【オンラインコミュニケーションの環境整備に！】
プロが解説！紙文書削減の進め方

『テレワークやWeb会議を導入したいけれど、紙に縛られていてなかなか実現できない』そんなお悩みにはこの１冊。紙削減のやり方から効果測定までプロの技をお伝えします。

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コロナ以降、テレワークだけでなく、ビジネスでのオンラインコミュニケーション全般が増えています。これまでの対面コミュニケーションとは勝手が違うことに戸惑う人も多いのではないでしょうか。そこで、オンラインコミュニケーションのメリット・デメリットや課題、コミュニケーション活性化のコツを専門家にインタビューしました。

ビジネスにおけるオンラインコミュニケーション

ここ1,2年で急速に広まったオンラインミーティング。テレワークなど、場所を選ばず参加できるメリットがあり、コスト削減や業務効率化の点でも注目されています。オンラインミーティングの現状やメリット、デメリット、課題をまとめました。

オンラインミーティングは今後も増加傾向

コロナ禍に伴うテレワークの拡大によりオンラインミーティングの導入が一気に進み、会議や商談だけでなく、採用や研修、イベント、セミナーなど、様々なコミュニケーションにおいて、オンラインミーティングツールの利用が急速に拡大しています。

総務省の「令和2年版 情報通信白書」によると、米マイクロソフトは、3月11日時点で3,200万人だったOffice365のチームコラボレーションサービス「Microsoft Teams」の1日当たりの利用者数が翌週の3月18日までに1,200万人増え、4,400万人に達したと発表しています。また、4月9日には、同サービスで実施される1日当たりの会議実行時間が3月31日時点で3月16日の9億分から200％増（3倍）の27億分に上ったとのこと。

さらに、ビデオ会議システムを提供している米ズーム・ビデオ・コミュニケーションズも、4月2日の段階では2億人であったWeb会議の1日当たり参加者が、4月22日に3億人に達したと発表しています。

会議だけに止まらず、最近ではウェビナーやオンラインイベント等、不特定多数への情報発信に活用する企業も増えています。宿泊費や交通費、人件費の削減や業務効率化の面でメリットが大きいことからも、コロナ禍収束後も引き続き活用されていくと考えられます。

参考記事

• オフィスはもう不要？いま一度考えたい、テレワークの有用性について

オンラインミーティングのメリットとデメリット

一方で、働く人たちの意識はどうでしょうか。
株式会社ビスヒッツが2020年10月に行った「Web会議の悩みに関する意識調査」では、オンライン会議経験者527名に対して「Web会議と対面会議どちらがいい？」と質問。「Web会議がいい」（48%）「対面会議がいい」（52%）と、両者が拮抗する結果となりました。

（ビスヒッツ「Web会議の悩みに関する意識調査」より引用）

「移動しなくていい」「緊張やストレスが少ない」「会議が長引かない」「画面共有ができる」といったメリットをあげる人が多い一方で、「Web会議で困っていることがある」と回答した人は全体の85%に上り、「音声や映像の不具合」「話すタイミングが難しい」「反応がわかりづらい／伝わりにくい」「背景や顔映りが気になる」「Web会議ツールを使いこなせない」といった悩みをあげています。

こうした悩みや課題を解決し、コミュニケーションを円滑にするために、ビジネスレベルのオンラインコミュニケーションのマナーやスキルを身につけることが求められているのです。

参考記事

• テレワークで発生しがちなコミュニケーション課題を解決するための工夫とは
• テレワークの導入における課題とは？有効なツールや課題解決のポイントも紹介
• インナーコミュニケーション強化の重要性と具体的な施策を解説

ビジネスレベルのオンラインコミュニケーションに必要なマナーとスキル

では、実際にどのようなマナーやスキルが必要なのでしょうか。一般社団法人オンラインミーティング推進協会の代表理事・古里拓さんに、オンラインミーティングでのコミュニケーション活性化のコツを聞きました。

