プロが教える！紙文書削減の進め方のコツ
オフィスに紙があふれスペースがなく、捨てたいのだけど何から手を付けたらよいかわからない。そんなお悩みにこの1冊。紙削減のやり方から効果測定までプロの技をお伝えします。
普段使っているオフィスのデスク上や引き出しの中が、書類でいっぱいになっていませんか？デスクに書類が溜まっているのは見た目が良くないだけでなく、必要な書類を探し出すのに時間がかかったり、重要な書類を紛失したりする原因にもなるため改善する必要があります。
今回は、デスクが書類でいっぱいになってしまう主な原因と、書類を整理するための対処方法について解説します。書類が溜まりにくいデスク整理術とあわせて見ていきましょう。
目次
デスクが書類でいっぱいになってしまう5つの原因
気がつくとデスク周りが書類でいっぱいになっているようなら、まずは書類が溜まりやすくなる原因を突き止めておくことが重要です。書類を溜め込むつもりがないにもかかわらず、デスク周りが散らかってしまう主な原因について解説します。
原因1：現状の業務に不要な書類が保管されている
すぐに使わない書類や重要度の低い書類が保管されたままになっていると、デスクが書類でいっぱいになりがちです。現状の業務に必要のない書類は、基本的にはデスク周りに置かないほうがよいでしょう。
たとえば、デスクの引き出しにどのような書類が入っているのか、引き出しの中を探さなくてもおおよそ把握できているでしょうか。いつどのような書類をしまったのか覚えていないようなら、不要な書類が保管されている可能性が高いと考えられます。
原因2：使わない書類を処分していない
デスク上や引き出しの中に保管されている書類は、近日中に使うものに限られているでしょうか。不要な書類を処分することなく、古い書類も含めてすべて保管していると、すぐにデスクが書類でいっぱいになってしまいます。
使わない書類を保管し続けているということは、それらの書類を再び取り出す機会が訪れないことを意味しています。結果としてデスク周りから書類が減ることはなく、増える一方になってしまうのです。
原因3：書類の保管場所が決まっていない
書類の保管場所が明確に決まっていないことも、デスクが書類でいっぱいになる原因の1つです。書類を保管する際に「入る場所にとりあえず入れておく」ことが習慣になっていると、デスク上や引き出しの空きスペースがすぐに書類で埋まってしまいます。
こうした傾向のある人の多くは、複数の引き出しのすべてに書類が入っているケースが少なくありません。「書類は必ず3段目の引き出しのファイルに綴じる」といったルールを決めていないため、デスク周りのあらゆる場所が書類の保管場所となってしまうのです。
原因4：使った書類を元に戻していない
使った書類を元に戻す習慣が身についていないことも、デスクが書類で散らかる原因として挙げられます。書類の定位置が決まっていないことに加え、使った後に戻さず放置してしまうために、書類が溜まる一方になっていくのです。
書類を閲覧した直後には、自分がその書類をどこにしまったのか覚えているでしょう。しかし、しばらく時間が経てばどの書類がどこにあるのか忘れてしまうケースが大半です。書類の保管場所を決め、使った後は必ず元の位置に戻す習慣を身につける必要があります。
原因5：退勤前に書類を整理整頓していない
1日の業務を終えて退勤する際、書類を整理整頓することが習慣化していないのもデスク周りが散らかる原因です。「明日すぐに使うから」といった理由から、業務中のデスクの状態のまま退勤していないでしょうか。
こうしたデスクの使い方が常態化していくと、重要な書類を紛失してしまうリスクが高まります。数日前に見たはずの書類がなかなか見つからない・書類をなくしてしまったという経験がある人は要注意です。
デスクが書類でいっぱいになった時の処理方法
デスクが書類でいっぱいになってしまった場合、どのように対処すればよいのでしょうか。「片付けてもまたすぐに書類が増えてしまう」という人は、次の手順で対処するのがおすすめです。
1. 一度すべての書類を引き出しから出す
デスクの引き出しに入っている書類は一度すべて出し、引き出しが空の状態にしましょう。保管している書類の一部だけを取り出しても、根本的な解決につながらないケースがほとんどです。
とくに書類を平置きにして積み上げている場合には、かなりの量の書類が溜まっていることも想定されます。保管している書類の分量が多いほど大変な作業になるものの、「すべて取り出す」ことが整理整頓の第一歩と捉えてください。
2. 不要な書類と必要な書類を分ける
すべての書類を取り出したら、次に使うもの・使わないものを分別していきます。空いているダンボール箱を用意し、不要な書類を入れていくとよいでしょう。
書類によっては、今すぐに必要ではなくても将来的に必要になる可能性があるものも含まれているはずです。そういった書類に関してはスキャンして電子保存することにより、書類の保管スペースを削減できます。電子化した書類は紙を捨てても内容を閲覧できるため、スキャンを併用しつつ書類の分別を進めていくと効率的です。
3. どこにどの書類を保管するかを決める
引き続き保管する書類については、種別やサイズ・用途などに応じて分類します。せっかく分類しても引き出しに平置きにしてしまうと、再び書類が溜まりやすい状況に陥りかねません。書類の保管場所を決め、ファイルボックスなどに入れて種類ごとに分類しましょう。
この「保管場所を固定化させる」ことが、デスク周りの書類を整理する上で重要なポイントといえます。以降、どの保管場所にも該当しない書類は破棄するなど、自分なりのルールを決めておくことが大切です。
4. ファイルを活用する
書類を整理する際には、適宜ファイルを活用することをおすすめします。ファイルに綴じておくことで書類が散乱しなくなるだけでなく、保管が可能な量の限度がわかりやすくなるため、書類が無制限に増えにくくなるからです。
各ファイルには見出しを付け、種類ごとに保管しておくことにより、必要な書類を素早く見つけやすくなります。このように、書類を無造作にデスクの引き出しへ放り込む習慣を改善していくことが大切です。
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