「日経ニューオフィス賞」を受賞したコニカミノルタがデザインしたオフィス事例をまとめた一冊です。最新のトレンドが知りたい！新しいオフィスのアイデアが欲しい場合などにご活用ください。
「職場のデスクを片付けても、またすぐに散らかってしまう」
「引き出しの中がごちゃごちゃしていて、必要な物が見つからない」
こんな悩みを抱えていませんか。デスクが整然とした状態に保たれていることは、オフィスをすっきりと使いやすくする上で非常に重要なポイントです。
この記事では、デスクをきれいに保つ上で役立つ考え方や、引き出しの整理術をわかりやすくまとめています。デスク周りの整理整頓に役立つ便利グッズもあわせて紹介していますので、ぜひ参考にしてください。
目次
整理整頓されたデスクで仕事を進めるメリット
そもそも、オフィスのデスクをきちんと整理整頓すると具体的にどのようなメリットが得られるのでしょうか。散らかっているデスクで仕事を進める場合と比較しながら、片付いたデスクで仕事をするメリットを見ていきましょう。
集中力が高まり仕事の効率が上がる
すっきりと片付いているデスクは、仕事に集中しやすい環境といえます。作業に必要な物だけが視界に入る状態を保つことで、気が散ったり注意が散漫になったりするのを防げるからです。
今すぐに使うことのない書類や物品がデスク上に雑然と積み上げられていると、集中力を削がれる原因になりがちです。自分では必要な物だけを見ているつもりでも、意識していないところで不要な物が目に入り、気が散っているケースは少なくありません。
物や書類を探す時間を短縮できる
整然としたデスク環境が維持されていれば、業務に必要な物品や書類を探す時間を最小限に抑えられます。作業の手を止めて探す手間と時間を短縮することは、効率良く仕事を進めるための重要な条件の1つです。
デスクが雑然とした状態になっていると、物や書類がなかなか見つからず、本来の仕事が進まない状況に陥りかねません。こうした無駄な時間が積み重なることは、業務効率や生産性を著しく低下させる要因となります。
書類の紛失など情報漏えいの防止につながる
どこに何が保管されているのか一目でわかる状態にしておくことは、書類の紛失などによる情報漏えいを防ぐ意味でも重要です。機密情報や個人情報が記載されている書類が他の書類に紛れてしまったり、見つからなくなったりするリスクを低減できます。
引き出し内に書類をため込んでいると、重要な書類とそれ以外の書類の区別がつきにくくなります。重要な書類を紛失していたとしても、重大なトラブルに発展するまで気づかないかもしれません。整然としたデスクを維持することは、情報セキュリティ対策の一環でもあるのです。
デスクの整理整頓は組織全体の課題でもある
デスクの整理整頓は各従業員の課題と思われがちですが、実は企業全体の課題ともいえます。デスク上が常に雑然としていることは、オフィスを来訪する関係者が自社に対して抱くイメージを低下させるおそれがあるからです。
常に整然としたデスク環境が保たれていることは、紛失や盗難のリスクに日頃から備えているという経営姿勢を示すためにも重要なポイントです。したがって、デスクの整理整頓を従業員任せにするのではなく、組織全体で取り組んでいくことをおすすめします。
デスクをきれいな状態に保つための基本的な考え方
整理整頓に求められる考え方は、使用するデスクの種類や引き出しの容量、業務に必要な物品や書類の量などによってまちまちです。ここでは、デスクをきれいな状態に保つための基本的な考え方を整理しておきましょう。
不要な物は廃棄し、引き出しやデスク上にためない
引き出しやデスク上には業務に必要な物だけを置く・保管することは、もっとも基本的なルールといえます。必要なくなった書類などを「念のために」と保管しておく習慣を見直し、不要な物は廃棄することが重要です。
いる物といらない物を定期的に分別し、不要な物は捨てましょう。将来的に必要になるかもしれない書類などはスキャンしてデータ化し、原本は廃棄することで保管スペースを節約できます。
何をどこに収納するのかを決めておく
デスク上や引き出し内に収納する物の定位置を決めておくことも大切です。定位置から取り出して使い、使用後は元の位置に戻す習慣が身についていれば、基本的にデスク周りが雑然とした状態になることはありません。
何をどこに収納するのかが明確になっていないと、探すための時間を要したり、紛失しやすくなったりするおそれがあります。収納する場所を一箇所に決め、定位置から物がなくなったらすぐに気づける状態を維持するのがポイントです。
書類はファイルに綴じて分類する
書類は必ずファイルに綴じ、種類や目的別に分類された状態で保管しましょう。引き出し内に書類が平置きされていると、古い書類ほど探しにくくなっていきます。結果として書類をため込みやすくなり、不要な書類がいつまでも廃棄されない状態に陥りがちです。
書類を受け取ったら、すぐに提出する物を除きファイルに都度綴じる癖をつけることが大切です。ファイルにインデックスを付けて書類を分類することで、どの書類がどこに保管されているのか一目で確認できます。
デスク上に出した物は元の位置に戻す
デスク上に物を出しっぱなしにしないことも、きれいな状態を保つためのポイントの1つです。退勤前にはその日にデスク上に出した物を元の位置に収納すれば、日々少しずつデスク上の物が増えていくのを防げます。
この習慣を身につけるには、そもそもデスク上に多くの物を置かないようにすることが重要です。デスク上には物が置かれていない状態で退勤するのが理想ですが、現実的に難しい場合は業務に必要な最小限の物だけを置くようにしましょう。
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