一般社団法人オンラインミーティング推進協会は、ビジネスの現場において急速に広がるオンラインミーティングをよりよく開催・運営するための人材育成や支援を目的として、2020年に発足した非営利団体です。

と古里さん。詳しく聞いていきましょう。

通信環境を安定させる

古里さん「通信環境は、相手のオフィスまで行く交通手段と同じこと。まずはたどりつくことが最重要です。途中で離脱したり、音声が途切れたりしないよう、安定的な環境を整える必要があります」

古里さんによると、オンラインミーティングで必要な回線速度は5〜10mbps程度とのこと。この速度が安定的に出ていれば、問題ないのだそうです。

古里さん「同時に接続するデバイスの数が多いと通信速度が低下したり不安定になったりします。ルーターには最大同時接続台数が設定されているので確認しましょう。可能であれば、LANケーブルでルーターとデバイスをつなぐ有線接続が理想的です。また、自分がメインスピーカーを務める会議で回線が切れてしまうと、参加者は戸惑うでしょう。バックアップ用のデバイスをもう1台用意し、2台でログインすることをお勧めします。」

回線速度は計測用のサイトで簡単に測れますので、ぜひ試してみてください。

聞き取りやすい音声のための工夫

オンラインでの会話は、聞き取りにくいと相手にとって大きなストレスになることも。どんなことに気をつけたらよいのでしょうか。

古里さん「まず、PC付属のマイク機能ではなくイヤホンマイクを使うことをお勧めします。その際、マイクの位置を確認してください。口とマイクの適正な距離は機種によって異なります。マイクが襟や髪の毛に当たって、ガサガサというノイズが生じることも。自分のマイクが拾った音は自分には聞こえないので、誰かに確認してもらうか、レコーディング機能で録画するなどして確認してください。
また、他の発言者のノイズが気になることがあります。自分が主催者の場合は特に、ノイズが発生していることを伝えてあげましょう。発言者や他の参加者への配慮にもなるので、遠慮せず伝えることをお勧めします。チャットや口頭など、相手との関係性や場の流れに応じ、手段を工夫して伝えるといいですね」

多くの人がオンラインミーティング中に体験する、キーンという耳障りな音「ハウリング」についても伺いました。

古里さん「ハウリングは、スピーカーからの音声をマイクが拾って再びスピーカーから出力する、という拡声のループによって起きる現象です。同じ空間に複数台のPCでマイクもスピーカーもオンにしている場合に起きやすいです。バックアップ用に複数台のPCをつなぐ場合は、バックアップの方のスピーカーとマイクをミュートにしておくとハウリングを防げます。また、オフィスの同室から複数人でつなぐ場合は、できるだけ席を離したり、みんなでひとつの集音マイクを利用するといいでしょう」

なお、コニカミノルタのオフィスにも、情報共有用の大型モニターや集音マイク、Web会議システムなど高機能なツールを導入した『High functionエリア』を設置。人とヒト、人とモノを『つなぐ』をテーマに、快適に働けるオフィス環境づくりに取り組んでいます。

「実際どんな様子か知りたい！」という声にお応えして、 オフィス見学ツアーも毎日開催しています。

見やすい映像にする

音声についで、画面映りも注意すべきポイントです。

古里さんによれば、顔の明るさを決めるポイントは「補正機能」と「照明との位置関係」。

古里さん「zoomなどのオンラインミーティングツールの機能で照度調整や露出補正を行うだけで、ぐっと明るくなります。また、照明や窓などが背中側に来ると、逆光で顔が真っ暗に映ってしまうことがあるので注意しましょう。
たまに顔が上半分ぐらいしか映っていない人を見かけます。カメラの位置を離すなどして、肩から上が入るように調整してください。さらに、下からあおるような角度だと威圧感を与えてしまうので、顔に対して真っ直ぐになるようにカメラ位置を調整してください。」

