オフィス移転の業者選びに悩んでいませんか？ 業者からの良いプレゼンを引き出すためには、提案依頼書(RFP)の作成がキーとなります。多くの企業の提案依頼書を見てきたからわかる、書き方のコツをまとめました。
こんにちは！プロモーション担当Esakiです。オフィス移転やオフィスリニューアル成功のための重要なポイントの1つが「よい業者選び」です。選定ポイントは様々ありますが、業者からよい提案を受け取るためには、的確に自社の要望を伝える必要があります。今回のブログでは、オフィス移転やリニューアルを行う際、業者に依頼するための「提案依頼書(RFP)」について、作成するメリットや作成方法など、これまで様々なお客様の提案依頼書(RFP)を受領してきたコニカミノルタの視点からお伝えします。
目次
提案依頼書（RPF）とは？
RFPはRequest For Proposalの略で、取引先へ提案を依頼するための資料のことです。自社の要望を「正しく」「わかりやすい」表現で伝えるための資料とも言えます。オフィス移転は会社全体の大きなプロジェクトとなるため、複数の業者から自社のニーズに沿ったよりよい提案を引き出す必要があります。ぜひ、採用して業者から良い提案をもらいましょう。
ただし、お客様の中には提案依頼書(RFP)を作らずに業者に依頼するケースもあります。その場合は口頭などでオフィス移転に関する要望を伝えることとなりますが、各業者の追加のヒヤリングなどによって提案の内容が多種多様になるなど、業者の提案能力に左右されてしまう可能性があります。既に自社と長く付き合いがあり、相互理解ができている業者に依頼する場合には良いですが、新規で提案を依頼する場合にはRFPを作った方がよいでしょう。
オフィス移転で提案依頼書を作るメリット
さて、ではなぜRFPが必要なのでしょうか。作ることのメリットを整理します。
提案クオリティの向上・選定を効率的に進めることができる
RFPで提案の要件を明確に示すことができるので、要件に合った提案をもらいやすくなります。また、業者も要件が明確になっているため追加のヒヤリングが効率的に行うことができ、結果選定期間の短縮にもつながります。
評価がしやすくなる
各コンペ参加社にRFPに沿った提案をしてもらうことで、評価ポイントが絞られ横並びでの評価がしやすくなります。細かな話ですが、提案書のフォーマットや記入形式などを指定することも可能となるため、各項目ごとに比べることもしやすくなります。
トラブル発生率を下げることができる
オフィス移転は、発注者、依頼先の業者の他、ビル管理者、工事管理者など関連企業が多岐にわたります。さらに想定していた要件と食い違いがあった場合に、新しいオフィスでの業務開始に影響が出てしまう可能性もあります。RFPに各種条件を明確に記載することで、曖昧に理解することがなくなり、トラブル防止につながります。
オフィス移転の目的や要件を明確にすることができる
オフィス移転やリニューアルを成功させる重要なポイントとして、「なぜ移転するのか」「移転した後にどのような働き方をしたいのか」といった目的を明確にするというものがあります。RFPを作成する過程の中で、目的を整理して言葉にすることができます。
経営層や社内の関係部門の合意を得やすくなる
オフィス移転は会社を上げたプロジェクトになるため、経営TOPはもちろん、多くの関係者の合意が必要となる場合があります。RFPに要件をまとめておくことで「移転の目的」や「オフィスの要望」などについて複数の関係者間で共通認識を持つことができ、それに沿った提案の合意が得られやすくなります。
オフィス移転における総務担当者の提案依頼時の悩み
オフィス移転は、毎年あるイベントというわけではないので、オフィス移転担当になる方（総務担当者の方が一任される場合が多いです。）はどこから手を付けたらよいのかわからないという方も多いかと思います。よくある基本的な質問をまとめました。
RFPはいつ頃業者に渡せばよいのか
提案を受けたい日の1か月ほど前に業者に渡せるとよいでしょう。場合によっては、説明会などを行いその際に渡す形式もあります。
何社くらいに提案をお願いするべきか
一概には言えませんが、3社くらいにお願いしておくとよいでしょう。選定数が多いほど選定の手間や判断軸が多様になりますので、単純に多ければいいということではなく選定工数や期間とのバランスを考えながら自社に合う提案をしてもらえる業者に絞ることが重要です。
形式に決まりはあるのか
パワーポイントの横書きの場合や、ワードの縦書きの場合など様々あります。きちんと項目が網羅されていれば、どちらでもOKです。
そもそも何を書けばよいかわからない
記載項目に関しては、次項の「RFPの具体的な項目」を参考ください。また例えば「予算をいくらに設定すればよいか」など、項目の中身についてどうまとめるべきかがわからない場合には、現在わかっている項目や移転の概要をまとめてオフィス移転業者に相談してみましょう。
RFPの具体的な項目
ここでは、具体的にRFPに記載すべき項目をお伝えします。1点注意点としては、RFPには組織図や人員構成・現状図など、社内情報が多く含まれる場合がほとんどです。企業のセキュリティの考え方にもよりますが、配布するRFPの項目に情報管理(守秘義務)の項目を追加しておくことで情報漏えいの対策をしておきましょう。
プロジェクト要項
プロジェクト概要
プロジェクト名称
発注元
プロジェクト概要・目的
体制
移転元建物概要
移転先建物概要
スケジュール
依頼業務内容
提案書の提出要項
提案スケジュール
説明会
質疑応答
現場調査
プレゼンテーション
提出書類
提案書の必要な項目
選考について
選考基準
結果通知方法
予算
配布予定資料
支払・契約について
支払条件
契約条件
提案書作成における条件
守秘義務
参加辞退の場合
見積範囲
見積書書式
値引き計上について
一式計上について
通貨
見積書の修正
契約代印紙
その他(提案にかかる費用、提案書の取り扱い、担当変更についてなど。)
オフィス要項
コンセプト、キーワードなど
ヒヤリングデータ
その他要望
組織図、人数
現状レイアウト図(別紙になることが多い)
移転先ビルデータ(別紙になることが多い)
オフィス要件をきちんとまとめることで、よい提案につながります
プロジェクトの細かい決まりやスケジュールなどは、ベンダーコントロールを的確に行うことでトラブルを未然に防ぐという点においてもちろん重要ですが、よいオフィスを作るという点においては、オフィスに求めることや要件などをきちんとまとめているとニーズがうまく伝わり、的確な提案をしてもらいやすくなります。とはいえ、オフィスに求めることや優先順位、目的をどうまとめたらよいかわからないという方も多いかと思います。コニカミノルタをはじめ、RFPのまとめ方やオフィス要件の洗い出しからお手伝いできる業者もありますので、まずは相談してみる形もおすすめです。
オフィス移転の業者選びに悩んでいませんか？ 業者からの良いプレゼンを引き出すためには、提案依頼書(RFP)の作成がキーとなります。多くの企業の提案依頼書を見てきたからわかる、書き方のコツをまとめました。
