目次
クリアデスクを推進する手順
クリアデスクは、単に「デスク上にものを置かないようにしましょう」と伝えるだけではなかなか徹底されません。次の手順に沿って計画的に進めていくことが大切です。
1. ルールを策定する
はじめに、クリアデスクに関するルールを策定します。どういった状況・タイミングでクリアデスクの実践が求められるのか、デスク上に放置してはならない物品や書類は何か、片付けたものをどのように保管するのか、といった具体的なルールを定めることが大切です。
クリアデスクに関するルール策定は、情報セキュリティ対策の一環として取り組むのも1つの考え方です。仕組みと運用方法の両面から対策を講じることで、より強固なセキュリティレベルの実現につながるでしょう。
2. ルールを周知する
次に、策定したルールを社内に周知します。単に新たなルールとして伝えるのではなく、クリアデスクを実践する目的や背景を理解してもらうことが大切です。目的が共有されることによって、必要とされている行動を従業員が各自で考えやすくなります。
また、オフィスの実態に即して「何を変える必要があるのか」を具体的に伝えることも重要なポイントです。退勤するとき・一時的に離席するときなど、実務で起こり得る状況の具体例を挙げながら必要な対策を丁寧に伝えましょう。
3. 各自で整理・分類・収納方法を決める
ルールに沿って、従業員が各自のデスクの状況に応じた整理・分類・収納方法を考えていきます。整理整頓に役立つファイルや引き出し内収納など、必要な備品はあらかじめ準備しておくか、従業員に申請するよう伝えましょう。
収納場所が不足しているようなら、不必要な書類や物品の廃棄も視野に入れて検討します。機密情報や個人情報が記載された書類はシュレッダーにかけるなど、適切な廃棄方法も含めて周知することが大切です。
4. 定期的に実施状況をチェックする
クリアデスクのルールどおりに運用されているか、定期的にチェックします。退勤時のデスクの状態を各従業員が自己チェックするとともに、担当者によるダブルチェックを行うなど、実施状況を把握しておくことが大切です。
チェック結果は個別もしくは全体向けにフィードバックし、必要に応じて改善を促します。また、ルールが現場の実態に合わないことが判明した際には、適宜ルールを再確認したり、状況によってはルールを見直したりする必要があるでしょう。
クリアデスクの定着を妨げる要因
クリアデスクは社内美化の面からも、セキュリティ対策の面からも重要な取り組みですが、なかなか定着しないことも少なくありません。クリアデスクの定着を妨げる要因として、次の3点が挙げられます。
要因1：収納スペースが不足している
備品や書類などを収納できるスペースが不足しているために、デスク上にものを置かざるを得なくなっている可能性があります。各従業員のデスクに付帯している引き出しや、共用のキャビネット、個人用ロッカーなどが適切に確保されているか確認しましょう。
一方で、収納すべき物品が増えすぎていることもクリアデスクを実現しにくくなる大きな要因の1つです。不要なものは捨てるよう徹底したり、収納場所を決めて使ったら元の場所に戻すようルール化したりすることで、収納スペースを削減する工夫が求められます。
要因2：紙媒体によるやり取りが多い
日々の業務で大量の書類が発生し続けていると、必然的に多くの保管スペースを割くことになります。また、書類の管理が煩雑になりやすく、デスク上に書類が山積みになっていく原因にもなりがちです。
紙媒体の書類には、紛失や汚損、盗難などのリスクが付き物です。紙に都度印刷する習慣を抜本的に見直し、データで完結できる業務を増やしていくことも1つの解決策となるでしょう。
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要因3：セキュリティ意識が十分に高まっていない
デスク上が雑然とした状態は、情報セキュリティ上の直接的なリスク要因となり得ることが十分に認識されていない可能性があります。デスク上にものや書類が常に置かれていること自体が、重大なインシデントの原因になるという実感は湧きにくくなりがちです。
また、クリアデスクを実践しなくてもこれまでどおり業務を進められるため、優先順位が下がりやすいという側面もあります。クリアデスクは見た目上の整理整頓ではなく、情報セキュリティ対策の一環でもあることを十分に理解してもらう必要があるでしょう。
クリアデスクの定着に向けた3つの対策
クリアデスクを実現し、社内に定着させていくために講じておきたい対策を紹介します。次に挙げる3点を着実に実行して、クリアデスクを習慣化しましょう。
対策1：個人ロッカーの設置
個々の従業員が活用できるロッカーを設置し、使用方法に関するルールを設けるのは有効な対策です。離席時や退勤時にはデスク上のものを個人ロッカーに必ず収納するよう徹底しましょう。
クリアデスクが定着しにくくなる要因の1つが、「ものをしまっておく場所がない」という点です。個人ロッカーを増設し、こうした課題を解消することで、クリアデスクがより現実的な施策として従業員に受け入れられやすくなります。
対策2：ペーパーレス化を推進する
紙の書類をデータ化し、ペーパーレスで業務を完結できる仕組みを整えるのも効果的な対策です。紙に印刷された書類が削減されるため、デスク上に書類が放置されるリスクを抑えられます。
ペーパーレス化の推進によって、場所を問わず業務を進められる体制を整えられることも大きなメリットです。テレワークやハイブリッドワークを導入している企業においては、クラウド経由で書類のデータを共有できるようになり、業務効率が向上するでしょう。
対策3：フリーアドレスを導入する
固定席を設けないフリーアドレスのオフィスへ移行し、クリアデスクを前提にオフィスを運用するのも1つの考え方です。従業員の個人用デスクが廃止されることによって、退勤時には必然的にものを片付ける習慣が身につきます。
フリーアドレスにはこれ以外にも多くのメリットがありますが、導入にあたって固定席とは異なるルールを定める必要があります。運用ルールを明確に定め、必要に応じて柔軟にルールを見直していくことにより、フリーアドレスのメリット面を効果的に引き出しましょう。
まとめ：クリアデスク・クリアスクリーンの徹底化を図ろう
クリアデスクとクリアスクリーンは、いずれもオフィスの情報セキュリティを向上させるための重要な取り組みです。機密情報や個人情報の漏えいを防止する効果が高まるだけでなく、業務効率の向上や来訪者のイメージアップにもつながります。クリアデスク・クリアスクリーンを実践して、使いやすく集中できるオフィスを目指してみてはいかがでしょうか。
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