オフィス移転の手順を網羅!スムーズに事務所の引っ越しをするための流れ【チェックリスト付き】


オフィスの移転を行う際には、確認事項や決定事項、必要な手続きなどが多岐にわたります。事業の規模にもよりますが、オフィスの移転をスムーズに行うためには、手順やゴールを明確に設定し、計画にそって進めていくことが重要です。今回は、オフィス移転の決定から入居手続きの完了までの手順や流れを網羅して紹介します。

オフィス移転の目的を明確にする

従業員の増員などがきっかけとなり、オフィスの移転が必要になることがあります。ただし、もしきっかけが単なる従業員の増員であったとしても、確固たる目的をもってオフィス移転を行うことで、オフィス移転が事業にとって非常に効果的なものとなります。ここでは、オフィス移転の目的の決め方について紹介します。

現在のオフィスにおける問題点の洗い出し

まずは、オフィスの問題点を洗い出すことからスタートします。オフィス移転は、現在のオフィスの問題点を解消する絶好の機会です。効果的な移転を実現するために、以下のような2つの観点で問題点の洗い出しを行ってください。

  1. 現実的かつ具体的な機能の課題
    まさに今、不都合や不便さに直面している状況で、直接的に移転の要因となりやすい課題です。具体例として、以下のような課題が挙げられます。
     ・ 会議室が足りない
     ・ 増員により座席数が足りない
     ・ 現オフィスの老朽化などにより、耐震性や機能面に問題・不安が生じている
  2. 働く環境に関する課題
    一方、働く環境に関する課題とは、具体的に表面化しているものではなく、オフィス環境に経営課題が潜んでいるというケースです。以下に具体例を挙げましたが、これらの課題に気づくためには意識的にチェック体制などを整える必要があります。
     ・縦割りコミュニケーションしか発生していない
     ・企業理念(従業員に居心地のよさを感じてほしい、お客様をおもてなししたい、など)が浸透していない
     ・ 働くうえで、理想的な動線が確保されていない

経営層の意見のとりまとめ

オフィス移転を実りあるものにするためには、経営層の意見をとりまとめることが重要となります。洗い出した課題をもとに、例えば、働き方や動線の改善による業務効率化を図りたい、組織の軸を明確にしたいなど、オフィス移転によって目指すべき方向性を定めていきましょう。経営層の意見を取りまとめるためには、まずトップインタビューを行い会社の企業理念や経営方針・戦略について理解を深めることが重要です。経営層が会社のあるべき姿にどのような想いがあるかをしっかりヒアリングしましょう。また、今後プロジェクトを円滑に進めるために経営層をプロジェクトオーナーに立て、プロジェクトの進捗にしっかり関与して頂きましょう。経営層からプロジェクトメンバーや従業員に移転プロジェクトの目的を定期的に発信していただくことも重要です。

従業員へアンケート実施

たとえアンケートをとったとしても、従業員の要望をすべてかなえるのは不可能に近いことです。しかし、アンケートによって貴重な意見を吸い上げられる可能性があります。
アンケートはただ集計し、オフィス移転の際の参考意見とするだけでは不十分で、従業員に対して結果を伝達、説明する必要があります。また、新しいオフィスを考えるにあたっては、経営層と従業員の意識のギャップを埋めることも重要となるため、従業員の意見をデータとしてまとめて経営層への報告をしておくべきといえるでしょう。
なお、具体的にどのようなアンケートをとるべきかについて、アンケート項目の一例を紹介します。オフィス移転やリニューアルを行うことで働き方や生産性の改善にもつながる場合がありますので、項目の中に現在の働き方やコミュニケーションの課題なども含めるとよいでしょう。

  • 照明などの機器に対する不満や要望
  • 希望のレイアウト
  • 休憩室などに関する要望  
  • 現在の働きやすさ
  • コミュニケーション(社内・社外)に関する課題感

