オフィス移転を考えるとき、気になるのがその費用。引っ越しにかかるコストをシュミレーションするためには、費用が発生するポイントや実際の相場を確認するところからはじめてみましょう。なかでも注意しておきたいのが、原状回復にかかる金額です。思わぬ出費で慌てないために、オフィス移転にかかる費用と注意したいポイントをお伝えします。

オフィスを移転するとどんな費用が発生する？

オフィスの移転費用を概算するためには、どんな項目で料金が発生するのかを知っておく必要があるでしょう。企業規模や業種によって異なる点もありますが、一般的なオフィス移転において、以下のような3つの項目で予算を計上してみましょう。

1. 退去に関するもの

まずは、今利用しているオフィスを整理し、退去準備にかかる費用を見積もります。なかでも、コストがかかりやすいのがオフィスを立ち退く際の原状回復（借りた際の状態に戻すこと）です。また、退去日までの家賃や光熱費なども事前に予算を立てておくとよいでしょう。

参考

・借りる前に必ずおさえておきたい、オフィス賃借の原状回復義務

2. 引っ越しに関するもの

続いて、新しいオフィスに必要な機材を運び入れる費用を確認します。現在使っているデスクや書類棚を含む什器、保管されている書類、パソコン・プリンターなどの電子機器など、運び出しから設置までにかかる費用を見積もってみましょう。一般的な相場としては、社員1人あたりにかかる移転費用として2～3万円、重量物のみの運搬費用（200㎏まで）としては3～5万円の予算が必要です。移転を機に、大型の機器類を買いなおす場合には、古いものを廃棄するための費用も計上しておきましょう。地域によって異なるものの、廃棄に関しては2tトラック１台分で8～10万円程度が目安です。

3. 新しいオフィスに関するもの

新しいオフィスの利用にあたっては、保証金を含む契約金などがかかりますが、移転時にはさらに、環境整備にかかるコストを計上しておく必要があります。内装工事にかかる費用はもちろん、コンセント工事やセキュリティドアなどの設置にかかる工事、空調や照明・防災設備の設置工事など、それぞれに費用がかかるため、事前の確認が必要です。
加えて、レイアウトの変更によって生じる追加する什器の購入にも費用がかかります。フリーアドレス用のデスクやミーティングテーブル、それに合わせた事務用のイスも必要でしょう。ロッカーやキャビネット、リフレッシュスペースに設置する家具類など、デザインに合わせた新規什器の費用も計上しておきましょう。
さらに、電話やインターネットの開設といったインフラ整備に加え、内装工事や看板設置などの細かな工事費用もかかります。一般的に、社員1人あたりの電話・インターネット整備費用は、5～10万円が目安となりますが、電気配線や電話配線、ネットワーク配線工事においては、それぞれ別の業者を選ぶより、ワンストップで一括依頼ができる業者を選ぶと、コスト削減になるでしょう。
新しいオフィスで業務ができる環境を整えるにあたり、後になって思いがけない出費があるかもしれません。予備費用を用意し、余裕を持って対応できるようにしましょう。

注意しておきたい原状回復にかかる費用の相場

オフィス移転に関して必ずおさえておきたいのが、旧オフィスの原状回復にかかる費用です。オフィス移転費用のなかでも、意外と大きな割合を占めるケースが多いものの、事前のシミュレーションでは、甘く見積もってしまいがちです。最終的に予算の大幅な超過とならないように、慎重に確認したうえでオフィス移転の準備を始めるとよいでしょう。
オフィスの原状回復は、「坪単価×オフィス面積」で計算することが一般的です。通常のオフィスであれば１坪当たり5～8万円、中・大規模オフィスでは5～10万円を目安としておくとよいかもしれません。ただし、工事個所や立地によっても金額が異なり、加えて業者によってもかなり幅があるというのも実情です。場合によっては、100坪以下の中・規模オフィスで、原状回復に100万円以上かかることも十分ありえるでしょう。条件によっても回復個所や項目が異なるため、契約内容を確認しておくことが大切です。

