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事務職にフリーアドレスを導入するメリット
事務職には固定席が必要不可欠と考えられているケースが見られる一方で、事務職にもフリーアドレスを導入している企業は多数存在します。事務職にフリーアドレスを導入する主なメリットは次の3点です。
多様な働き方に対応しやすくなる
フリーアドレスは、時差出勤やテレワークといった多様な働き方との親和性が高いオフィスレイアウトです。たとえば週のうち半分は在社、残りの半分はテレワークで業務に取り組む従業員がいる場合、固定席ではテレワーク中に空席が生じることになります。フリーアドレスであれば必要な座席数のみ用意すればよいため、空席を最小限に抑えられる点が大きなメリットです。
部門を超えた社内コミュニケーションが活性化する
完全フリーアドレスの場合、部門を超えた社内コミュニケーションが発生しやすくなるというメリットもあります。他部署の従業員と交流する過程で、各部署の状況をより把握しやすくなるケースもあるでしょう。多くの部署と関わる機会がある事務職にとって、こうしたコミュニケーションの円滑化が仕事を進めやすい環境の構築に資する可能性があります。
業務の効率化・合理化が促進される
フリーアドレス化を機に、業務の効率化や合理化が促されることもメリットの1つです。一例として、文書類のペーパーレス化とフリーアドレスをセットで推進するケースは多くみられます。その際、ペーパーレス化を推進する目的や必要性が明確に伝わり、現場の理解を得やすくなる可能性は十分にあるでしょう。
業務効率化に向けた取り組みに際しては、既存の業務フローの変更を余儀なくされたり、慣れ親しんできた仕事の進め方を変える必要に迫られたりします。フリーアドレス導入によって得られるメリットを各担当者に実感してもらうことは、業務改革の推進に向けた下地づくりとなり得る効果的なアプローチです。
事務職のフリーアドレス導入時の検討事項
事務職のフリーアドレス導入に伴い、前述したとおりさまざまな懸念や課題が生じることが想定されます。フリーアドレス導入時に検討しておきたい事項をまとめました。
書類の管理方法を十分に検討しておく
事務職が業務で扱う書類を、100％ペーパーレス化するのは現実的ではない可能性があります。書類の保管場所を確保するとともに運用ルールを策定し、社内に周知しましょう。
たとえば、離席時の対応など具体的なシーンを想定したルールを策定することが大切です。共有のキャビネットなどに書類を都度収納するルールを定める場合は、書類を取りに行く際の動線も考慮したオフィスレイアウトにする必要があります。
グループアドレスの採用も視野に入れる
セキュリティ面での懸念が残る場合には、部門や課、チーム単位での自由席とするのも1つの方法です。たとえば人事部であれば、部署内に限定した自由席とすることで重要情報が他部門に漏えいするリスクを低減できます。
また、部門内に限定した自由席であれば電話対応に関する課題も解決しやすいでしょう。電話を取り次ぐ際にも、同じ部門の担当者は同室内にいることがわかっているからです。従来どおり固定電話を活用しつつ、固定席を設けないスタイルへと移行したい場合には、グループアドレスの採用も視野に入れて検討することをおすすめします。
ペーパーレス化の推進とセットで進める
フリーアドレスの導入は、ペーパーレスとセットで進めるのが得策です。社内で使用する申請書や伝票類などはデータ化してクラウドで共有することにより、フリーアドレス環境下で扱いやすくなるほか、保管場所の節減にもつながります。
最初からすべての書類をデータ化するのが難しい場合には、紙として残すもの・スキャンするもの・データで完結するものをグループ分けしておくことをおすすめします。データとして扱う書類の範囲を徐々に広げていくことで、ペーパーレス化を無理なく推進できるでしょう。
事務職の業務特性を踏まえてフリーアドレス化を検討しよう
事務職の業務特性上、他職種と比べてフリーアドレス導入に伴う検討事項が多くなりやすい面があります。しかしながら、事務職にフリーアドレスが適さないとはいい切れません。業務内容の実態を考慮しつつ、フリーアドレスのメリットを引き出せる導入計画を策定することが大切です。
コニカミノルタジャパンでは、働く環境や働き方、コストなどの最適化を総合的に実現する「空間コンサルティング」を提供しています。フリーアドレスへの移行はもちろんのこと、オフィス環境の変化が事前に掲げたコンセプトに合致しているか、課題解決につながったかを検証する効果測定も含めて対応可能です。事務職のフリーアドレス化を検討中の事業者様は、ぜひコニカミノルタジャパンにご相談ください。
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