目次
ステップ5：事業者への見積もり依頼
選定した各事業者へ見積もりを依頼し、最終的な発注先を決定します。オフィス移転サービスを活用することで、各事業者の選定・発注を一括で代行してもらうことも可能です。窓口を一本化したい場合は、オフィス移転サービスを活用することをおすすめします 。
なお、コニカミノルタジャパンもオフィス移転サービスを展開しておりますので、ぜひお気軽にご相談ください。
目的
複数の業者に見積もりを依頼し、より適正な料金で求める作業を依頼できる業者を選定することが主な目的です。費用が安ければよいというものではありません。見積もりの内訳や依頼できる範囲などを慎重に確認した上で、もっとも適切と思われる業者を選定する必要があります。その際、対応の迅速さや担当者の対応についてもよく観察しましょう。営業担当者が現場とうまく連携できているか、打ち合わせの場に現場の担当者も同席しているか、といった点をチェックしておくことをおすすめします。
やるべきこと
新オフィスの内装工事業者、電気業者のほか、現オフィスの原状回復工事を実施する業者、引っ越し業者などに見積もりを依頼します。見積もりの段階で自社の要望が正確に伝わっていないと、作業を開始してから追加料金が発生するなど、想定外の費用がかかることにもなりかねません。適切な時間を確保した上で打ち合わせができるよう、発注までの日数に余裕をもって計画を立てておくことが大切です。
ステップ6：社内説明会の開催
オフィス移転には社員一人ひとりの協力が欠かせません。オフィス移転の流れを周知するとともに、各自がいつまでに何をやるべきかを告知する場として、社内説明会を開催することをおすすめします。
目的
オフィス移転に向けた全体の動きや部門ごとの役割分担、いつまでに何を完了させる必要があるか、といった情報を共有することが社内説明会を開催する主な目的です。また、各社員の疑問を解消し、不明点を残さないようにすることも重要なポイントといえます。各自が当事者意識をもってオフィス移転に協力できるよう、万全の準備を整えましょう。
やるべきこと
説明会の開催日時を告知し、当日に向けて社員配布用の資料を準備します。全体の移転計画をそのまま配布するのではなく、各部門に関係する箇所が目立つように加工するなど、移転プロジェクトに直接参画していない社員にとってわかりやすい資料を用意しましょう。
説明会当日には質疑応答の時間を設け、社員の質問に対して丁寧に答えることが重要です。説明会の場で説明し切れなかったことや、即答するのが難しかった質問については、後日イントラネットなどで回答を共有し、周知を図ることをおすすめします。
ステップ7：引っ越し準備
移転当日に向けて、引っ越し準備を進めましょう。できるだけ通常業務をストップさせる期間が短くなるよう、計画的に準備を進めるのがポイントです。
目的
現オフィスから新オフィスへ持っていく物品を梱包し、自社で搬出するもの・引っ越し業者に依頼するものを分けておくことが主な目的です。各社員任せにするのではなく、いつまでに何を完了させておくべきか期限を設けた上で、準備期間を告知することをおすすめします。また、引っ越し業者に依頼する荷物をまとめておくことにより、移転当日の搬出をスムーズに進めることも重要な目的の1つです。
やるべきこと
移転当日に向けて事前に荷造りをしておくもの・当日運び出すもの・廃棄するものを分け、計画的に梱包を進めていきます。オフィス移転に伴い休業期間を設定している場合には、休業期間前に業務に必要な物品を誤って梱包してしまわないように注意しましょう。
また、新オフィスに荷物を搬入後、すぐに使うものを明確にしておくことも重要なポイントです。業務を再開するにあたり、即日必要になる物品は分けて梱包しておくことをおすすめします。
ステップ8：搬出/搬入・各種届出
移転当日、荷物の搬出/搬入を行うとともに、期日までに各種届出を済ませる必要があります。
目的
梱包した荷物やOA機器などをスムーズに搬出/搬入することが主な目的です。搬出/搬入経路を事前に引っ越し業者と打ち合わせ、できるだけ効率良く積み降ろしが完了するようトラックへの積み込み順番を決めておく必要があります。
また、移転当日前後には行政機関をはじめとするさまざまな機関への届出が必要です。届出の期限を確認した上で、期日に遅れることのないよう手続きを進めていくことが求められます。
やるべきこと
搬出/搬入時にもっとも重視しておきたいのは、移転後の新オフィスでできるだけ早く業務を再開できるようにすることです。移転先ですぐに使うものから優先的に搬入を進め、通常業務を再開できる体制を整えましょう。
各種届出に関しては、届出先の機関と提出書類・提出期限を押さえておくことが大切です。いつまでに何を提出するのかを確認した上で、順次手続きを進めていく必要があります。
【各機関への届出一覧】
| 機関名 | 提出書類 | 期日 |
|---|---|---|
| 1. 郵便局 | ●転居届 | 移転1週間前 |
| 2. 消防署 | ●防火・防災管理者選任(解任)届出書 ●消防計画作成(変更)届出書 （いずれも50人以上の従業員が在籍する場合） ●「防火対象物工事等計画届出書」（造作工事を実施する場合） | 移転または工事開始の7日前 |
| 3. 法務局 | ●本店移転登記申請書 ●支店移転登記申請書 | 本店：2週間以内 支店：3週間以内 |
| 4. 税務署 | ●異動事項に関する届出 | 変更すみやかに |
| 5. 年金事務 | ●健康保険・厚生年金保険適用事業所所在地・名称変更(訂正)届 | 移転後5日以内 |
| 6. 労働基準 監督署 | ●労働保険名称・所在地変更届 | 移転後10日以内 |
| 7. ハロー ワーク | ●雇用保険事業主事業所各種変更届 | 移転後10日以内 |
ステップ9：旧オフィスの引き渡し
新オフィスへの移転作業が完了したら、旧オフィスの原状回復工事が完了していることを確認したのち、引き渡しを行います。
目的
旧オフィスの引き渡しを済ませ、退去を完了させることが主な目的です。解約の申し入れをした際に確認した退去日に間に合うように原状回復工事を進めるとともに、旧オフィスに荷物が残っていることのないように引っ越し作業や廃棄の手配を進める必要があります。
やるべきこと
一般的には、貸主が立ち会いでオフィス内を確認し、原状回復に問題がない旨の了承を得た上で鍵を返却します。保証金の返金や追加料金の支払いなどが発生する場合には、振込先や入金先を確認しておく必要があるでしょう。
旧オフィスの引き渡しは、契約を終了する上で非常に重要なプロセスといえます。何らかの不備があれば、退去後も旧オフィスの家賃がかかってしまったり、違約金などを支払わなくてはならなかったりする可能性も否定できません。新オフィスの環境整備に気を取られがちですが、旧オフィスの引き渡しを確実に済ませることが大切です。
9ステップでオフィス移転をスムーズに進めよう
オフィス移転には多くの工程があるため、抜け漏れのないよう着実に進める必要があります。今回紹介した9ステップに沿って、オフィス移転をスムーズに進めましょう。コニカミノルタジャパンでは、オフィス移転に必要な工程を時期ごとにまとめた「オフィス移転マニュアル」を提供しています。各工程でのチェックポイントもまとめていますので、ぜひチェックリストとしてもご活用ください。
また、オフィス移転は働き方改革を推進する機会にもなり得ます。これからのオフィスに大切な事項を7カテゴリーにまとめた「働き方改革ガイドブック」をご用意しましたので、新オフィスの物件選びやレイアウト作成時にぜひ役立ててください。
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