『オフィス移転マニュアル』
計画策定の進め方～設計・デザインから移転当日まで全行程を網羅。自社の大規模移転や100社以上のサポート経験をもとに具体的な実施内容や進め方のポイントを解説！ぜひご覧ください。
「今のオフィスが手狭になってきた」
「多様な働き方に対応できるオフィスにしたい」
「オフィスの契約更新時期が近づいている」
このような理由から、オフィス移転を検討し始めていませんか？オフィス移転によって現状の課題を解決できるのか、具体的にどのようなメリットを得られるのか、気になっている方も多いでしょう。
今回は、オフィスを移転する7つのメリットと移転時の注意点について解説します。オフィス移転のメリットを引き出すためのポイントとあわせて見ていきましょう。
目次
オフィスを移転する7つのメリット
オフィスを移転することにより、数多くのメリットを得られます。中でも顕著な効果が表れやすいのが次の7点です。
従業員のモチベーションが向上する
オフィスを移転することで働く環境が一新され、従業員は気持ちを新たに業務に取り組むことができます。移転先の環境によっては、移転前のオフィスよりも設備などが改善され、仕事を進めやすくなる場合もあるでしょう。
とくに内勤の従業員にとって、オフィスは1日の大半を過ごす場所です。移転前よりも広くきれいなオフィスで働けることにより、従業員のモチベーションを高める効果が期待できます。
業務効率化を実現しやすくなる
移転に伴い機能性の高い設備を導入したり、動線を考慮したレイアウトに変えたりすることで、業務効率を高めることができます。連絡を取り合うシーンが多い部門同士を隣接させたり、頻繁に活用する機器を誰もが使いやすい場所に設置したりすれば、従業員がスムーズに仕事を進められるからです。
業務フローや重要度の高い機器は、時代とともに移り変わっていくケースが少なくありません。現在のオフィスが抱えていた課題を解決することにより、業務効率化を実現しやすくなることはオフィス移転のメリットの1つといえます。
社内コミュニケーションの活性化に寄与する
デスクのレイアウトを工夫したり、リフレッシュスペースを設置したりすることで、従業員同士のコミュニケーションを促す効果が期待できます。社内コミュニケーションが活性化し、活気のある職場づくりを実現しやすくなるでしょう。
近年は簡易的なミーティングが可能なハドルルームや、従業員が毎日違う席で仕事を進めるフリーアドレスなどを導入する企業も増えています。会話を交わしやすい職場環境は、従業員にとっても魅力的に映るはずです。
コスト削減効果が見込める
移転先の家賃や什器の見直しなどにより、コスト削減を実現できる可能性があります。オフィスの規模を縮小した場合、光熱費の抑制にもつながるでしょう。
日頃の業務でかかるコストの中には、オフィスの構造上削減できる範囲に限度があるものもあるはずです。たとえば、過ごしやすい社内の環境を維持するには、空調を止めるわけにはいきません。現状の人員や今後の事業計画に合った適切な広さのオフィスへ移転することにより、コストの最適化を図る効果が期待できます。
企業イメージの向上につながる
移転先のオフィスが現状と比べて明らかなダウングレードではない限り、オフィス移転に踏み切る企業は業績好調と見なされるケースが多いでしょう。新しいきれいなオフィスに移ることで、来客に与える印象も良くなると考えられます。
こうした外部に与える印象は、企業イメージを決定づける重要な要素といえます。企業イメージが向上し、今後の取引をより有利に進めやすくなることは、オフィス移転によって得られるメリットの1つです。
優秀な人材を集めやすくなる
古めかしく窮屈そうに見えるオフィスよりも、新しく広々としたオフィスで働きたいと考えるのは自然なことです。オフィス環境が改善されることにより、優秀な人材を確保しやすくなる効果が期待できるでしょう。
就活生を対象とした調査によれば、企業選びにおいてオフィス環境を重視していると回答した就活生は全体の85％以上にのぼります（※）。オフィス環境は、人材採用を有利に進める上でも重要な要素の1つとなっているのです。
※参考：株式会社アーバンプラン 「就活生の企業選びの基準と採用に向けた企業側の対策」に関する調査
安全性の向上・防災対策につながる
一般的に、築年数が浅いオフィスビルのほうがセキュリティや防災対策が充実しているケースが多く見られます。古いオフィスビルの場合、現在適用されている耐震基準を満たしていない可能性も否定できません。
実際に災害が発生した際の避難経路の確保など、近年の防災対策は基準が厳格化されています。新しいオフィスへと移ることは、従業員の安全を守り、安心して就業してもらうためにも重要なポイントといえるでしょう。
オフィス移転時の注意点
オフィス移転時には、いくつか注意しておきたいポイントがあります。オフィス移転をスムーズに進め、トラブルなく移転を終えるためにも、次の注意点を必ず押さえておきましょう。
移転計画を事前に策定しておく
オフィスの規模にもよりますが、一般的にオフィス移転には半年程度の期間が必要といわれています。移転に向けて計画を立て、必要な準備を整えた上で進めなければなりません。
オフィス移転に伴うさまざまな作業や手続きは、通常業務と同時並行で進めることになるはずです。移転に必要な作業が滞ったり、業務に支障をきたしたりすることのないよう、移転計画を事前に策定しておく必要があるでしょう。
想定外のコストがかかる可能性がある
オフィス移転は、単純に旧オフィスから新オフィスへと物品を運び込めば完了するものではありません。設備の入れ替えや内装工事、配線工事、退去に伴う原状回復工事など、さまざまな費用が発生します。
移転計画を立てて予算を計上していたとしても、実際に工事を始めたところ想定外のコストが発生することもあるでしょう。思いのほかコストがかかるリスクがあることを念頭に置き、予備費を確保しておくことが大切です。
従業員の協力が不可欠
オフィス移転は一大イベントです。移転プロジェクトチームなどを結成したとしても、限られた人数のプロジェクトメンバーだけですべての作業を担うのは現実的ではありません。従業員にも移転作業に協力してもらい、負担を分散させていく必要があります。
従業員の強力を得るには、移転の目的や具体的な進め方について周知することが大切です。従業員が不安や不満を抱えることのないよう、共有すべき情報はきちんと伝えていくスタンスで臨みましょう。
移転先の物件によっては新たな制約が生じることも
移転先の物件によっては、建物の構造上レイアウトが制約されてしまうこともあります。事前に計画していたレイアウトに重大な見落としや欠陥があれば、かえって使いづらいオフィスになってしまう可能性もゼロとは言い切れません。
オフィス移転によって環境が改善されるケースも多い一方で、思わぬ制約が増えてしまうこともある点に注意しましょう。オフィスのデザイン面だけでなく機能性も考慮し、必要に応じて従業員の意見も取り入れて移転先を選定することが大切です。
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