
まずはどれくらいの企業がフリーアドレスを導入しているのか現状をみてみましょう。
フリーアドレス導入の現状
2021年3月、総務省が発表した「デジタル・トランスフォーメーションによる経済へのインパクトに関する調査研究」に、働き方のDXに関連した取り組み状況が報告されています。調査結果によると、2020年度に「フリーアドレス制の導入」を行った企業は15.1%でした。2019年度の13.4%から1.7ポイントしか増えていません。
デジタル・トランスフォーメーションによる経済へのインパクトに関する調査研究(79p)｜総務省
上記の調査結果をみるかぎり、フリーアドレスの導入は年度比をみても大きく伸びてはおらず、それぞれの年度においても１割強ほどの企業が取り組んでいる程度です。つまり、さほど積極的に進められていないと考えられます。
フリーアドレスが普及していない理由
フリーアドレスの導入が進まないのには、不便を感じる要素があり、実際のメリットが実感できないことが考えられます。ここではフリーアドレスが広く浸透していかない理由を探ってみましょう。
どこでも仕事が同じようにできる環境が整備されていない
たとえば業務で利用する書類が多く、しかもそれが紙であり、書類棚に収納されている状態なら、固定された自分の席があり、そこに必要な書類を運んでおけるほうが効率的です。またセキュリティーの高い環境が必要な作業なら、一定の環境が整った自分の固定席で行うのが安心だと考えられます。
上司や同僚とのコミュニケーションをとる機会が減る
自分の席が固定されている場合は、同じ業務にあたるメンバーや上司が目視できる範囲に座っていることが多いでしょう。そのため、自分が作業する様子を周りが見ているので、アドバイスや相談といったことも含めたコミュニケーションがとりやすい環境だといえます。上司や同僚との人間関係構築にもつながるでしょう。ところがフリーアドレスになると相談をしたくても上司の席がすぐには探せない、あるいは自分の作業風景を上司が確認していないので、最初から状況を説明することになり、スムーズな相談に繋げられない可能性があります。
フリーアドレスで毎回作業場所が変わることで、かえって集中力が低下する
部署を越えた従業員同士の交流や刺激のある仕事環境といった面がフリーアドレスのメリットですが、一方で、毎回作業場所が変わることや、近くに座るメンバーの様子が変化することで集中力が阻害されるケースもあります。
フリーアドレスの意義や目的の認識が低く、自由に席を選ぶことのメリットが享受できていない
フリーアドレスを活用することで得られる効果を全社的に認識できておらず、自由に席を選ぶことがひと手間増える作業だと感じられたり、好きな席に座れないときのストレスが認識されるようになったりするケースがあります。
オフィスデザインに問題がある
フリーアドレスの目的をはっきりとさせないまま、ただ開放的で明るい雰囲気の空間を作り、自由に選べる席を設けていないでしょうか。オフィスデザインに問題があるとメリハリのない空間で作業をするだけとも捉えられかねません。フリーアドレスのメリットを活かしきれていないといえるでしょう。
こうしたフリーアドレスが活用されない原因が存在する状態で導入すると、結局は固定席で作業をし、周りには同じ業務にあたるメンバーが集まることになってしまうのです。
