オフィス移転やリニューアルに関するチェック項目をまとめた資料です。タスクの多いオフィス移転を漏れなく進めるためにぜひダウンロードください。
オフィス移転は通常半年程度の期間を要する作業であり、準備から移転完了まで多くの工程が必要です。現実的な手間や時間を考慮すると、専門業者に依頼するのが現実的でしょう。
今回は、オフィス移転を業者に依頼するメリットと、依頼先を選ぶ際のポイントについてわかりやすく解説します。オフィス移転を依頼できる業者の種類・特徴や、依頼後に見積もりをチェックする際の観点もまとめていますので、ぜひ参考にしてください。
目次
オフィス移転を専門業者に依頼する3つのメリット
オフィス移転をすべて自社で行うのではなく、外部の専門業者に依頼することによって、具体的にどのようなメリットを得られるのでしょうか。主なメリットとして、下記の3点が挙げられます。
オフィス移転に関する知見を活かせる
オフィス移転サービスを提供している業者の多くは、オフィス移転に関する専門的な知見を有しています。移転に伴う契約関係や必要な諸手続きなどについて、適切なサポートを得られる点が大きなメリットです。
オフィス移転に伴う手続きや契約は複雑になりやすい一方で、1つの工程が遅れたことによって移転計画全体に狂いが生じてしまうことにもなりかねません。移転後に予定どおりのタイミングで業務を開始できないといった事態を避けるためにも、専門的な知見をもつ業者に依頼するのが得策です。
移転を計画的に進められる
オフィス移転を遅滞なく計画的に進められることも、業者に依頼するメリットの1つです。通常、オフィス移転には半年程度の期間を要します。この期間中、複数の工程を並行して進め、いつまでに何を完了させておくべきか適切に進捗管理を行わなくてはなりません。オフィス移転は頻繁に行うことではないため、適切なスケジュールを策定するのは決して容易ではないのが実情です。自社が希望するオフィス移転の期日を目標に、専門業者が移転計画を立て、適切に工程管理をしてくれるとすれば、大きな安心感を得られるでしょう。
窓口を一本化できる
オフィス移転に向けて発生する、多方面の業者とのやり取りを一本化できることも、専門業者に依頼する大きなメリットです。たとえば、内装工事や電気工事、回線工事、引っ越し作業など、オフィス移転には複数の業者が関わることになります。各業者と直接やり取りする場合、窓口担当者が対応に追われることになるのは想像に難くありません。
専門業者に依頼することで、こうした窓口を依頼先の業者に一本化できます。多方面の業者を取りまとめてもらえるため、社内の移転担当者がやり取りに費やす労力を大幅に軽減できるでしょう。
オフィス移転を依頼できる業者の種類と特徴
オフィス移転を依頼できる事業者として、主に下記の4種類が挙げられます。
- オフィス移転サービス業者
- 引っ越し業者
- 内装工事業者
- オフィス家具メーカー
それぞれの業者の特徴を見ていきましょう。
オフィス移転サービス業者
オフィス移転サービス業者とは、オフィス移転に特化したサービスを提供している事業者のことです。オフィス移転に関する専門知識を有しており、移転先のオフィスでの動線や機能性、快適性などを考慮したレイアウトなどを提案してもらえます。
オフィス移転は個人宅の引っ越しとは異なる点が多く、移転を適切にサポートするには専門的な知見が欠かせません。こうした知見やノウハウをもち合わせていることは、オフィス移転サービス業者の大きな強みといえます。
引っ越し業者
引っ越し業者はオフィス移転が専門ではないものの、法人の引っ越しにも対応可能な業者が少なくありません。引っ越しが本業のため、搬出・搬入時に必要な資材を豊富に取りそろえている点が強みです。
ただし、引っ越し業者に依頼できるのは、あくまでも荷物の搬出・搬入がメインとなります。新オフィスのレイアウト作成や、新旧オフィスで必要な契約関係の手続きなどは自社で行うか、もしくは別の業者に依頼することになるでしょう。
内装工事業者
内装工事業者にオフィス移転も含めて依頼できる場合があります。内装工事に関する専門知識を備えているため、新オフィスを理想どおりに仕上げたり、旧オフィスの原状回復を滞りなく進めたりしやすい点が強みです。
注意点として、どの業者もオフィスの内装工事を専門に扱っているとは限りません。オフィス内装工事の実績や経験を見極め、適切な業者を選定した上で依頼する必要があります。
オフィス家具メーカー
オフィス家具メーカーの中には、オフィス移転サービスも含めて対応可能な業者が存在します。新オフィスで必要となる什器をまとめてオーダーできるため、統一感のあるオフィスをつくりやすい点が強みです。
ただし、新オフィスで必要となる什器をすべて新調するとなると、相当なコストがかかることが懸念されます。必要に応じて中古品も選択できるなど、柔軟な対応が可能な業者を選ぶのが望ましいでしょう。
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