テレワーク時代に向けて早期に取り組みたい
文書管理のペーパーレス化のすすめ

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【テレワーク導入・オフィス移転の前に】
プロが教える!紙文書削減の進め方のコツ

オフィスに紙があふれスペースがなく、捨てたいのだけど何から手を付けたらよいかわからない。そんなお悩みにこの1冊。紙削減のやり方から効果測定までプロの技をお伝えします。

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紙文書削減マニュアルイメージ

テレワーク時代の文書管理とは


テレワークは、「Tel(離れて)」と「Work(仕事)」を組み合わせた造語です。新型コロナウイルス感染症の感染拡大以降、様々な企業が必要に迫られる形でテレワークを取り入れるようになりました。パソコンなどの機器と通信環境さえあれば、自宅やカフェ、サテライトオフィスから仕事ができるテレワークは、従業員にとっては「満員電車や長時間労働から解放される」、「一つの業務に集中しやすく生産性が向上する」、企業側にとっては「居住地を問わず、多様な人材の雇用や活用ができる」、「交通費や出張費用、オフィス賃料や設備代などのコストが削減できる」など、双方にメリットがあります。ペーパーレス化も、多くの企業でテレワークを機会に導入が進んでいます。今回は企業の文書管理手法のスタンダードになるであろう「ペーパーレス化」について解説します。

参考記事

文書管理はペーパーからデジタルへ

これまでのビジネスシーンにおいて、書類は欠かせないものでした。長期間保管しなくてはならない重要書類から、会議が終了するとすぐにシュレッダーにかけられる書類まで、まさにオフィスは書類だらけ。書類と捺印は日本の文化と言っても過言ではありません。今となっては書類と捺印が業務効率化や生産性向上の阻害要因となっていることは周知のとおりですが、これまでは書類・捺印は日本のビジネスにおいてなくてはならない主要な媒体・プロセスでした。

そうした中、デジタル化やペーパーレスに向けた国の動きとして2000年の情報通信技術戦略本部設置を皮切りにe-Japan戦略をはじめとした国家戦略を掲げ、近年ではデータ環境の整備や行政手続きのオンライン化に加え官民協働によるITを活用した社会を実現するために制定された「デジタル・ガバメント実行計画 」などが施策として挙げられました。また2016年には「官民データ活用推進基本法」が成立し、2017年には取り組み内容が具体化され、2018年に策定されました。更に決定打となったのが、前述した通り新型コロナウイルス感染拡大です。これらの状況から、行政や企業などにとってペーパーレスは待ったなしの課題となっています。
ペーパーレス化とは、紙で作成・管理していた文書をデジタル化(電子化)すること。それにより、書類の保管スペースが削減され、紛失のリスクも軽減できます。最新のトピックとして2022年1月施行の「改正電子帳簿保存法」により、帳簿書類の電子保存に関する要件が緩和されるなど、さらにリモートワーク時代のペーパーレス化を後押しする環境が整えられています。

テレワークによる情報漏えいの危険性

テレワークを進めるとともに、社内の文書管理のデジタル化を推進する企業も増えています。そのメリットとして、「検索しやすい」、「共有しやすい」、「保管スペースが不要」などが挙げられます。一方、便利な反面、情報漏えいの危険も高まります。IPA(独立行政法人情報処理推進機構)が公開している「情報セキュリティ10大脅威 2021」によると、組織の情報セキュリティー脅威として、第6位に「内部不正による情報漏えい」、第9位に「不注意による情報漏えい」がランクイン。また、2020年度にはランク外だった「テレワーク等のニューノーマルな働き方を狙った攻撃」が3位に初登場しています。

「内部不正による情報漏えい」は、不正競争防止法違反(営業秘密侵害)に触法する意図的な情報流出ですが、「不注意による情報漏えい」と「テレワーク等のニューノーマルな働き方を狙った攻撃」については、身に覚えがない間に情報が漏えいしてしまいます。社内で業務が完結するオフィスと違い、テレワークは各自で情報を持ち出して業務を行うため、環境的な要因から生じる脆弱性を突いたものから、油断を突いた心理的な脆弱性まで、漏えい経路はさまざまです。自宅以外の店舗やコワーキングスペースで作業する場合は、デスクに置いた資料が他者に見られたり、公衆無線LANの接続によって情報が抜き取られたりする危険も指摘されています。

オフィスよりもリスクが発生しやすいことを自覚する

従業員が取引に関する情報・顧客リストや、ノウハウなどの営業秘密を漏えいした場合、解雇・減給・出勤停止・降格等の懲戒処分を受けることがあります。処罰を免れたとしても社内での信頼を失い、結果的に退職に追い込まれることも考えられます。企業側にとっても、債務不履行(民法415条1項)または不法行為(民法709条)に基づく損害賠償責任を負担しなくてはならない可能性があります。テレワークにおいて社内文書のペーパーレス化を行う場合、オフィスよりもリスクが発生しやすいことを自覚して利用することで、リスクを防ぎつつメリットを最大限活かすことができると言えるでしょう。