従業員の回答のしやすさと集計のしやすさなどを考慮して、質問項目ごとに点数化、自由回答、選択式などをうまく使いわけるとよいでしょう。

従業員のワークショップを実施

各部門を横断して代表者を選出し、働き方や新しいオフィスに関するワークショップを行うことで社員の意見を効果的に吸い上げることができます。

コニカミノルタジャパンでのワークショップの様子

さらに、社員参加型にすることでオフィス移転のプロジェクトを「自分ごと化」させやすくなります。プロジェクトに協力的なメンバーを増やすことでその後の進行が進めやすくなるでしょう。

オフィス移転のコンセプトを決める

オフィス移転の目的が決まったら、次はコンセプトを考えましょう。オフィス移転のコンセプトとはどのようなものかを考えながら、コンセプトを設定するメリットについてご紹介します。

オフィス移転のコンセプトとは

オフィス移転のコンセプトとは何かを一言で表すなら、「オフィス移転を通じて伝えたいことや実現したいこと」です。企業に何らかの課題が発生している際には、課題解決のためにコンセプトに立ち返ることが効果的です。

コンセプトを決めることのメリット

オフィス移転に際してコンセプトを決定することには、多くのメリットがあります。
移転前にコンセプトを決定する大きなメリットとしては、オフィス移転時に重視すべきポイントについてひとつの軸ができることです。移転プロジェクト関係者の意識統一を図ることができ、移転をスムーズに進めやすくなります。
また、移転後にも対内的、対外的に以下のようなメリットが考えられます。

  • 社員にコンセプトを浸透させ、意図にあった働き方を推奨できる
  • 社員のロイヤルティ(会社への帰属意識や忠誠心)を高めることができる
  • 来訪者に対して企業からのメッセージを伝えることができる

オフィス移転のスケジュールを作成し移転手続きを進める

オフィス移転のコンセプトが決まったら、次はオフィス移転のスケジュールを作成し、移転手続きを進めていきます。

新オフィスでの営業開始日から逆算したマスタースケジュールの作成

オフィス移転のスケジュールの把握や進捗状況のチェックのためには、マスタースケジュール(プロジェクトの開始から完了までの作業工程をまとめた計画表)の作成が効果的です。マスタースケジュールを作成して共有することで、必要項目の漏れをなくし、工程の遅れを防ぐことができます。
あくまでも目安ですが、中規模のオフィスで移転にかかる期間はおよそ6~9カ月間です。移転期間は長期に及ぶため、マスタースケジュール通りに工程を進めていくことが大切です。

参考記事

スケジュールを短縮したい!効率的な段取りでスムーズなオフィス移転を

現オフィスからの解約条件の確認

オフィスの移転の際に忘れてはならないのは、現オフィスの解約・退去手続きです。オフィスの退去には、以下の項目について確認・対応が必要です。

  • 現オフィスの契約内容を確認し、解約予告(賃貸契約によりますが、予告期間3~6カ月前が一般的)
  • 原状回復手続きの必要性・範囲の確認
  • 原状回復の見積もり依頼やスケジューリング

一般的に、オフィス退去時には原状回復が必要です。原状回復の詳細については、以下の記事にて解説しています。

参考記事

借りる前に必ずおさえておきたい、オフィス賃借の原状回復義務

予算の確定

オフィス移転にまつわる各種費用を算出し、予算を確定させましょう。費用のかかる項目として、主に以下の項目が挙げられます。

  • 工事費用(原状回復工事のほか、電気設備やインターネット設備、OAフロア工事など新オフィスでの工事費の概算)
  • 不用品の廃棄費用(大型什器や電化製品など)
  • 引っ越し費用
  • イニシャルコスト(新オフィスの契約料、敷金、礼金など)
  • ランニングコスト(賃料、共益費、オフィスのメンテナンス費用など)

