「日経ニューオフィス賞」を受賞したコニカミノルタがデザインしたオフィス事例をまとめた一冊です。最新のトレンドが知りたい！新しいオフィスのアイデアが欲しい場合などにご活用ください。
固定席を設けず、従業員が各自で席を選ぶフリーアドレスは、自由度が高くコミュニケーションの活性化にも寄与するオフィスの運用方法です。一方で、フリーアドレスの導入が従業員にとって苦痛に感じられてしまうケースも少なくありません。どうすればフリーアドレスの導入に伴うストレスやトラブルを回避し、メリットを引き出せるのでしょうか。
この記事では、フリーアドレスのオフィスが苦痛に感じられる主な理由とその対応策について、わかりやすく解説しています。ストレスやトラブルの具体的な回避策もまとめていますので、ぜひ参考にしてください。
目次
フリーアドレスのオフィスが苦痛に感じられる主な理由
フリーアドレスとは、固定席を設けず各自が席を選んで仕事を進められるオフィスの運用方法のことです。フリーアドレス化によって、一般的に次のメリットを得られます。
- オフィスのスペースを有効活用できる
- 部門の垣根を越えたコミュニケーションが可能
- 従業員の満足度が向上する
- 業務効率化が実現する
- ABW（Activity Based Working）の推進に役立つ
- コラボレーションやアイデアが生まれやすい
- オフィス環境の美化につながる
一方で、オフィスの環境や運用方法によっては、フリーアドレスのデメリット面が目につきやすくなる可能性があります。フリーアドレスが苦痛に感じられる主な理由は次の5点です。
理由1：毎日出社するたびに席を選ぶ必要がある
フリーアドレスのオフィスでは、どの席に座るのかを各自が毎日選ぶことになります。この「選択すべきことが増える」という点が、従業員によっては手間が増えたように感じるかもしれません。空いている席を探したり、その日の業務内容に適した席を確保したりするには、相応の時間と労力がかかるからです。
また、「座りたい席が空いていないかもしれない」といった懸念が積み重なると、ストレスの原因になることもあり得ます。自由に席を選べるメリットは、選択すべきことが増えるデメリットと表裏一体です。
理由2：周囲が気になって集中できない
周囲の物音が気になってしまい、作業に集中しにくいと感じることもあり得ます。自由席にすることで偶発的なコミュニケーションが発生する効果が得られる反面、雑談や打ち合わせ、電話、Web会議などさまざまな音によって集中力がそがれる人もいるからです。
さらに、周囲の視線が気になりやすいという面もあります。間仕切りのないオープンなレイアウトにした場合、一人で黙々と作業に打ち込めるような空間が必要になることもあるでしょう。
理由3：荷物の移動や片付けが面倒に感じる
個人の専用デスクがなくなることによって、業務に必要な物品を毎日移動させることになります。退勤時にはその日に使った物を片付け、デスクに物が置かれていない状態にする必要があります。こうした移動や片付けに手間がかかると感じる人もいるでしょう。
とくに書類が多く発生する業務においては、保管場所や持ち運ぶ方法を工夫しなければなりません。そのため、引き出し付きの固定席が設けられているほうが便利だったと感じる可能性があります。
理由4：ルールが徹底されていない
デスクやテーブルが共用になることで、ルールが守られていないことへの不満やストレスが生じる可能性があります。たとえば、前回デスクを使用した人が片付けをしていない、私物を置いたままにしている、毎日同じ席を利用する人がいる、といった状況が想定されるでしょう。
フリーアドレスの導入にあたってルールを定める企業は多く見られます。しかし、ルールどおりに運用されていなければ、従業員の不満やストレスの原因にもなりかねません。
理由5：社員の所在が確認しにくい
フリーアドレスのオフィスでは毎日席が変わるため、社員の所在が確認しにくくなる可能性があります。どこに誰が座っているのか、そもそも在社しているのかを確認するプロセスに手間取ってしまい、仕事がスムーズに進まないこともあり得るからです。
固定席のオフィスでは、誰がどこに座っているのか一目でわかるため、こうした事態はまず起こり得ません。固定席を廃止するからには、社員の所在を確認する方法を確立しておく必要があります。
フリーアドレスの導入に伴って発生するトラブルの原因
フリーアドレスが適切に導入・運用されていない場合、さまざまなトラブルが発生する可能性があります。想定されるトラブルとその原因は次のとおりです。
実態に即した運用ルールが定められていない
フリーアドレスへ移行することによって、固定席では発生し得なかった問題が表面化することは十分に考えられます。本来、こうした事態に備えてあらかじめルールを定めておかなくてはなりません。しかし、発生し得るトラブルを洗い出せていなかったり、適切な解決策を見出せていなかったりすると、実態に即した運用ルールを定められないおそれがあります。
適切なルールが定められていたとしても、運用開始後に想定外の事態が生じることもあるでしょう。フリーアドレス導入時に策定したルールのまま見直されていないことも、トラブルが解消されない原因の1つです。
適切なレイアウトになっていない
実用性を考慮したレイアウトになっていないことも、トラブルの原因になりがちです。レイアウトを検討する際には、業務関連の物品や書類のほか、私物などを置くスペースを確保する必要があります。実際に従業員が使用するシーンを想定してレイアウトを決定することが大切です。
また、業務内容によってはフリーアドレスが適さない場合もあるでしょう。部門ごとの業務内容を把握した上で、フリーアドレスとの親和性を慎重に検討する必要があります。
利便性を高めるツールを活用できていない
フリーアドレスのオフィスで発生し得る課題やトラブルを見据えて、適切なツールを導入していないことも大きな原因の1つです。一例として、座席管理や内線の取り次ぎ、物品の保管場所といった、フリーアドレスの運用に不可欠なツールをあらかじめ導入しておく必要があります。
さらに、こうしたツールを導入していても、適切に活用されていなければ本末転倒です。従業員がツールの必要性を十分に理解していなかったり、使いこなせなかったりすることのないよう、事前に対策を講じましょう。
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