フリーアドレスと固定席はどっちがいい？メリット・デメリットを徹底比較｜コニカミノルタのオフィスデザイン・移転ソリューション

固定席・フリーアドレスのどちらが向いているか判断する基準

ここまでに見てきたとおり、固定席とフリーアドレスにはそれぞれ特有のメリット・デメリットがあります。どちらの座席運用が自社に向いているのか判断する際には、オフィスづくりの目的やコンセプトに立ち返って検討することが大切です。目的に応じた判断基準を見ていきましょう。

部門を超えたコラボレーションを重視したい場合

社内コミュニケーションを活性化し、部門間を横断したコラボレーションを創出したい場合には、フリーアドレスが適しています。固定席を廃止することで、必要に応じて部門を問わず集まって仕事を進められるからです。また、偶発的なコミュニケーションから新たなアイデアが生まれることもめずらしくありません。

たとえば、商品企画の担当者と営業担当者が日頃からコミュニケーションを交わすことは、相互理解を深める上で非常に重要なポイントです。企画担当者は営業担当者が顧客から挙がった意見や要望を共有できるほか、営業担当者は商品の企画趣旨やコンセプトを深く理解した上で営業活動に取り組めるでしょう。

多様な働き方を実現したい場合

テレワークや時差出勤といった多様な働き方を推進したい場合は、フリーアドレスが向いています。従業員が働き方や仕事に取り組む場所を自律的に判断するワークスタイルと、自由度が高く柔軟なフリーアドレスによる座席運用は親和性が高いからです。

また、集中エリアや多目的スペースなどを設けることで、従業員は状況に応じて適した仕事環境を選択しやすくなります。結果として仕事に集中しやすくなり、生産性が向上することも十分に考えられるでしょう。

オフィスのダウンサイジングを目指したい場合

オフィスのダウンサイジングを検討している事業者様には、フリーアドレスの導入をおすすめします。オフィスの在席率が従来よりも低下する可能性が高いことから、固定席を廃止することでスペースを有効活用しやすくなるからです。

例えば、週の半分をテレワーク、残りを出社での就業に充てる場合、オフィスに必要な座席数は単純計算で従来の半分になります。座席数が半減すれば、オフィスの床面積を現状より大幅に縮小できるでしょう。

紙の書類を扱う頻度が高い場合

業務の特性上、紙の書類を高い頻度で扱う場合には、固定席が適しています。とくに機密文書を多く扱う部署においては、フリーアドレス環境下でセキュリティをどう確保するかが課題になりがちです。

ただし、フリーアドレスの導入と並行してペーパーレス化を推進するのであれば、必ずしも固定席にこだわる必要はありません。紙の書類の扱いが懸念される場合には、ペーパーレス化の推進もあわせて検討してみてはいかがでしょうか。

部署やチーム内での密なコミュニケーションが必要な場合

部署内・チーム内でのコミュニケーションを重視したい場合は、固定席が適しています。とくに所属メンバーの人数が限られている小規模なチームであれば、かえって固定席のほうがコミュニケーションを取りやすいケースも多いからです。

フリーアドレスを導入した場合、同じ部署・チームに所属しているメンバー同士が集まって仕事に取り組むとは限りません。誰がどこに座っているのか把握しにくくなり、むしろコミュニケーションを交わしにくくなることが懸念されます。

OA機器やデスクトップPCが必須の場合

大型のOA機器やデスクトップPCを業務で頻繁に利用する職種は、固定席向きといえます。業務に必要な環境を身軽に持ち運べないことから、「出力された書類を取りに行く」「共有キャビネットまで書類を取りに行く」といった手間が増える可能性があるからです。

こうした職種で無理にフリーアドレス化を推進した場合、常に同じ座席を使用する従業員が増えることが懸念されます。実質的に座席が固定され、フリーアドレス化の意味が薄れてしまうことにもなりかねません。

グループアドレスという選択肢も視野に入れて検討する

フリーアドレスの導入はハードルが高いと感じる場合には、グループアドレスの採用も視野に入れて検討しておくとよいでしょう。グループアドレスとは、部署やチーム単位で固定席を廃止する座席運用のことです。部署・チームごとのまとまりは保持されるため、セキュリティ上の懸念が緩和されるというメリットがあります。

たとえば、部門内でのコミュニケーションを重視したいものの、柔軟な働き方は推進していきたい、といったケースでは、グループアドレスの採用をおすすめします。固定席とフリーアドレスのそれぞれのメリットを取り入れつつ、デメリットを補いやすくなるからです。

固定席とフリーアドレスの特性をそれぞれ理解しておこう

固定席とフリーアドレスにはそれぞれメリット・デメリットがあるため、オフィスづくりの目的や解決したい課題に合った座席運用を選択する必要があります。状況に応じてグループアドレスを採用することにより、固定席とフリーアドレスのメリットをバランス良く引き出すのも１つの方法です。今回紹介した判断基準を参考に、自社に適した座席運用を見極めてください。

コニカミノルタジャパンでは、働く環境・働き方・コストの最適化をトータルで実現する「空間コンサルティング」を提供しています。目的や課題に応じたオフィスづくりはもちろんのこと、オフィス環境の変化が事前に掲げたコンセプトに沿ったものになっているか、課題解決につながったかを検証する効果測定も含めて対応可能です。固定席・フリーアドレスのどちらが自社に合っているか迷っている事業者様は、ぜひコニカミノルタジャパンにご相談ください。