見積もりや概算から予算を確定することで、次の段階である移転先の条件決定がスムーズに行えます。

移転先条件を決定する

新しいオフィスを構える移転先の条件を決定します。条件を設定して優先順位を確定することで、スムーズで効果的な物件選定が可能となります。決定すべき条件には、以下のような項目が挙げられます。

面積、部屋数

オフィスとしての機能を満たせるよう、面積と部屋数について決定しましょう。かつては目安として「従業員1人あたり3坪」の面積が必要といわれていましたが、近年は建築技術の向上やビジネス機器のスリム化などにより必要面積は減少しています。自社の状況にあてはめて、必要面積を割り出しましょう。

立地

主要駅の徒歩圏内など、「一等地」の条件に近ければ近いほど賃料の相場は高くなります。希望条件と賃料とを照らし合わせ、自社にとって理想的な候補地を選定しましょう。

費用

面積、立地をはじめとしたさまざまな条件を総合して、イニシャルコストとランニングコストが自社の状況にあった物件であるか否かについて検討しましょう。

内装・設備など

移転先の内装や設備などが自社の業務に適合しているかどうかも、重要な選定条件となります。チェックすべき設備は以下の記事を参考にしてください。

参考記事

オフィス移転の効果を最大に!移転時にチェックしておきたい設備とは?

物件の選定を行う

コンセプトに基づいた条件が決まったら、物件の選定に入っていきます。希望する条件に見あった(あるいは条件に近い)物件をいくつかピックアップして、比較検討を行っていきましょう。
照明や空調、耐震性などのビルの「ハード面での要件」と内装デザインや什器・ICT などで対応できる「ソフト面での要件」を切り分けて検討していきましょう。

オフィスのデザインを決める

移転先が決まったら、オフィスデザインについて決定していきます。ここからは、オフィスデザインの決め方についてひとつずつ紹介していきます。

デザイン会社の選定

オフィスのデザインを決定する際に、最も重要なポイントとなるのがデザイン会社の選定です。オフィスのコンセプトや機能については自社で方向性を打ち出すことができますが、納得のいくデザインの提案を受けられるか、希望通りのデザインになるかどうかは、デザイン会社の手腕にかかっているからです。

参考記事

オフィス移転で成功する業者を選ぶために活用したい提案依頼書(RFP)とは? 作成するメリットや必要な項目を紹介

オフィスレイアウトの決定

オフィス全体のデザインと同時に、オフィスレイアウトについても検討していきましょう。オフィスレイアウトは、理想の働き方やコンセプトを具現化する重要なポイントになります。

参考記事

自社の働き方に合うデスクのレイアウトパターンとは?

対向式レイアウト

いわゆる「島型」レイアウトです。部署ごとやチームごとにグループをつくるため、グループ間のコミュニケーションが取りやすく、スペース効率もよいレイアウトです。

同向式レイアウト

スタッフが同じ方向を向いて仕事をするタイプのレイアウトです。一人ひとりが集中して仕事をしたい場合や、顧客窓口があるオフィスなどに適していますが、一般的なオフィスではあまり採用されていません。

フリーアドレス式レイアウト

固定の座席を廃止して、従業員一人ひとりが自由に座席を選べるスタイルのレイアウトです。人員にあわせてスペースを活用できるため、省スペース化に適しています。フリーアドレス化をするためには、社内どこでも働ける環境を準備する必要があります。利用する資料やワークフローが紙ベースで行われていると場所に縛られてしまうため、併せてペーパーレスに取り組む企業も増えてきています。
ペーパーレス化のメリットや実現に向けてのコツについては、以下の記事にて詳しく解説しています。取り組みを検討している企業の担当者様はぜひ参考にしてください。

参考記事

今こそ取り組むべき!ペーパーレス化の最新事情と導入のコツ
オフィスに紙があふれていませんか?文書管理の改善と紙削減のポイント
「書類を捨てるだけ」ではダメ?失敗例から学ぶ!オフィス内紙文書削減の後に起こりがちな「リバウンド」を防ぐには?

