『オフィス移転マニュアル』
計画策定の進め方～設計・デザインから移転当日まで全行程を網羅。自社の大規模移転や100社以上のサポート経験をもとに具体的な実施内容や進め方のポイントを解説！ぜひご覧ください。
オフィス移転時には多くの工程を同時並行で進めることになります。物件選定や解約手続き、内装・設備工事、引っ越し業者の手配、社内外への案内、各種届出、移転後の確認作業などを抜け漏れなく実施することが大切です。
本記事は、移転担当者様や総務部門担当者様がオフィス移転のスケジュールをはじめ、必要な手続き等をご確認いただける完全ガイドです。本記事をお読みいただくことで、必要な準備から業者選び、移転後にやるべきことまで、オフィス移転の全体像を把握できます。
目次
オフィス移転全体の流れ
はじめに、オフィス移転に伴って発生する工程を整理します。オフィス移転全体の流れをつかみましょう。
移転時の主な工程
オフィス移転時に発生する主な工程は次のとおりです。
| 工程 | 概要 |
|---|---|
| 現オフィスの課題整理 | ・スペースやレイアウト上の課題 ・設備やインフラ上の課題 ・建物に関する課題（免震・制震など） ・立地に関する課題 ・動線など運用上の課題 ・コスト面の課題 |
| 移転目的の明確化 | ・課題の優先順位付け ・移転による成果指標の設定 |
| 新オフィスの物件探し | ・新オフィスに求める条件の整理 ・情報収集 ・内見 ・契約 |
| レイアウト・内装・設備計画 | ・ゾーニング計画 ・内装コンセプト策定、空間デザイン、家具選定 ・IT/通信環境整備計画 ・空調設備計画 ・防災設備計画 |
| 引っ越し業者の選定 | ・見積もり依頼 ・現地調査対応 |
| 原状回復工事 | ・回復義務範囲の確認 ・指定業者の有無確認 ・スケジュール策定 |
| 社内外への案内 | ・取引先への案内 ・パートナー企業への案内 ・従業員への案内 |
| 各種届出 | ・関係省庁などへの届出 |
| 移転後の確認・改善 | ・従業員によるフィードバックの収集 ・動線、レイアウトの調整 ・運用ルールの策定、見直し |
オフィス移転時に総務部門が担う役割
移転プロジェクト全体を把握し、諸手続きや届出を漏れ・滞りなく進めるのは総務部門の役割です。
【オフィス移転準備のための総務タスク】
・解約手続き・原状回復工事の手配
→引渡日を確定させ、原状回復工事を行う内装業者を選定・手配する
・新オフィスの工事手配
→移転後すぐに業務を開始できるよう、各種手配を進めておく
・引っ越し業者の手配
→引っ越し業者の選定、見積もり依頼、契約の締結を進める
・各種変更手続き
→電気・ガス・水道や通信関係、金融関係の住所変更手続きを進めておく
・移転マニュアルの作成
→社内向けの移転マニュアルを作成し、説明会などを開催して周知を図る
・取引先への案内
→送付先のリストアップ、挨拶状の手配などを進める
オフィス移転に向けた準備
オフィス移転前に進めておくべき準備事項として、次の4点が挙げられます。
現オフィスの解約手続きと原状回復工事の手配
現オフィスのオーナーや管理会社に解約を申し出ます。解約予告は契約内容によって異なるものの、一般的には退去日の6カ月程度前のケースが多いでしょう。ここでのポイントは、物件から完全に退去する日＝「引渡日」を確定させることです。
引渡日が確定し次第、原状回復工事を依頼する業者の選定や見積もり取得を進めます。次の3点は見落としやすいポイントのため、必ず事前に確認しておきましょう。
【原状回復工事を手配する際の注意点】
・内装工事業者が指定されている場合がある
・敷金・保証金の返還有無を確認しておく
・解約後の精算方法を問い合わせておく
新オフィスの工事手配・レイアウト・什器の手配
新オフィスの物件が確定し次第、次の手配を進めます。
・レイアウト図の作成
・現オフィスから移動させる什器の決定
・新たに購入する什器の選定
・廃棄する物品の選別
・電気通信工事の手配
新オフィスのコンセプトや移転の目的にもよりますが、什器をすべて新調するとコストがかさむ原因になりがちです。現オフィスで使用している什器を流用できないか、購入する場合は状態の良い中古品はないか、といったことも視野に入れて検討することをおすすめします。
引っ越し業者の選定
オフィスレイアウトや搬送する什器が確定したら、引っ越し業者の選定を開始します。選定する際には価格だけを比較するのではなく、法人移転の実績やオフィス移転への対応力を確認しておくことが大切です。
なお、引っ越し業者ごとに対応可能な作業範囲が異なる点にも注意しておく必要があります。とくに「廃棄物処理対応」が可能か、「什器の分解・組立」にも対応しているか、といった点を必ず問い合わせておきましょう。さらに、運送中の機材やデータ破損のリスクに備え、運送業者賠償責任保険への加入状況や、セキュリティ体制を確認しておくことをおすすめします。
移転マニュアルの作成・周知
社内向けの移転マニュアルには、次の事項を明記しておく必要があります。
・移転スケジュール
・部署ごとの役割分担
・新オフィスのレイアウト
・荷造りルール
・当日の動き
マニュアルは配布するだけでなく、社内説明会などを開催して周知することが重要です。質疑応答を通じて従業員の疑問点や不明点を解消することによって、スムーズな移転と移転後の業務再開につながります。移転後のオフィスにおける通信環境や新たな運用ルールを事前に周知して、トラブルを未然に防ぎましょう。
オフィス移転にかかる費用の内訳
オフィス移転にかかる費用は、大きく4つに分けられます。
・新オフィスへの入居に伴う費用
・現オフィスの退去にかかる費用
