「日経ニューオフィス賞」を受賞したコニカミノルタがデザインしたオフィス事例をまとめた一冊です。最新のトレンドが知りたい！新しいオフィスのアイデアが欲しい場合などにご活用ください。
フリーアドレスは、生産性向上に寄与するオフィスレイアウトとして注目を集めています。一方で、事務職に関してはフリーアドレスに向かないと考えられているケースも多いようです。
この記事では、事務職にフリーアドレスが向かないといわれる理由や、フリーアドレスを導入するメリットについてわかりやすく解説しています。フリーアドレス導入時に検討しておきたいポイントもあわせて紹介していますので、ぜひ参考にしてください。
目次
フリーアドレスとは
はじめに、フリーアドレスに関する基本的な知識を整理しておきましょう。
固定席を設けないオフィスレイアウト
フリーアドレスとは、各従業員に固定席を割り当てないオフィスレイアウトのことです。テレワークや時差出勤といった多様な働き方との親和性が高いほか、オフィスのスペース削減にもつながることから、幅広い業種で導入が進んでいます。
フリーアドレス化することで、部門を超えたコミュニケーションが生まれやすくなる点がメリットです。また、仕事内容に応じて作業場所を柔軟に選べることから、業務効率化や生産性向上にも効果を発揮します。
フリーアドレスの種類
フリーアドレスには、大きく分けて完全フリーアドレスとグループアドレスの2種類があります。
完全フリーアドレスとは、全社で固定席を廃止するオフィスレイアウトのことです。所属部署を問わず自由に席を選べるため、部門の垣根を越えた活発なコミュニケーションが期待できます。
一方、グループアドレスは部門やチーム単位で固定席を廃止するオフィスレイアウトです。事務職であれば、経理部や総務部といった部門内で座席が自由となるため、部署内でのコミュニケーションを図りやすくなるメリットがあります。
フリーアドレスが可能になった背景
フリーアドレスのオフィスレイアウトが実現できるようになった要因として、クラウドツールの発達やPCの小型化・軽量化が挙げられます。
たとえば、クラウド型のツールを活用することで、複数の端末から場所を選ばずアクセスして業務を進められるようになります。また、軽量のノートPCであれば手軽に持ち運べるため、必ずしも固定席ではなくても仕事を進める上で支障はありません。このように、技術面での進歩が「オフィスには固定席が必要」という従来の概念にこだわらない働き方を支えています。
フリーアドレスが事務職に向かないといわれる理由
フリーアドレスには多くのメリットがあるものの、事務職に関しては適さないという声も少なからず聞かれます。なぜ事務職にはフリーアドレスが不向きと考えられているのでしょうか。主な理由として、次の3点が挙げられます。
理由1：書類の管理や電話対応が煩雑になる可能性がある
第一の理由は、事務職の業務では書類を扱うケースが多いという点です。紙の書類が多い環境の場合、保管場所まで取りに行ったり元の場所へ戻したりする必要があります。各自のデスクの引き出しに書類を保管できるほうが便利に感じることも多いのが実情です。
また、電話対応が事務職にとって業務の一環という職場も少なくありません。内線による電話の取り次ぎや、電話対応に必要な書類の準備を手早く行うには、各自にデスクと固定電話が割り当てられているほうがよいと判断される傾向があります。
理由2：内勤のため在席率は基本的に100％
事務職は内勤の職種であり、基本的に全員が在席していることも大きな要因の1つです。日中の在席率が低い営業職のような職種であれば、フリーアドレス導入によって座席数そのものを削減できます。結果として、スペースの有効活用やオフィスのコンパクト化に寄与するケースも少なくありません。
一方、事務職のような内勤の職種では、在席率は基本的に100％です。したがって、フリーアドレスによってもたらされる恩恵を十分に得られない、というイメージが定着している可能性があります。
理由3：セキュリティ上の懸念がある
事務職は重要情報を日常的に扱う職種であることから、情報漏えいなどのリスクが懸念されることも要因の1つです。固定席を廃止することで書類の管理が煩雑になり、紛失や盗難のリスクが高まるのは避けなくてはなりません。
実際、「一時的に離席する際にはデスク上の重要書類を引き出しにしまう」「PCにロックをかける」といったルールを徹底している職場も多いでしょう。固定席の廃止に伴い、こうしたルールを見直す必要に迫られることは、フリーアドレス化を阻む原因の1つになっていると考えられます。
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