エントランスについて

エントランスや受付は、企業の印象を大きく左右します。したがって、エントランスに企業コンセプトを反映させることが重要なのは当然のことです。「近未来」「おもてなし」「親しみ」など、内外に伝えたいイメージを演出できる空間にしていきましょう。

参考記事

第一印象はオフィスエントランスで決まる!設計の際に見逃したくないポイントとは

必要な機器の洗い出し

オフィスのレイアウトや概要が決まったら、オフィスに必要な機器の洗い出しも進めていきましょう。
特にICT機器に関しては、IT事業部や情報システム部など社内の専門スタッフとの入念かつ専門的な打ち合わせが必要です。ICTに長けたスタッフが在籍していない場合には、ICT関連に長けた業者を選定し、相談をしながら進めていくことも検討しましょう。
ICTの環境に関しては、以下のような項目について確認が必要です。

  • 無線LANなどのインフラ環境の整備
  • 各種ICT機器の選定(サーバーや複合機などの大型機器に関しては、設置箇所の確認も重要)
  • 利用環境状況の確認(必要な電源やインターネット配線の可否、セキュリティ設備など)

ICT機器は、その活用の仕方によって業務効率や生産性に大きな影響を与える可能性が高いものです。企業の将来を占うポイントともいえるため、慎重な選定が必要です。

新オフィスの各種工事手配を行う

オフィスの内装のイメージや導入する機器などが定まったら、各種工事手配を進め、最終的な工事費用を算出します。多くの工事業者との交渉が必要となるため、オフィス移転をマネジメントする業者に一任する方法もあります。
業者の選び方については、以下の記事にて詳細を解説しています。

参考記事

成功の鍵を握る!オフィス移転時の業者選びでおさえておきたいポイント
オフィス移転を成功させる引っ越し業者選定のポイントとは?見極め方と質問例

各種工事手配・工程管理・現場管理

具体的に必要な工事手配の内容や流れは以下の通りです。

工事依頼先の選定~契約

軽天工事(軽量鉄骨で柱や天井の骨組みをつくる工事)や床工事、クロス、塗装、電気工事など各種工事に総合的に対応してくれる業者を選定しましょう。通常、複数の業者と打ち合わせをして、提案内容や価格、サービスなどをふまえて契約を結びます。

現場管理方法の確認

各種工事を実施する際の立ち合いの有無、立ち合いが必要な場合は立ち合い方法、万が一トラブルが生じた場合の指示系統などをあらかじめ確認しておきます。また、分電盤など工事にともなって開錠の必要性が生じる箇所もあります。事前に確認をしておくと、スムーズに工事が進みます。

ビル管理会社への工事申請

工事の内容や日程が確定したら、ビル管理会社に工事の申請を行います。

最終的な工事費用の算出

工事の内容や業者がすべて決まったら、見積書をそろえて最終的な工事費用を算出します。
オフィスの内装工事に関しては、以下の記事にて詳細を解説しているのでぜひチェックしてください。

参考記事

オフィスの内装工事を成功させるためには?おさえておきたい知識やポイントを解説

移転前の各種手続きを進める

現在のオフィスの解約手続きや移転前に行っておくことなどについて具体的に紹介します。

移転前の届け出、各種手続き

スムーズなオフィス移転を行うためには、移転前にあらかじめ届け出や手続き、紙媒体の書類などの作成、変更について準備しておく必要があります。

必要な書類の確認

オフィス移転の契約時や契約後には、さまざまな書類の提出が必要になります。例えば、郵便局への転居届のほか、年金事務所や労働基準監督署などへの各種変更申請書類です。また、それらの変更手続きにともない登記簿謄本など企業情報を証明する添付書類も必要になるため、必要な書類と部数をあらかじめチェックしておくようにしましょう。

