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オフィス移転には多額の費用がかかります。もちろんできるだけ価格の安い業者に依頼したいところですが、金額だけで選ぶと、トラブルにつながることもあります。オフィス移転が成功するかどうかは、その後の事業に大きくかかわってきます。そのため、移転業者は費用だけでなく、サービスの質や仕事の速さ、専門性などを総合的に判断して選びたいものです。今回は、オフィス移転時の移転業者選びのポイントについて、解説します。
目次
オフィス移転業者を選ぶ前に
数あるオフィス移転業者のなかから適切な業者を選ぶためには、まず自分たちが「なぜオフィス移転が必要なのか」「立地条件や環境面などで望むことは何か」などを見極めておくことが大切です。
オフィス移転業者は数多く存在していますが、どこまでやってくれるのか、どんなことをやってくれるのかは業者によってさまざまです。そのため、まず移転理由や立地条件・環境面への希望を定めておくことによって、自分たちに適した業者を選べるというわけです。では、業者選びの前に見極めておきたいポイントについて簡単に見ていきましょう。
なぜオフィス移転が必要なのかを見定める
移転業者を選ぶ際には、オフィス移転が必要な理由を見定めておく必要があります。例えば、単なる場所の移動なのか、事業拡大で新規部門が増えるのか、ネットワーク環境の整備もふまえた移転なのかといった点です。さらに最近では、移転をきっかけに働き方改革を進めたいという企業も多いでしょう。それぞれの移転の理由や目的によって、依頼すべき移転業者は変わってきます。自分たちに適した業者を選べるよう、なぜオフィス移転をするのかをしっかりと見定めておくことが大切です。
立地条件や整備環境などの希望をあらかじめまとめておく
先に述べたように移転業者は数多く存在していますが、対応している作業内容は千差万別です。例えば運搬だけを行っている業者もあれば、ネットワーク構築や配線作業まで請け負ってくれる業者もあります。デスクや棚などを運ぶだけであれば、わざわざ移転時に必要な作業をすべて行う業者に頼む必要はありませんし、配線作業やネットワークの整備も必要であれば、運搬だけを行う業者に頼むわけにはいきません。
また、ビジネスの展開においてオフィスを構える場所というのは重要な要素です。主な取引先や製品の納品先などとの距離が近ければ、それだけ業務を効率的に進めていくことができますし、通勤に便利であれば社員にとっても大きなプラスとなります。そんな立地条件が明確になっていなければ移転先を決めることもできず、もちろん移転業者に依頼することもできません。じっくりと業者選定するためにも、立地条件の希望は早期に明確にしておくとよいでしょう。
オフィス移転業者を選ぶときのポイント
オフィス移転業者を選ぶときは、以下の5つのポイントをチェックしておきましょう。
オフィス移転業を専門としている業者か否か
個人の住宅の引っ越しとオフィス移転では、取り扱う物の性質に違いがあります。企業には機密情報や精密機器が数多く存在しており、これらの破損や流出は絶対に防ぎたいことです。よって、オフィス移転を専門に行っている業者を選んだほうが無難といえるでしょう。
業者の実績からどのくらいの規模まで対応可能か
業者がこれまで、どのような規模・環境のオフィス移転を行ってきたかを詳しく確認してください。
自社の規模や立地と共通するオフィス移転を手がけてきた業者であれば、自社の移転についても同様に対応可能であると考えることができます。また小規模オフィス専門や大規模オフィス専門といった業者もあるため、業者の得意としている規模をよく確かめ、自社の規模に見合っているかどうかも確認してください。
搬入・搬出計画を立案する能力はあるか
オフィス移転時は運ぶ荷物の数が多く、何をどのような方法・手順で搬出するかなどの運送計画の立案が欠かせません。
運送計画を立案・実行する能力が高い業者であるかどうかは作業の進行具合に大きくかかわってくるため、業者選定時には、どのようにして運送計画を立てていくのかも確認しておくとよいでしょう。
オフィスのレイアウト能力はあるか
オフィスのレイアウトは業務効率性に大きく関係するため、レイアウト能力のある業者を選びたいところです。オフィスのレイアウトプランを立てるところから内装工事までを一括で行ってくれるような業者に依頼すれば、別の専門業者を探す手間、依頼する手間が省けます。また、レイアウトに関しては、ただ机や椅子を並べたという形ではなく、オフィス移転の目的や社員の働き方などによって導線設計などを工夫できる業者を選ぶことでより働きやすいオフィスにすることができます。
営業と現場がきちんとつながっているか否か
一般的に、移転業者に依頼をした場合はまず営業担当者と話をすることになります。その先に現場担当者がいるのですが、このときチェックしておきたいのが、営業と現場との距離感です。営業は契約数確保のため、現場の負担を考えない契約内容を提示することがあり、現場担当者はそんな営業の都合に振りまわされているというケースもあります。
このように営業と現場の関係性が悪い業者だと、最悪の場合、無理なスケジュールや見積もりによってやむをえず現場作業者が手抜き工事をするという事態も考えられます。営業と現場の関係性が良好で、コミュニケーションが綿密な業者を選びたいところです。風通しがよくコミュニケーションが円滑な業者を選ぶことで、自社の要望が的確に反映されたオフィスデザインの提案を受けることができたり、急なスケジュール変更やトラブルの際も迅速に対応してもらいやすいでしょう。実際にオフィスをデザインするデザイナーも商談に同席する業者を選ぶことも一つのポイントです。レイアウトやデザインに対する要望を直接設計士に伝えることが、良いオフィスづくりにつながります。
オフィス移転業者の見積もりチェックポイント
オフィス移転業者に見積もりを依頼するときは、金額やアフターフォロー、作業内容などのさまざまな視点から判断し、適切な業者を選択することが大切です。そのため、1社だけではなく必ず複数の業者から見積もりをとるようにしましょう。
ここでは、オフィス移転業者に見積もりを出してもらったときにチェックしておくべきポイントについて説明していきます。
サービス内容とその質
見積もりを受け取った際には、そこに含まれているサービス内容と、その明細をチェックすることを心がけてください。
移転計画の作成やレイアウトプランの立案、オフィス家具や機器の購入、配線工事や原状回復など、オフィス移転時に自分たちが必要とする項目が含まれているかよく確認し、逆に不要な項目が入っていないかも確認してください。
また、移転作業スタッフの質も確かめておく必要があります。作業にあたるスタッフが社員なのかアルバイトなのか、あるいは派遣社員なのかを確かめておくと、サービスの質がよいかどうかを見極める指標になります。具体的には社員が作業スタッフとして現場を担っている業者のほうが、サービスの質がよい傾向にあります。
破損・紛失など、トラブルが発生したときの補償内容
移転時に破損や汚損、紛失があった場合は、それらを補償してもらわなければなりません。
業者に破損・汚損などの責任があれば補償対象範囲で補償してもらえるため、金額や補償対象などを事前に確認しておきましょう。また、貴重品や高価品は補償対象外になることもあり、トラブルにならないように事前に申し出ておきましょう。
まとめ
オフィス移転は中長期のプロジェクトとなります。業者を選ぶときは、サービスの内容やレスポンスの速さとその内容など、実際の業務内容はもちろん信頼できる業者かどうかも含めて総合的に判断して選択することが大切です。特に破損・紛失があったときの補償内容や搬出・搬入計画立案能力の有無は、オフィス移転を的確かつ迅速にすませてもらうためにチェックが欠かせません。移転後にトラブルが起きないよう、業者の作業内容や見積書の確認は入念に行いましょう。
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