ペーパーレス導入には、社内調整が重要

ペーパーレス化を円滑に進めるためは、社内調整が重要です。導入には次に記載するポイントを参考に手順書を作成してみてください。

意義や目的を伝え、メリットを感じてもらう

書類や印鑑を中心とした文化の中で働いてきた年代は、ペーパーレス化に抵抗を感じるかもしれません。そういった層には、まずはペーパーレス化の意義や目的を伝えメリットを十分に感じてもらうことで、理解を求めます。

参考記事

デジタル化が可能な書類を分別する

すべての書類がデジタル化に適合しているとは限りません。法律や行政関連の書類の中には、紙での保管が義務付けられているものがありますので、規程と照らし合わせながらデジタル化が可能な書類と困難な書類を整理しましょう。また、押印が必要な書類も同様です。
コニカミノルタでは、書類の分別・削減に必要な手順やガイドライン、レクチャー動画を提供するサービス*があります。お客様ご自身で、効果的に進めるためのノウハウがまとめられたツールですので、お気軽にご相談ください。
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取り扱いルールを決める

ペーパーレス化によるリスクを減らすため、情報ごとに閲覧権限を付与するなど、セキュリティーを強化する必要があります。また、閲覧・編集履歴を残すことも大切です。こういった取り扱いルールを設けて厳守することが重要です。また、情報が整理しやすいように、ファイル名やフォルダ名の付け方、情報更新の方法、使用テンプレートの指定などを統一しておきましょう。

デジタルに親和性のある部署から開始する

すべての部署がペーパーレス導入に適しているとは限りません。親和性のある部署から開始して成功事例を示すことでスムーズに対象部署を拡大することができます。

マニュアルをデジタル化する

マニュアルもデジタル化しましょう。上司や同僚などが近くにおらず、直接質問したり、教えてもらったりする機会が少ないテレワークにおいて、効率よく業務を進めることができます。

定期的に研修会を開催する

テレワークに起因するセキュリティーの弱点を狙ったサイバー攻撃が増えています。情報漏えいや不正流用を防ぐために、セキュリティーに関する知識やサイバー攻撃の事例を伝えるなど、全従業員の意識を高める工夫が必要です。また、自社だけの工夫でデジタル化に取り組むことは時間と労力がかかるため、最初は研修会などを外部委託する手法も効率的です。

参考記事

ペーパーレス、ストックレス、省スペースを実現した株式会社クボタ様の事例


– コニカミノルタ施工事例 株式会社クボタ様 東京本社 –

2021年夏に東京本社のオフィスリニューアルを行った、株式会社クボタ様。周辺のオフィスビルに点在していたグループ会社を、本社が入居するビルの16〜21階に集約し、柔軟な働き方を実現するスペースに作り変えました。コニカミノルタがお手伝いさせていただき、オフィスリニューアルのタイミングでペーパーレス・ストックレス化を進め、省スペース化にも成功。文書管理の改革により、グループ会社のシナジーを最大化した事例としてご紹介します。

リニューアルにともなうペーパーレス ・ ストックレス化で生産性向上を実現

グループ会社を集約しシナジーを高めるために始まったこのプロジェクト。その時々の業務内容に合わせて、働く場所を柔軟に選べる、使い勝手の良いオフィス「ABW(Activity Based Working)」を実現することも目的の1つでした。プロジェクトは、新型コロナウイルス感染症が流行する前から進められていましたが、コロナ禍以後、在宅勤務が浸透したことでプロジェクトは大きく進展。2020年からは経営資源の活用最適化と、社員一人ひとりが力を発揮できる環境づくりのために、全社を挙げて取り組むプロジェクトのひとつとして進められました。

社内に保管する紙文書の86%削減に成功

紙文書に縛られていると、ABWはおろか、フリーアドレスの実現も困難です。今回のオフィス改革では、オフィスのデザイン・レイアウト変更だけでなく、ペーパーレス・ストックレス化も同時に進められました。まだスペースに余裕があったとはいえ、グループ会社の従業員が集まると、これまでの従業員数の1.4 倍に増えるため、キャビネットやワゴンを減らしてスペースを確保する必要がありました。

まずは担当者が各グループ会社に足を運び、現状の調査や課題の洗い出しなどを進め、適切に取り組むためのアドバイスなどを行うことでペーパーレス化を推進。その結果、社内に保管する紙文書の86%削減に成功しました。各社ごとに仕事の進め方や必要書類が異なるため、それぞれの現場で丁寧に意見を聞きながら業務を進めたことや、一人ひとりがペーパーレス化に向けて本気で取り組んだことが、良好な結果をもたらしたそうです。

株式会社クボタ様の事例はいかがでしたでしょうか。ペーパーレス化は単なる利便性の向上や省スペース化だけでなく、働き方そのものを変える力があります。今後、テレワークなど働き方改革を推進するうえで、文書管理のデジタル化は避けられない流れになっています。また、ペーパーレス化やデジタル化、オンライン化に取り組まなくては、取引先を失うおそれもあるでしょう。多くの企業がペーパーレス化の仕組みを構築し、すべての人にとってよりよい労働環境になる日もすぐそこまできています 。

コニカミノルタでは、紙文書削減のノウハウを詰め込んだ『紙文書削減の進め方マニュアル』を無料で提供しています。ぜひ、お気軽にご活用ください。

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