資料は大きく映す工夫を

資料の画面共有は便利ですが、慣れないうちは難しいものです。どんな点に気をつけたらいいのでしょうか。

古里さん「何よりも、相手にとって見やすく、できるだけ大きく表示することが大事です。パワーポイントなどのスライド資料ならば、スライドショーの状態で共有するのが望ましいですね。作成画面だと映したい画面が小さくなりますし、次のページが気になって話の内容に集中しにくいのでおすすめしません。」

しかし、スライドショー表示にすると、画面共有に時間がかかってしまうことがあります。どうすればいいのでしょうか。

古里さん「あらかじめファイルを開いてスライドショーを開始し、最初のスライドを表示してから画面共有にするとスムーズです。ただ、スライドショーは開始すると全画面表示になるため、オンラインミーティングの画面を見失って慌ててしまうことも。ウインドウを切り替えるショートカットを覚えておきましょう。」

Windowsならば「Alt」＋「Tab」、Macならば「command」＋「Tab」で、ウインドウの切り替えができます。画面切り替えでオンラインミーティングの画面に戻ってから画面共有を開始すればスムーズです。

参考

• Windowsのショートカットキー
• Macのショートカットキー

事前練習で慌てずに操作する

「こういう操作はぶっつけ本番ではうまくいきません。大切なオンラインミーティングの前には、ぜひ事前練習を。必要な画面を出しておいたり、動作の確認や練習をしておくことで当日も落ち着いた対応ができ、コミュニケーションが円滑になります」と古里さん。

オンラインツールの使い方で分からないことをそのままにするのではなく、事前に練習して不安な点をなくしておくことも、オンラインコミュニケーションでの大事なマナーといえそうです。

オンラインミーティングがしやすいオフィス空間とは

オフィスからオンラインミーティングを行うことも増えてきました。会議室や自分の席から参加することが多いと思いますが、オフィス内にオンラインミーティングのしやすい空間を設置することもおすすめです。

レイアウト次第でこうした工夫は可能ですが、さらに一歩進んだオンラインコミュニケーションを図るため、オフィス空間をリノベーションする企業も増えています。

コニカミノルタでは、お客様の事業戦略や方針に合わせた空間デザインを承っています。その中のひとつ、太陽ホールディングス株式会社　嵐山事業所さまの事例です。

人員増強に伴う会議室不足に悩まされてきたという太陽ホールディングス株式会社さま。書庫として活用していた執務フロアの一部を4つのミーティングスペースにリノベーションしました。4室のうち2室は1名でのオンライン会議に対応しており、機能性を重視したつくりになっています。

また、室内には、嵐山町に隣接する埼玉県ときがわ町の伝統工芸「組子細工」が施されたオブジェを設置。地域との積極的な交流を図る太陽ホールディングス株式会社さまの企業姿勢を表現しています。オンラインミーティングの背景としてオフィスの様子を映す場合も、企業姿勢を反映したオフィス空間ならば、企業のメッセージや取り組みをビジュアルで印象的に伝えられるでしょう。

コニカミノルタでは、オンラインコミュニケーションのさまざまなシーンに対応するオフィス空間デザインをご提案しておりますので、お気軽にご相談ください。
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オンラインファシリテーションのコツ

オンラインで会議を進行することになったら、どんなことに気をつけるべきなのでしょうか。オンラインミーティング推進協会では、「みんなで議論する場をつくる技術（ファシリテーション）」も教えているそうです。古里さんに、オンラインならではのファシリテーションのコツを伺いました。

「誰に」「何をしてもらいたいか」を明確に

オンラインはリアルよりも五感からの情報が少ないため、その場の雰囲気を読みながら進めることが難しい面があります。活発な議論の起きる場をつくるために、どんな工夫をすればいいのでしょうか。

古里さん「場の空気をつかみにくいのはファシリテーターだけでなく、参加者も同じ。どうしても傍観者的になりがちです。オンラインでは、ファシリテーターが誰に何をしてほしいのかを明確に伝えると上手くいきやすいでしょう。」

