オフィス移転やリニューアルに関するチェック項目をまとめた資料です。タスクの多いオフィス移転を漏れなく進めるためにぜひダウンロードください。
オフィスの移転を行う際には、確認事項や決定事項、必要な手続きなどが多岐にわたります。事業の規模にもよりますが、オフィスの移転をスムーズに行うためには、手順やゴールを明確に設定し、計画にそって進めていくことが重要です。今回は、オフィス移転の決定から入居手続きの完了までの手順や流れを網羅して紹介します。
目次
オフィス移転の目的を明確にする
従業員の増員などがきっかけとなり、オフィスの移転が必要になることがあります。ただし、もしきっかけが単なる従業員の増員であったとしても、確固たる目的をもってオフィス移転を行うことで、オフィス移転が事業にとって非常に効果的なものとなります。ここでは、オフィス移転の目的の決め方について紹介します。
現在のオフィスにおける問題点の洗い出し
まずは、オフィスの問題点を洗い出すことからスタートします。オフィス移転は、現在のオフィスの問題点を解消する絶好の機会です。効果的な移転を実現するために、以下のような2つの観点で問題点の洗い出しを行ってください。
- 現実的かつ具体的な機能の課題
まさに今、不都合や不便さに直面している状況で、直接的に移転の要因となりやすい課題です。具体例として、以下のような課題が挙げられます。
・ 会議室が足りない
・ 増員により座席数が足りない
・ 現オフィスの老朽化などにより、耐震性や機能面に問題・不安が生じている - 働く環境に関する課題
一方、働く環境に関する課題とは、具体的に表面化しているものではなく、オフィス環境に経営課題が潜んでいるというケースです。以下に具体例を挙げましたが、これらの課題に気づくためには意識的にチェック体制などを整える必要があります。
・縦割りコミュニケーションしか発生していない
・企業理念（従業員に居心地のよさを感じてほしい、お客様をおもてなししたい、など）が浸透していない
・ 働くうえで、理想的な動線が確保されていない
経営層の意見のとりまとめ
オフィス移転を実りあるものにするためには、経営層の意見をとりまとめることが重要となります。洗い出した課題をもとに、例えば、働き方や動線の改善による業務効率化を図りたい、組織の軸を明確にしたいなど、オフィス移転によって目指すべき方向性を定めていきましょう。経営層の意見を取りまとめるためには、まずトップインタビューを行い会社の企業理念や経営方針・戦略について理解を深めることが重要です。経営層が会社のあるべき姿にどのような想いがあるかをしっかりヒアリングしましょう。また、今後プロジェクトを円滑に進めるために経営層をプロジェクトオーナーに立て、プロジェクトの進捗にしっかり関与して頂きましょう。経営層からプロジェクトメンバーや従業員に移転プロジェクトの目的を定期的に発信していただくことも重要です。
従業員へアンケート実施
たとえアンケートをとったとしても、従業員の要望をすべてかなえるのは不可能に近いことです。しかし、アンケートによって貴重な意見を吸い上げられる可能性があります。
アンケートはただ集計し、オフィス移転の際の参考意見とするだけでは不十分で、従業員に対して結果を伝達、説明する必要があります。また、新しいオフィスを考えるにあたっては、経営層と従業員の意識のギャップを埋めることも重要となるため、従業員の意見をデータとしてまとめて経営層への報告をしておくべきといえるでしょう。
なお、具体的にどのようなアンケートをとるべきかについて、アンケート項目の一例を紹介します。オフィス移転やリニューアルを行うことで働き方や生産性の改善にもつながる場合がありますので、項目の中に現在の働き方やコミュニケーションの課題なども含めるとよいでしょう。
- 照明などの機器に対する不満や要望
- 希望のレイアウト
- 休憩室などに関する要望
- 現在の働きやすさ
- コミュニケーション（社内・社外）に関する課題感
従業員の回答のしやすさと集計のしやすさなどを考慮して、質問項目ごとに点数化、自由回答、選択式などをうまく使いわけるとよいでしょう。
従業員のワークショップを実施
各部門を横断して代表者を選出し、働き方や新しいオフィスに関するワークショップを行うことで社員の意見を効果的に吸い上げることができます。
コニカミノルタジャパンでのワークショップの様子
さらに、社員参加型にすることでオフィス移転のプロジェクトを「自分ごと化」させやすくなります。プロジェクトに協力的なメンバーを増やすことでその後の進行が進めやすくなるでしょう。
オフィス移転のコンセプトを決める
オフィス移転の目的が決まったら、次はコンセプトを考えましょう。オフィス移転のコンセプトとはどのようなものかを考えながら、コンセプトを設定するメリットについてご紹介します。
オフィス移転のコンセプトとは
オフィス移転のコンセプトとは何かを一言で表すなら、「オフィス移転を通じて伝えたいことや実現したいこと」です。企業に何らかの課題が発生している際には、課題解決のためにコンセプトに立ち返ることが効果的です。
コンセプトを決めることのメリット
オフィス移転に際してコンセプトを決定することには、多くのメリットがあります。
移転前にコンセプトを決定する大きなメリットとしては、オフィス移転時に重視すべきポイントについてひとつの軸ができることです。移転プロジェクト関係者の意識統一を図ることができ、移転をスムーズに進めやすくなります。
また、移転後にも対内的、対外的に以下のようなメリットが考えられます。
- 社員にコンセプトを浸透させ、意図にあった働き方を推奨できる
- 社員のロイヤルティ（会社への帰属意識や忠誠心）を高めることができる
- 来訪者に対して企業からのメッセージを伝えることができる
