オフィス移転・リニュアル計画、稟議を通す3つのポイント

承認された書類の図

オフィス移転やリニューアルのプロジェクトは、部長会・役員会での承認や役員稟議など、高いハードルを乗り越える必要があります。このコラムでは、オフィス移転やリニューアル・プロジェクトにおける社内合意形成の失敗パターン、成功させるコツ(稟議を通すコツ)をお伝えします。

オフィス移転の稟議におけるよくある失敗

悩む人の絵

オフィス移転やリニューアルにかかる投資額は、数千万から数億円とかなりの規模になり、総務部長の一存ではリニュアルプロジェクトの実施を決められないことがほとんどでしょう。

そこで、総務部でプランを作成したり稟議書を起案したりして部長会・役員会で提案をし、予算取りを行う必要があるのですが、当社のお客様の事例では、この段階で役員や予算の管轄部門から疑問を呈され、その結果、総務部門が発案するプロジェクトがスムーズに実現しないことも多々あります。

最もよくあるパターンは、外部事業者のプランや見積書をベースにして、役員に上申するケース。数社の見積り比較資料などを作成し、きれいなレイアウトのデザイン資料を添付したパワーポイント資料を使って役員へのミーティングで説明すると、「そのプランはうちの事業にどう関係するのか」「今後労働人口が減少したらどうなるのか?」「本当にその投資が必要なのか」等と厳しい質問攻めにされたり、自分たちで考え直すように申し渡されたりするという場面が、多くの会社で繰り返されています。

総務部門の皆さんのご苦労に同情しつつも、大きな投資に対して経営責任を負う役員の方が上記のような厳しい質問をするお気持ちも理解できます。

しかし、これでは稟議が通らない。では、どうしたらいいのでしょう?

オフィス移転を社内合意させるための3つのポイント

握手するビジネスマン

コニカミノルタでは、お客様のオフィス・リニューアルに合わせた働き方改革の支援コンサルティングを行っています。その際には、単に新オフィスのデザインやプランニングをするだけでなく、それがこの会社の事業や経営にとってどのように重要か、このプランに経営者は納得するか、という観点を持ちながらクライアント企業の支援を行います。

この時、当社のコンサルティングチームが気を付けていることは以下のようなことです。

  1. 自社(クライアント企業)にフィットしたプランであること
  2. 多面的、客観的な現状把握と課題設定をすること
  3. ロジカルに数値やデータを使って表現すること

1.自社にフィットしたプランであること

ある会社にはその会社独自の、戦略、仕事の仕方、歴史・風土等があります。例えば、その会社の中期経営計画や長期プラン(10年計画)などはとても重要で、オフィス・リニューアルや従業員の新しい働き方を考える上では欠かせません。

 また、どのような働き方、どのようなオフィスにしていきたいかという方向性は、総務部門の方々や、私たちのような外部の専門家だけでは決められませんので、役員の方の意見や従業員の皆さんの考えも聞き、その内容をプランに反映させることが必要です。

2.多面的、客観的な現状把握と課題設定をすること

オフィス・リニューアルをするとき、改革の起点はオフィスという「空間」ですが、実際には、デスク周辺に積みあがった書類をどう処理するか、業務をどのように電子化していくか、という「業務」の視点が必要です。また、どのようなICTツールを選定し、どんな手順で導入するかという「ICT」の視点等、複数の観点での検討が必要になります。

 また、そもそも、オフィスリ・ニューアルの大前提として、現状、自社の働き方のどのような点が問題で、どの問題を優先的に解決すべきなのかを決定する必要もあるでしょう。その現状を踏まえた上で、課題設定が必要になります。

3.ロジカルに数値やデータを使って表現すること

プランニングの際は、自社になぜオフィス・リニューアルが必要なのか、プロジェクトをどう進めるのか、そのプロジェクトが会社にどのようなメリットをもたらすのか、数値やデータを使いながら、ロジカルに表現していきます。

例えば、現状把握のフェーズでは、従業員がどのようなことを問題だと感じているかについて、アンケート調査を行った上で「〇%の人が〇〇に不便さを感じている」といった表現をすることができます。

また、オフィス・リニューアルの効果をどのように設定するか、指標としてKPI・KGIの設定をすることも欠かせません。移転が伴う場合は、当然、移転に対する投資対効果もシミュレーションが必要でしょう。

プロの支援を使うのも一つの手

頼りになる女性の絵

私たちが、オフィス・リニューアルに際して働き方改革の支援コンサルティングを行う際には、単に新オフィスのデザインやプランニングをするだけでなく、必要に応じて上記の観点を持ちながらクライアント企業様の支援を行っております。数多くのコンサルティング実績とクライアント企業様に類似する他社の成功事例・失敗事例も踏まえ、最適なご提案をしております。事例のご紹介やセミナーも実施していますので、ぜひご活用ください。

オフィス移転のための「提案依頼書(RFP)」作成マニュアル

オフィス移転の業者選びに悩んでいませんか? 業者からの良いプレゼンを引き出すためには、提案依頼書(RFP)の作成がキーとなります。多くの企業の提案依頼書を見てきたからわかる、書き方のコツをまとめました。

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「提案依頼書(RFP)」作成マニュアルのイメージ

Writer

本 由美子(もと ゆみこ)(働き方改革コンサルタント、中小企業診断士)

所属:コニカミノルタ㈱ DWP事業本部
略歴:大手通信機器メーカー系商社でのソリューション商品企画・販売企画、中小企業向け事業戦略コンサルティング・企業再生コンサルティング等を経て現職。

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