「日経ニューオフィス賞」を受賞したコニカミノルタがデザインしたオフィス事例をまとめた一冊です。最新のトレンドが知りたい！新しいオフィスのアイデアが欲しい場合などにご活用ください。
オフィスの座席運用には、大きく分けて「フリーアドレス」と「固定席」の2種類があります。フリーアドレスを導入したいものの、自社に合った座席運用といえるのか判断に迷っている方も多いのではないでしょうか。
今回は、固定席とフリーアドレスのメリット・デメリットをそれぞれわかりやすく解説します。自社がどちらの座席運用を採用すべきか迷った際の判断基準についても例を挙げて紹介していますので、ぜひ参考にしてください。
目次
「固定席」と「フリーアドレス」とは
はじめに、固定席とフリーアドレスの基本的な定義と特徴を確認しておきましょう。
固定席とは
固定席とは、従業員に各自専用のデスクを割り当て、常に同じ席で業務に取り組むスタイルのことです。多くの企業で長年にわたり親しまれてきた座席運用であり、広く認知されています。それぞれのデスクには引き出しや袖机も備わっているため、従業員が使用する書類や備品、私物などを各自で管理できる点が特徴です。
フリーアドレスとは
フリーアドレスとは、固定席を設けず事務所内のデスクをどこでも自由に選べるスタイルのことです。業務で使用するノートPCや各自の私物などを従業員が持ち歩き、仕事内容やその日の気分に応じて好きな席を選べます。固定席と比べると比較的新しい座席運用ですが、近年は多様な働き方への対応策として導入に踏み切る企業も少なくありません。
固定席のメリット・デメリット
固定席にはどのようなメリット・デメリットがあるのでしょうか。主なポイントをまとめました。
メリット
● 各自のワークスペースが明確になる
● 必要なコミュニケーションを取りやすい
● セキュリティ対策を講じやすい
従業員一人ひとりに専用のデスクが割り当てられるため、「自席」の範囲が明確になります。業務で使用する書類や備品類などを、各自が引き出しや袖机に収納・保管できる点もメリットです。
また、部署やチームのまとまりごとにデスクをレイアウトすることで、業務上必要なコミュニケーションを交わしやすいという長所もあります。機密情報が記載された書類は鍵のかかる引き出しで各自が管理するなど、セキュリティ対策を講じやすい点も大きなメリットです。
デメリット
● 無駄なスペースが発生しがち
● 部署を横断したコミュニケーションが取りにくい
● 多様な働き方に対応しきれない可能性がある
外勤など日中は不在の従業員がいる場合や、テレワークと出社を使い分けている場合などには空席ができ、スペースの活用効率が低下することが懸念されます。また、一般的には部署ごとにデスクをまとめて配置することから、部署をまたいだ交流が少なくなりがちです。
とくに近年は働き方の多様化に伴い、オフィスのレイアウト変更が求められることもめずらしくありません。レイアウト変更には大がかりな配線工事などが必要になる可能性があるため、現実的に対応できる範囲が限られることも考えられます。
フリーアドレスのメリット・デメリット
次に、フリーアドレスの主なメリット・デメリットを紹介します。
メリット
● スペースを有効活用できる
● 社内コミュニケーションが活性化する
● 多様な働き方に対応しやすい
固定席を廃止することで、在社人数に合わせて必要最小限の座席数が確保されていれば問題ありません。オフィスのスペースを有効活用しやすい点がメリットです。
また、異なる部署の社員同士が近くの席で就業する機会が増えることにより、部署を横断したコミュニケーションが発生しやすくなるという長所もあります。テレワークと出社を適宜使い分けるハイブリッドワークにも柔軟に対応しやすい座席運用といえるでしょう。
デメリット
● 生産性の低下を招くおそれがある
● 必要なコミュニケーションが取りにくい可能性がある
● 運用ルールの策定やレイアウトの検討が必須
従業員に各自専用のワークスペースが割り当てられないため、落ち着かない・集中できないと感じる人が出てくる可能性があります。生産性の低下を招くことのないよう、オフィスのレイアウトを工夫しなければなりません。ておくことが大切です。
部署やチーム単位で集まって働くわけではないことから、オフィス内で誰がどこで就業しているのかわかりにくくなることも懸念されます。必要なときにコミュニケーションを図れるよう、座席管理システムなどを活用する必要があるでしょう。このように、固定席とは異なる運用ルールを策定するほか、レイアウトを十分に検討しておく必要がある点がデメリットといえます。
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