今こそ取り組むべき!
ペーパーレス化の最新事情と導入のコツ


働き方改革とともに、ペーパーレス化に注目している人もいらっしゃることでしょう。ただ、ペーパーレス化を進めたいと思っていても、なかなか進まないということもあります。
今回は改めてペーパーレス化に取り組むメリットや、これまで多くの企業が挫折してしまった原因、最新の事情や状況をふまえたペーパーレス化を成功させるポイントなどについて解説します。

ペーパーレス化とは? メリットを解説

 まずは、ペーパーレス化の概要やメリットについて解説します。

ペーパーレス化の概要

ペーパーレス化とは、「紙媒体の資料や書類を減らすこと」を意味します。
これまで、紙媒体で使用していた書類などを“電子化”することによって、ペーパーレス化を推進していくことができるのです。
オフィスのペーパーレス化の具体例としては、以下のようなものがあげられます。

  • PDFによる書類のデータ管理
  • 電子契約、電子署名
  • インターネットFAX(電子FAX):eメールなどを活用して、FAXデータをデジタルで送受信できます。
  • 電子書籍、電子カタログ、Webカタログ:掲載スペースの制限のない電子カタログでは、詳細な資料を顧客や取引先に案内できます。
  • Web会議:PCやタブレット端末を使って遠隔会議を行う際に、電子データとの連携により画面上に電子化した書類を表示させたり、書き込みを行ったりすることができます。
  • そのほか、勤怠管理や日報などの各種書類のシステムでの管理やクラウド管理など:これまで紙媒体で管理を行ってきたものの多くは電子化することができます。

ペーパーレス化のメリット

ここでは、改めてペーパーレス化のメリットについて解説します。

  • 紙文書の保管、管理の手間の軽減:保管のためのファイリングや文書を探す手間などが大きく軽減されます。
  • コストの削減:紙自体はもちろん、保管にかかるコストも削減できます。
  • 生産性向上・属人化の低減:書類作成効率の向上による生産性のアップや、データ共有化による属人化の低減を図ることができます。
  • セキュリティの向上(BCP対策):外部に安全にデータ保管をすることによりセキュリティが向上し、BCP対策(自然災害などの被害を最小限にとどめ、事業を継続すること)の一つとして利用できます。
  • 自由なオフィスレイアウトの実現:複合機の位置や紙媒体の資料の保管位置を考慮することなく、オフィスレイアウトを行うことができます。
  • テレワークなど場所に縛られない働き方の実現:データの共有や利用が容易になるため、遠隔地などオフィス外においても業務を遂行できるようになります。

ペーパーレス化のデメリットや失敗する主な原因

ペーパーレス化を実現するメリットは数多くあるものの、デメリットも存在します。また、これまでペーパーレス化に失敗してきたという企業も少なくないのが実情です。ここでは、それらのデメリットや失敗する要因を見ていきます。

デジタルに移行することで結果的に効率が悪くなってしまう

ペーパーレス化の目的の一つは業務の効率化ですが、場合によっては反対に効率が悪くなってしまうことがあります。こうした事態を防ぐためには、業務プロセスにおいてどの業務を電子化するのか、電子化によってどのような効果を狙うのかを明確にして、事前に関係者間で共通認識化することが大切です。つまり、何のために何を電子化するのかをはっきりさせる、ということです。そして、狙う効果が不明確であったり、あまり期待できなかったりする場合には、電子化する書類・業務の対象を変更したり、業務プロセス自体の見直しを検討したりすることも必要となってきます。

システム障害時に書類が読めなくなる

電子化で対応した場合には、利用しているサービスがシステム障害を起こしてしまった際に書類の閲覧ができなくなってしまう可能性があります。
対策としてまず効果的なのは、サービスの選定を慎重に行うことです。可用性(システム障害時にもサービスを停止させることなく稼働し続けること)にすぐれたサービスを利用することで、システム障害の影響を最小限に抑えられます。
また、クラウドストレージなどではなく社内のシステムを使用する場合には、停電時の対応として、UPS(停電時に使用できない状況や、急なシステム障害によるデータの破損などを防ぐための電源装置)を設置することも検討するとよいでしょう。

