目次
オフィス移転後にやるべきこと
新オフィスへの移転後は、次の3点を漏れなく実施する必要があります。
関係省庁などへの届出
| 届出先 | 提出物・届出内容 | 提出期限 |
|---|---|---|
| 年金事務所 | 適用事務所所在地・名称変更（訂正）届 | 移転日から5日以内 |
| 都道府県税事務所 | 事業開始等申告書 | 移転日から10〜15日以内 |
| ハローワーク | 雇用保険事業主事業所各種変更届 | 移転日から10日以内 |
| 法務局 | 本店・支店の移転登記申請 | 本店：移転日から2週間以内 支店：移転日から3週間以内 |
| 税務署 | ①給与支払事務所等の開設・移転・廃止の届出書 ②異動届出書 | ①移転日から1カ月以内 ②できるだけ早く提出 |
| 労働基準監督署 | 労働保険名称、所在地等変更届 | 移転日から10日以内 |
| 郵便局 | 転居届 | できるだけ早く提出 |
なお、所轄消防署に「防火対象物使用開始届」（内装工事を行う場合は「防火対象物工事計画届」）を提出する必要があります。提出期限は使用/工事開始の7日前です。
旧オフィスの原状回復と引き渡し
すべての物品を搬出後、原状回復工事を実施します。旧オフィスの管理会社・オーナーの最終確認後、賃貸契約が終了となります。敷金の返金有無や返金時期についても確認しておきましょう。
住所変更・取引先案内・Webサイト更新
期限が明確に決まっていない作業ですが、放置すると郵送物の不達や請求書・契約書作成時の混乱につながりかねません。取引先への案内やWebサイトなどの住所変更を漏れなく進めましょう。連絡が必要な取引先をあらかじめリストにまとめておくのが得策です。
オフィス移転をスムーズに進めるポイント
オフィス移転をスムーズに、トラブルなく進めるには、どのような点に留意すればよいのでしょうか。
タスクを一覧化してチェックリストで管理する
必要な手配や手続きの抜け漏れを防ぐには、タスクを一覧化したチェックリストを用意することをおすすめします。担当者、期限、依頼先、完了条件、関係書類、進捗状況を一覧で確認できるチェックリストを作成し、記入・共有しながら進めましょう。
オフィス移転/リニューアルに欠かせない項目をわかりやすくまとめたチェックリストをご用意しました。無料でダウンロードできますので、ぜひご活用ください。
期日を明確にし、前倒しで手配する
工事、什器、通信回線、引っ越し業者、各種届出などの手配・手続きは、遅延すると工程全体に影響を及ぼします。各タスクの期限を明確にし、余裕をもって進めることが重要です。
社内外への情報共有を徹底する
移転マニュアル、説明会、取引先案内、Webサイト更新など、情報共有の遅れは混乱につながります。とくに社内向けに説明する際には、移転当日の動きや新オフィスでの働き方などをきめ細かく共有しておくことが大切です。
必要に応じて専門サービスを活用する
オフィス移転は自社で進めることも不可能ではないものの、物件選びや工事の手配、レイアウトの検討、通信インフラの整備、各種届出、原状回復工事など、多くの専門領域が関わっています。通常業務と並行して進める負担を考慮すると、専門業者やオフィス移転コンサルに依頼するのも有効な選択肢といえるでしょう。
オフィス移転の進め方や押さえるべきポイントをまとめたマニュアルをご用意しました。ぜひご活用ください。
【資料の概要】
・移転1年前〜当日/移転後までの全体スケジュール
・各工程の解説
（移転計画の進め方、デザイン・施工、移転前後の手続き など）
・ポイント解説/チェックリスト付き
オフィス移転に関するよくある質問
オフィス移転に関するよくある質問をまとめました。不明点や疑問点の解消にお役立てください。
Q. オフィス移転はどのタイミングで検討すべきでしょうか？
「現オフィスが手狭になっている」「ビルの契約更新時期が近づいている」「働き方の多様化に伴い機能を充実させたい」「働き方の実態に合ったレイアウトに変更したい」といった要望があるようなら、オフィス移転を検討する時期として適していると考えられます。
Q. 新オフィスの入居審査はどのような基準で実施されるのですか？
入居審査の基準は、ビルオーナーごとに設けています。一般的には、業種や業績、資本金などが重視されるケースが多いでしょう。このほか、設立からの期間や代表者の信用情報、連帯保証人の有無などが審査結果に影響することもあります。
Q. オフィス移転によって実現できる働き方には何がある？
フリーアドレスやABW、ペーパーレス・ペーパーストックレス、テレワークなど、オフィスの機能性が高まることによって実現のハードルが下がる働き方は数多くあります。
コニカミノルタジャパンでは、全社員を対象としたテレワークと併用したオフィス活用を実践しています。社員のアイデアから生まれたコミュニケーション上の工夫を取り入れたオフィスを体感していただける見学ツアーを実施していますので、ぜひご参加ください。
Q. 移転後、スムーズに業務を進めるにはどのような対策が必要？
新オフィスの利用ルールや設備関連の案内を周知するオリエンテーションの場を設けるとよいでしょう。また、移転後アンケートを実施し、従業員の声を収集して課題点を抽出することをおすすめします。空調の効き具合など、実際にオフィスを運用してみないと改善が必要な箇所が判断できないこともあるからです。
Q. オフィス移転の成功事例が知りたいです。
コニカミノルタジャパンでは、オフィスデザインの企画立案から竣工まで、デザイナー、PM、営業が三位一体となってトータルサポートを提供しています。これまでにオフィス移転をご依頼いただいた企業様のうち、3社様の事例をご紹介します。
この他にも多数の実績がございます。オフィス移転＆デザインの豊富な事例をぜひご覧ください。
オフィス移転は全体設計とタスク管理が成功のカギ
オフィス移転を成功させるには、物件選びや引っ越し作業だけでなく、スケジュール、工事、社内調整、各種届出、移転後の確認までを一連のプロジェクトとして管理する必要があります。タスクの抜け漏れを防ぎながら、各業者との調整や社内外への情報共有を進めることが重要です。まずは移転の目的と全体像を明確にし、必要なタスクを洗い出したうえで、自社だけで対応する範囲と専門業者に依頼する範囲を整理しましょう。
コニカミノルタジャパンでは2013年から働き方改革に取り組み、テレワークの併用を前提としたオフィス活用を行ってきました。これからの働き方を体感していただける、オフィス見学ツアーを随時受け付けております。移転後の新オフィスのイメージづくりをしておきたい事業者様、オフィスのデザイン性と機能性の両立を目指したい事業者様は、ぜひ下記ページからお申し込みください。
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