事前に確認しておきたい原状回復の条件

原状回復にかかる費用を計上する際に、知っておきたいのが国土交通省により定められたガイドラインの内容です。原状回復とは「賃借人の居住、使用により発生した建物価値の減少のうち、賃借人の故意・過失、善管注意義務違反、その他通常の使用を超えるような使用による損耗・毀損を復旧すること」とされており、必ずしも「賃借人が借りた当時の状態に戻すことではない」ことが明確化されています。
つまり、賃借人はもとあった状態に戻す義務を負っているものの、それは「通常の使用を超えるような」部分についてであり、使っている限り必ず発生する損耗についての回復義務はありません。ただし、契約内容によっては条件が異なる場合もあるため、解約前に必ず確認し、どの程度の回復が想定されているのかを具体的に聞いてみると良いでしょう。また、新しいオフィスとの契約においても、原状回復の項目は事前に確認しておくことをおススメします。

オフィス移転を成功させるポイント

オフィス移転には、コストだけでなく何かと手間がかかるものです。どんな理由で移転を決めたとしても、この機会に業務効率を高められるようなオフィス環境を整えたいところ。移転作業をスムーズに進めるためにも、オフィス移転を成功させるためのポイントを考えてみましょう。

移転目的を明確に

オフィス移転は、企業の利益にも大きく影響するプロジェクトのひとつといえます。求めるゴールに、より近い結果となるように、そもそも「オフィスをなぜ移転するのか」という理由を明確にしておくことが大切です。オフィス移転の手続きは煩雑で、物件探しから現オフィスの原状回復、引っ越しに至るまで長丁場になることも珍しくありません。移転に関する交渉や決断が求められるとき、さまざまな場面で指標となってくれるのが当初の移転目的です。たとえば、「社員が増えてオフィスが手狭だから」と移転を決意したのに最終的に「家賃が安い」という理由で数㎡しか広さの変わらないオフィスを選んでしまうのは良い選択とは言えません。こうした事態を防ぐためにも、移転目的は明文化し、関係者全員で共有しておきましょう。

契約内容をよく確認する

移転を実施するためのタイムスケジュールを考えるうえで、欠かせないのが契約内容のチェックです。特に、現在借りているオフィスの契約内容を細かくチェックし、契約期間や原状回復の条件などを確認してみましょう。引っ越しスケジュールを決めてしまってから中途解約金の存在を知った……、なんてことになれば、余計なコストがかかってしまいます。こうした契約期間の確認とともに、原状回復についても指定の業者があるのかどうか、あるいはその範囲が先に挙げたガイドラインに沿った良心的なものかどうか、といったポイントで契約書を見直してみましょう。同時に、そうした項目は新しいオフィスの契約においても確認しておくようにしましょう。

第三者への相談

さまざまな手続きや契約が必要となるオフィス移転ですが、なかには専門的な知識が不足しているがゆえに、トラブルに発展するケースもあります。しかし、専門家でない限り、適正な見積かどうか、不利益な契約内容になっていないかを判断するのは容易ではありません。そこで、おススメしたいのが第三者への相談です。たとえば、原状回復費用の減額を手がけているコンサルティング会社を利用したり、退去から移転完了までトータルで契約等をサポートしてくれるオフィス移転のプロに依頼したりするのもよいでしょう。もちろん、契約内容があまりにもおかしいと感じた場合は、弁護士、行政書士など法律家に相談してみましょう。

参考記事

・成功の鍵を握る！オフィス移転時の業者選びでおさえておきたいポイント
・オフィス移転で成功する業者を選ぶために活用したい提案依頼書（RFP）とは？ 作成するメリットや必要な項目を紹介

そのほか、まず移転についてどのように進めたらよいのかをざっと確認しておくこともおススメします。以下の移転マニュアルなどで、移転の進め方や手続きを確認しておきましょう。

退去作業をスマートにこなして気持ちよく新しいオフィスへ！

オフィス移転というと、新オフィスに関する手続きや費用のことで頭がいっぱいになってしまうかもしれません。しかし、退去時にもコストや手間がかかるため、入念な計画を練っておく必要があります。無駄なコストを省き、より快適なオフィス空間となるような項目で予算を確保したいものです。

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