全スタッフに一定のITリテラシーが必要になる

ICT機器の操作に慣れていないスタッフが多い場合には、業務が非効率になってしまったり、導入が進まなくなってしまったりすることがあります。その場合、わかりやすいマニュアルを作成することや説明会を行うなどの対応が必要となりますが、2019年時点で50代以上のスマホ保有率は70%を超え、ITが当たり前の時代になってきています。加えて、既に社会インフラとなったITにおいてシステムの使いやすさは重要視される傾向にあり、誰でもより簡単で直感的に使えるシステムも増えてきています。
そのほか、ITシステムやクラウドサービスを導入する際にセキュリティ面を心配されることもありますが、さまざまな機器やサービスがネットワークを通じて提供されている現在では、いずれにしても企業のネットワークについて包括的にセキュリティ対策をとる必要があります。
ペーパーレスを目指さなくともセキュリティ対策が必須の時代であるため、ペーパーレス化を実施することはセキュリティリスクが高まることに必ずしも直結はしません。例えばコピーの置忘れなど、情報漏洩の中では紙媒体経由の漏洩が割合としては一番多いというデータ※もあります。電子媒体、紙媒体を含めてセキュリティ対策をしっかりとりつつ、ペーパーレス化を進めていきたいものです。
※2018年情報セキュリティインシデントに関する調査結果~個人情報漏えい編~ NPO日本ネットワークセキュリティ協会

自社のペーパーレス化を推進するためのコツ

では具体的にどのように進めていけば、スムーズで効果的なペーパーレス化が実現するのでしょうか。ここでは、ペーパーレス化を推進するためのコツについて紹介します。

ペーパーレス化の目的を明確化し、全従業員で共有する

ペーパーレス化が失敗する原因のところで紹介した通り、ペーパーレス化の目的をはっきりさせるところからスタートします。

電子化するものとしないものを事前に切りわけする

業務の効率が上がるように、現場の意見を吸い上げながら電子化するものとしないものとを事前に切りわけましょう。さらに、ここで社内に不要な文書がないかも精査するとよいでしょう。電子化する文書が増えるほどそのための費用や工数は増加し、リリース後の運用は煩雑化していきます。社内に置いておく必要がない文書は廃棄するか倉庫保管を検討し、残った文書の中で目的や使われ方を踏まえて電子化の検討を行いましょう。

※文書の削減の仕方はこちらの記事(オフィスに紙があふれていませんか?文書管理の改善と紙削減のポイント)もご参照ください。

高い効果が期待できる部分をターゲットにしてスモールスタートにてペーパーレス化に対応する

すべての業務を一斉に電子化しようとすると、突然の大きな変化に現場のスタッフが戸惑ってしまい、反発を引き起こしてしまうこともあります。
おすすめなのは、高い効果が期待できる部分をターゲットにして、小規模な業務単位からペーパーレス化に対応していくというやり方です。現場のスタッフが業務改善の効果を実感すれば、その後の全社的なペーパーレス化をスムーズに進めることができます。

クラウドサービスを利用してコストをかけずに行う

ペーパーレスのシステムを導入する際には、導入コストが問題になることもあります。また、導入後に法令などが変化したり現場の実情に見あっていないシステムだったりした場合には、導入のために投資した金額が無駄になってしまうことさえあります。
こうしたリスクを避けるためには、クラウドサービスを利用するのがおすすめです。クラウドサービスの利点は初期費用を抑えられるので万が一途中で利用をやめた場合でも、自社内のシステム導入と比較して損失が非常に少なくて済むことや、システムの保守は原則サービス提供者側が行うため社内のリソースが少なくて済むこと、さらに、クラウドサービスは通常は既にあるサービスを利用するので導入スピードが速い(=低コスト)ことです。

既存の紙媒体の資料をデータ化するサービスを利用する

もともと紙媒体で保管・管理しているデータをスムーズに取り込めるか否かも重要なポイントです。過去のデータを取り込めなければ、サービス導入時期の前後でデータの参照元が紙媒体とデジタルにわかれてしまったりデータの有効活用ができなかったりと、さまざまなデメリットが生じてしまいます。対策としては、以下のような紙媒体のデータを電子化してくれるサービスを利用するという方法があります。データの移行を非常にスムーズに行えます。

紙文書電子化サービス(コニカミノルタジャパン)

まとめ

ペーパーレス化に取り組もうとして、過去に失敗した企業は少なからずあります。しかし、最新のシステムなどを活用する、目的を明確にする、電子化するものとしないものを切りわけるなど、推進体制をきちんと整備することでペーパーレス化は進めやすくなります。ペーパーレス化を本格的に導入することにより、オフィスの効率化や生産性の向上、働き方改革の推進などにもつながります。オフィス全体の働き方を考えるための一つの切り口としても、改めてペーパーレス化に取り組まれてみてはいかがでしょうか。

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