目次
オフィスのデザインを決める
移転先が決まったら、オフィスデザインについて決定していきます。ここからは、オフィスデザインの決め方についてひとつずつ紹介していきます。
デザイン会社の選定
オフィスのデザインを決定する際に、最も重要なポイントとなるのがデザイン会社の選定です。オフィスのコンセプトや機能については自社で方向性を打ち出すことができますが、納得のいくデザインの提案を受けられるか、希望通りのデザインになるかどうかは、デザイン会社の手腕にかかっているからです。
オフィスレイアウトの決定
オフィス全体のデザインと同時に、オフィスレイアウトについても検討していきましょう。オフィスレイアウトは、理想の働き方やコンセプトを具現化する重要なポイントになります。
対向式レイアウト
いわゆる「島型」レイアウトです。部署ごとやチームごとにグループをつくるため、グループ間のコミュニケーションが取りやすく、スペース効率もよいレイアウトです。
同向式レイアウト
スタッフが同じ方向を向いて仕事をするタイプのレイアウトです。一人ひとりが集中して仕事をしたい場合や、顧客窓口があるオフィスなどに適していますが、一般的なオフィスではあまり採用されていません。
フリーアドレス式レイアウト
固定の座席を廃止して、従業員一人ひとりが自由に座席を選べるスタイルのレイアウトです。人員にあわせてスペースを活用できるため、省スペース化に適しています。フリーアドレス化をするためには、社内どこでも働ける環境を準備する必要があります。利用する資料やワークフローが紙ベースで行われていると場所に縛られてしまうため、併せてペーパーレスに取り組む企業も増えてきています。
ペーパーレス化のメリットや実現に向けてのコツについては、以下の記事にて詳しく解説しています。取り組みを検討している企業の担当者様はぜひ参考にしてください。
エントランスについて
エントランスや受付は、企業の印象を大きく左右します。したがって、エントランスに企業コンセプトを反映させることが重要なのは当然のことです。「近未来」「おもてなし」「親しみ」など、内外に伝えたいイメージを演出できる空間にしていきましょう。
必要な機器の洗い出し
オフィスのレイアウトや概要が決まったら、オフィスに必要な機器の洗い出しも進めていきましょう。
特にICT機器に関しては、IT事業部や情報システム部など社内の専門スタッフとの入念かつ専門的な打ち合わせが必要です。ICTに長けたスタッフが在籍していない場合には、ICT関連に長けた業者を選定し、相談をしながら進めていくことも検討しましょう。
ICTの環境に関しては、以下のような項目について確認が必要です。
- 無線LANなどのインフラ環境の整備
- 各種ICT機器の選定（サーバーや複合機などの大型機器に関しては、設置箇所の確認も重要）
- 利用環境状況の確認（必要な電源やインターネット配線の可否、セキュリティ設備など）
ICT機器は、その活用の仕方によって業務効率や生産性に大きな影響を与える可能性が高いものです。企業の将来を占うポイントともいえるため、慎重な選定が必要です。
新オフィスの各種工事手配を行う
オフィスの内装のイメージや導入する機器などが定まったら、各種工事手配を進め、最終的な工事費用を算出します。多くの工事業者との交渉が必要となるため、オフィス移転をマネジメントする業者に一任する方法もあります。
業者の選び方については、以下の記事にて詳細を解説しています。
各種工事手配・工程管理・現場管理
具体的に必要な工事手配の内容や流れは以下の通りです。
工事依頼先の選定～契約
軽天工事（軽量鉄骨で柱や天井の骨組みをつくる工事）や床工事、クロス、塗装、電気工事など各種工事に総合的に対応してくれる業者を選定しましょう。通常、複数の業者と打ち合わせをして、提案内容や価格、サービスなどをふまえて契約を結びます。
現場管理方法の確認
各種工事を実施する際の立ち合いの有無、立ち合いが必要な場合は立ち合い方法、万が一トラブルが生じた場合の指示系統などをあらかじめ確認しておきます。また、分電盤など工事にともなって開錠の必要性が生じる箇所もあります。事前に確認をしておくと、スムーズに工事が進みます。
ビル管理会社への工事申請
工事の内容や日程が確定したら、ビル管理会社に工事の申請を行います。
最終的な工事費用の算出
工事の内容や業者がすべて決まったら、見積書をそろえて最終的な工事費用を算出します。
オフィスの内装工事に関しては、以下の記事にて詳細を解説しているのでぜひチェックしてください。