「○○さん、ご意見お願いします」や「今から全員、意見をチャットに書き込んでください」など、「誰が」「何を」「どうするか」を明確にして伝えることで、発言が出やすくなるそうです。古里さんからはさらにこんなヒントが。

古里さん「いつでもチャットに書き込んでいいというルールにしておくと、参加者が主体的に関わりやすく、リアルな会場でワイワイと盛り上がるような効果が期待できます。」

かんたんなアイスブレイクで雰囲気をほぐす

初対面同士の参加者が多いオンラインイベントでは特に、開始時の雰囲気の硬さが気になるものです。イベントの始めにアイスブレイク（集まった人を和ませ、コミュニケーションをとりやすい雰囲気を作り、集まった目的の達成に積極的に関わってもらえるよう働きかける技術）を入れることで、雰囲気がぐっとやわらかくなるそうです。

古里さん「簡単な質問に対して答えてもらうだけでも立派なアイスブレイクになります。答え方は、挙手やチャットへの記入など、簡単なものがいいでしょう。オンライン上で意思表示したり答えたりする練習にもなるので、ぜひ取り入れてみてください。また、はじめと同様、おわりも大切に。対面の会の終了後はコミュニケーションが深まるチャンスでもありますが、オンラインだとそういった雑談に時間が取りにくいもの。オンラインイベント終了後もすぐに切ってしまわず、10分間程度場を開放しておくと、コミュニケーション活性化につながります。」

オンラインビジネス交流会企画のコツ

同業、あるいは異業種間の交流を目的としたビジネス交流会も、オンラインでの開催を導入するケースが増えてきました。

押さえておきたい、オンライン交流会企画の６要素

古里さん「１つ目は目的です。会の実施によってどんな成果を得たいかを明確にします。
そして２つ目は参加者です。目的達成のため、どんな人に来てほしいかを考えます。まずはこの２つが決まると、交流会の概要が見えてきます。
３つ目は会の規模です。オンラインミーティング推進協会では、オンライン交流会の規模は人数と時間で測ります。参加人数が増えたり、開催時間が長くなるほど、綿密な計画や準備が必要になります。
４つ目は内容です。目的、参加者、規模が明確になってから、交流会の中身を考えていくとスムーズでしょう。
５つ目は参加条件。参加者に満足な体験を得てもらうためには、属性や「こういう準備をしてほしい」といった条件を指定した方がいい場合も。
最後の６つ目は、準備です。１〜５つ目までが決まると、おのずと何を準備すればいいか見えてくるので、書き出してタスクリストにしましょう。期日や、担当の割り振りも明確にしておきましょう。
この６つを順を追って決めていくと、よい企画になります。」

オンライン交流会の担当者に聞いた！
導入のきっかけや反響

実際のオンラインビジネス交流会は、どのようなものなのでしょうか。コロナ禍をきっかけに、それまで対面の場で開催していた交流会のオンライン開催に踏み切った、東京商工会議所・渋谷支部の例をご紹介します。

コロナ禍でも、出会いの場をつくりたい

東京商工会議所・渋谷支部はもともと交流会が盛んで、会員さんの中でも交流会への期待が高かったとのこと。交流会の企画担当者、山田敦啓さんに、開催に至った経緯や当日の様子を伺いました。

山田さん「コロナ禍で対面の交流会はすべてストップする中で、必然的にオンラインでの開催を検討することになりました。しかし、これまでの交流会は、食事をしながら自己紹介をして、偶発的に歓談が生まれたり、名刺交換して盛り上がって、というのが基本的なスタイルでした。それがオンラインに置き換わった時に、一体どうなるか分からないことが課題でした。」

そうした課題を、どんな風に乗り越えたのでしょうか。

山田さん「交流会にはzoomを利用したのですが、zoomに慣れていない会員さんに向けて操作マニュアルを用意しました。また、事前に質問を受け付けたり、接続テストの時間を設けました。結果、zoomに慣れていない方もある程度使い方を理解した上で参加できたため、大きなトラブルなく開催することができました。」