・引っ越し・廃棄・告知などにかかる費用
・その他の費用
それぞれ費用の内訳を見ていきましょう。
新オフィスへの入居に伴う費用の内訳
【入居時にかかる費用一覧】
・敷金・礼金
・仲介手数料
・保証料
・前賃料
・内装工事費
・設備工事費
・備品・什器購入費
・火災保険料
なお、独自性の高いレイアウトにする場合や、デザイン性の高い内装にする場合などは、内装工事費や設備工事費が別途かかる可能性があります。
現オフィスの退去にかかる費用の内訳
現オフィスの原状回復工事費と、退去日までの賃料がかかります。
オーナーや管理会社が工事業者を指定している場合、見積もりが高額になる可能性があります。自社で手配した業者と組み合わせて分離発注できないか、交渉してみるのも1つの方法です。
引っ越し・廃棄・告知などにかかる費用の内訳
引っ越し費用に加え、物品の廃棄や移転告知などにも費用がかかります。見落としやすい費用のため、抜け漏れのないようオフィス移転予算に組み込んでおきましょう。
【見落としやすい費用の例】
・不用品廃棄費用
・移転告知費用（挨拶状制作費・発送料など）
・届出書類作成費用
・住所表記変更費用（名刺・封筒・パンフレット・ホームページなど）
オフィス移転のコストを抑えるポイント
オフィス移転にかかる費用を抑えるポイントとして、次の5点が挙げられます。
1.複数業者から見積もりを取る
2.工事関連の作業をできるだけ1社にまとめる
3.使える什器は再利用する
4.中古什器の活用も検討する
5.オフィス移転サービスを活用する
このほか、契約から一定期間内は家賃が無料になる「フリーレント」のオフィスを優先的に探したり、引っ越し業界の繁忙期（一般的に2〜5月）を避けることで引っ越し費用を抑えたりする方法もあります。
オフィス移転を専門業者やコンサルに依頼するメリット
オフィス移転を専門とする業者や、オフィス移転コンサルに依頼することで、具体的にどのようなメリットを得られるのでしょうか。
専門業者に依頼するメリット
オフィス移転業者を活用する主なメリットは、次の3点です。
■契約・手続き・工事などの専門知識を活用できる
移転に伴う契約関係の進め方や必要な諸手続き、工事業者の手配には専門知識が必要です。オフィス移転の工程全体を、専門的な知見を備えた業者にサポートしてもらえることは大きなメリットといえます。
■スケジュール管理を任せやすい
一般的に半年程度の期間を要するオフィス移転には、厳密なスケジュール管理が欠かせません。専門業者に移転計画を立ててもらえること、工程管理を適切に実施してもらえることは、専門業者に依頼するメリットの1つです。
■内装・設備・引っ越しなど複数業者の窓口を一本化できる
オフィス移転には多方面の業者が携わることになります。専門業者に各業者とのやり取りを代行してもらえるため、自社の窓口が一本化され、移転担当者の手間や労力を大幅に削減できるでしょう。
オフィス移転コンサルに依頼するメリット
オフィス移転コンサルとは、オフィス移転に特化したコンサルテーションサービスのことです。オフィス移転専門業者よりも、さらに上流工程からサポートしてもらえる点に特徴があります。
■移転プロジェクト全体を任せやすい
オフィス移転の企画から移転完了まで、プロジェクト全体を一括して委ねられます。移転に関するアドバイスに留まらず、各業者とのやり取りなどの実務も含めて任せられる点がメリットです。
■社内担当者の負担を軽減できる
オフィス移転コンサルは社内担当者にとって心強いパートナーとなるため、時間的・心理的・物理的な負担が軽減されるでしょう。通常業務のための時間を確保しやすくなり、リソースに余裕が生まれます。
■物件選定・工事・什器・IT・レイアウトなどを横断的に相談できる
物件選定・内装工事・什器選定・ITインフラ整備・レイアウト作成は、本来であればそれぞれ異なる業者に発注するケースが多いでしょう。すべてのプロセスを横断的に相談できることは、オフィス移転コンサルに依頼するメリットの1つといえます。
■移転後の改善やフォローも受けられる
オフィス移転完了後も、什器の追加やレイアウト変更、不具合対応といったアフターフォローを受けられます。移転後のトラブルやイレギュラー対応も含めて相談できるため、新オフィスでの業務を安心して始められるでしょう。
■働き方や組織課題に合わせた空間設計を相談できる
自社が目指す働き方や組織風土などを踏まえた「空間コンサルティング」を受けられます。オフィス移転を組織の課題解決や理想とする環境づくりにつなげたい事業者様にとって、大きなメリットといえるでしょう。
依頼時に注意しておきたいこと
外部業者にオフィス移転を依頼する場合、次の点に注意する必要があります。
■外部委託費用が発生する
外部業者に業務を依頼する以上、必然的に委託料がかかります。担当者の負担軽減や時間・費用の削減につながるか、費用対効果を慎重に見極めましょう。
■自社の課題に合う事業者を選ぶ必要がある
業者ごとに強みや得意分野が異なるため、自社の課題解決に適した事業者を見極める必要があります。
■安さだけで選ぶと、必要なサポートを受けられない可能性がある
対応可能なサポート範囲は業者によってまちまちです。価格面だけで比較せず、自社にとって必要なサポートが含まれているか十分に確認しましょう。
■依頼範囲を明確にしないと、追加費用や認識違いが生じる
依頼できる業務範囲をよく確認しておくことも重要です。依頼後に対応範囲外の業務が発覚すると、追加費用が発生する可能性があります。
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