パンフレットや名刺、取引先への移転案内などのチェック・準備

円滑に営業活動を進めるためには、パンフレットや名刺などの記載変更や取引先への移転案内など、対外的な準備も重要です。これらの準備を怠ると、営業の機会を逃したり、移転後に混乱を招いたりといった不都合が生じてしまうことも。早い段階から、チェックと準備を進めておきましょう。

オーナーもしくは管理会社への連絡

退去予定日が確定したら、オーナーや管理会社に退去日を知らせましょう。一般的には、解約予告期間が設けられています。契約書などで期間を確認したうえで、遅滞のないよう退去希望日を伝えましょう。

社内スタッフへ十分な説明を実施

自社のスタッフに対しても、必要事項をしっかりと伝えましょう。具体的な説明事項は以下の通りです。

  • 引っ越しマニュアルの作成と配布
  • ラベリングのルール(現オフィスから新オフィスに移動する荷物の置き場や持ち主、用途などをラベルに記載する際のルール。ルールを明確にすることで、スタッフ全員が荷物の移動先や管理方法を瞬時に把握できるようになります)
  • 現事務所での廃棄物の処理方法など

上記のようなルールを明確化することで、スタッフのオフィス移転に関する作業負担を最小限にできるとともに、新オフィスにおける通常業務への迅速な移行が可能となります。

参考記事

オフィス移転の山場の1つ、「荷造り」を失敗しないための小ワザを伝授!

移転後のオフィス利用マニュアルの作成

移転後のオフィス利用マニュアルの作成も重要です。マニュアルにて周知すべき事項は以下の項目です。

  • 館内規則
  • ビルの安全管理システム(入退館のセキュリティシステムなど)
  • 入退館に関するルール(入退館時間、ビルの開館日、非常時の入退館の方法など)
  • 非常時の避難経路などの防災ルール

会社の営業日、営業時間だけではなく、起こりうるすべての状況を想定したマニュアルを作成し、周知することが重要です。

届け出・引き渡し

退去日までに原状回復工事や書面上の手続きをすべて終えて、物件の引き渡しを行います。

新しいオフィスに入居する

退去手続きと並行して、新しいオフィスへの入居手続きも進めていく必要があります。ここでは、具体的な手続きや注意点をご紹介します。

入居時の各種手続き

退去手続きと同様に、入居にあたってもさまざまな書面上の手続きが必要です。新しいビルの入居手続きのほかに、登記簿の住所変更や社会保険、労働基準監督署などに対する手続きを進めていきます。

搬入後のオフィス家具や機器のチェック

業者が搬入したオフィス家具や業務に使用する機器などが、問題なく業務に使用できるか否かについて確認作業を行いましょう。通常、業者の作業に立ち合い、その場その場で確認を進めながら搬入作業を進めていきます。

デスクやビジネスフォン、PCなどの設置、設定

ビジネスフォンやPCなどのネットワーク機器の設置・設定作業と、その動作確認を行います。これらも実際の設定業務は業者が行い、担当者が正常に使用できるか否かを確認するという形を取るのが一般的です。
入居後にもさまざまな手続きが必要なため、的確にチェックを行っていきましょう。以下の記事にて詳細を解説しています。ぜひ参考にしてください。

参考記事

オフィス移転をスムーズに進めるために必要な手続きとは

まとめ

オフィスの移転は、通常6カ月間以上にも及ぶ大変な業務です。また、スタッフのほぼ全員が関わることや手続きの漏れがあると業務に大きな滞りが生じてしまうことから、オフィス移転をスムーズに進めることが重要です。移転をきっかけにして自社のコンセプトや理念をオフィスに落としこみ、業務改善や業績のアップにつなげられる可能性も大いにあります。今回解説した記事を参考にして、スムーズにオフィス移転業務を進めていきましょう。

【移転が決まったらまずコレ】オフィス移転マニュアル

オフィス移転やリニューアルに関する手順をまとめた永久保存版の一冊です。読むことで移転企画の立案から最終的な引っ越しまでの流れを把握することができます。移転と同時に働き方改革をしたいという方も併せてご覧ください。

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