小グループ交流がコミュニケーション活性化の決め手

山田さんに、オンライン交流会当日の様子を伺いました。

山田さん「平日午後の2時間で、約30社にご参加いただきました。一社一分間の自社紹介のあと、zoomのブレイクアウトルーム機能を使って5〜6人の小グループに分かれ、交流の時間をもちました。20分ごとにグループメンバーをシャッフルして3回交流し、最後にアンケートにご記入いただいて解散、という流れにしました。」

操作マニュアルをつくって全員に配布したり、不慣れな会員さん向けに質問や接続テストの時間を設けるなど、オンライン化に際しての工夫を重ねてきた山田さん。中でも、ブレイクアウトルームは一番の課題だったとのこと。

山田さん「リアルな会場とは異なり、ブレイクアウトルームは外から様子を伺うことができません。活発な交流をしていただくために、１つのルームごとに１人ずつ外部のファシリテーターを依頼しました。結果、事後アンケートでもブレイクアウトルームでの交流に関する評価が高かったんです。」

また、オンラインならではのツールを使った工夫も。

山田さん「交流会につきものの名刺交換。オンライン交流会でも、あとから連絡が取れるようなツールをつくりたいと思いました。そのため、事前に社名や担当者名、連絡先などの情報を集約してリスト化し、名刺の代替品として参加者に共有しました」

対面の場と比べて偶発的な出会いや話題の広がりが起きにくいオンラインだからこそ、交流の場やきっかけを丁寧につくっていったことがわかります。

「小グループの活用」「参加者数」で一方通行にならない交流の工夫を

山田さん「オンライン交流会はとても好評でした。出会いや交流の場としてご満足いただけたことと、参加の負担が少ないのも良かった点のひとつだと思います。オンライン化で『渋谷を所在地とする企業』という制限を外すことができ、より広い範囲での出会いが生まれました。その一方で、改めてリアルの良さを感じた、との声もありました。この先は、リアルとオンラインの両軸で開催することも考えています」

これからオンライン交流会を開いてみたい人向けにアドバイスをいただきました。

山田さん「交流会というからには、一方通行の会にしないことが大切です。今回やってみて、小グループでの交流の時間を設けることで、双方向の対話が生まれやすいことがわかりました。
また、参加者の数にも注意が必要です。自己紹介等でひとりずつ話す時間をとる場合、参加者が多いほど聞いているだけの時間が増えてしまいます。リアルならば気にならない長さでも、オンラインだと苦痛になることも。結果として交流会の満足度も下がってしまうので、リアルとオンラインでは体感が違うことにも注意が必要です。」

山田さんからのアドバイスは参考になりましたでしょうか？ 東京商工会議所・渋谷支部では今後も定期的にオンラインでのビジネス交流会を開催するとのことですので、まずはオンラインビジネス交流会に参加することから、経験を積むのも良いかもしれません。

まとめ

オンラインミーティングのビジネスマナーおさらい

ここまで見てきたオンラインミーティングのビジネスマナーをおさらいします。

これらはすべて、みなさんがこれまで対面で身につけてきたビジネスマナーをベースとしています。オンラインならではの特性に留意しつつ、よりよいオンラインコミュニケーションを磨いていくための参考になれば幸いです。

古里拓（ふるさと・たく）

一般社団法人オンラインミーティング推進協会代表理事
フリート合同会社代表
株式会社インタラクティブ・オンライン代表取締役

1984年東京都出身。オンラインの力で情報格差を無くし、中小企業のビジネスチャンスを最大化させること、またその魅力を世界に発信することをミッションに活動中。ビジネスレベルのオンラインミーティングをスムーズに実施できるオンラインミーティングスペシャリストの育成講座を開講。法人としては年間2,500時間以上の配信実績、個人では年間6,500時間以上のオンラインミーティングを実施。全国でオンラインミーティングの基礎やマナーについての講演を多数実施。

一般社団法人オンラインミーティング推進協会
フリート合同会社
株式会社インタラクティブ・オンライン
東京商工会議所　渋谷支部

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