「書類を捨てるだけ」ではダメ?失敗例から学ぶ!オフィス内紙文書削減の後に起こりがちな「リバウンド」を防ぐには?


快適なオフィス環境と働き方改革の実現のために、苦労して紙文書を削減したものの、いつの間にか紙が「リバウンド」してしまった!紙文書削減の現場ではこのような悩みをよくお聞きします。紙文書は毎日発生していくものですが、工夫次第でその増加を最小限にすることが可能です。今回は、「紙文書のリバウンド」を防ぐために必要なポイントをお伝えします。

ペーパーレスの落とし穴!陥りがちな「紙文書のリバウンド」

ペーパーレスや紙文書削減などをキーワードに、紙文書の削減に関心をもつ企業は多いかと思います。しかしながら、捨てたはずがいつの間にかリバウンドして元通りになってしまう例も少なくありません。コニカミノルタジャパンでも、2014年のオフィス移転時に本社オフィスで保有していた紙文書の約60%(積み上げるとスカイツリーの高さほどの紙の量)を削減しましたが、1年後にもう一度調べたところ、25%もリバウンドしてしまっていました。

コニカミノルタの紙文書削減プロジェクトの詳細はこちらの記事(3つの視点で働き方改革!「紙に縛られない働き方」を目指したコニカミノルタの2年間の紙文書削減プロジェクト<前篇>)をご覧ください

オフィス移転や働き方改革を目的とした紙文書の削減は、全社で取り組むことでより効果を高めることができるため、大がかりなプロジェクトとなります。紙文書削減の取り組みを進める際には、せっかく減らした紙を増やさないための対策も合わせて考えておくことが大切です。

 

 「未来の紙を生まない仕組みづくり」がリバウンドしないための鍵

さて、ではどのようにして紙文書のリバウンドを防ぐのでしょうか。答えは「紙を生まないしくみづくり」にあります。紙文書は毎日何かしらの形で生まれています。例えばお客様からの注文が毎日FAXで行われていたら、その分紙は少しずつ増えていくことになります。また、紙を「何となく」取っておくことはないでしょうか?用途を終えているはずの紙を捨てられない環境も紙を増やす一つの原因となります。こういったことを防ぐために、各企業の業務フローに合った仕組みづくりを行うことが重要です。仕組みづくりの一例を紹介します。

定期的な紙文書削減デーを設定する

社員の皆様が自分の周りを見直して紙の削減をする日を設定しましょう。削減活動を文書管理活動の年間スケジュールに組み込み、少なくとも半期または年に1回など定期的に行うようにしましょう。コニカミノルタジャパンでも、定期的に「捨てリングDAY」と名付けて部門ごとに呼びかけを行っています。

「捨てるもの・捨てないもの・倉庫へ送るもの」を決める

いざ、整理しようと思ったときに「これは捨ててよいのかな?オフィスにおいておくべきかな?」と疑問になってしまうと、活動が止まってしまいます。捨てるもの・捨てないもの・倉庫へ送るものの基準を明確にしておくことが重要です。(すでに自社で「文書管理規程」が明確に定められている場合にはそれに準じておきましょう。)

わかりやすいマニュアルの作成・説明会の実施

上記で決めた基準を、実際に削減する担当者にきちんと理解してもらえるよう、わかりやすいマニュアルの作成や、説明会を実施しましょう。紙文書の見直しや削減はどうしても憂鬱になりがちなもの。イラストなどを使いながらわかりやすく、楽しく取り組めるよう工夫するとよいでしょう。

担当者を決めておく

オフィス内の紙文書削減の活動を定常化してリーダーや部門ごとの担当者を決めておきましょう。定期的な削減の連絡や取りまとめなどの旗振りを継続して行うことができます。

紙文書を置けるスペースを限定しておく

社内で紙文書を置いてよいスペースを決めておきましょう。個人や部門が使えるスペースを限定しておくことで、その中でやりくりするために書類の見直しが自発的に行われていくようになります。

会議等で不要な紙を印刷しない

会議も社内で紙が生まれがちなイベントの1つです。例えば社内の会議ですべての発表資料を配布する代わりにプロジェクターで共有するなどの運用を見直すことで不要な紙の印刷を減らすことができます。ただし、ブレーンストーミングでポストイットを活用したり、複雑な表や設計図を印刷して見たりなどの紙の利点が生かせる用途を制限してしまうと、業務の妨げになりますので、あくまでデータに代用しても効率が落ちない範囲を意識することが大切です。

電子データの検索性を保つ

電子データは探しやすい、取り出して使いやすい形で格納しておく必要があります。例えばファイルサーバーのルールが曖昧でファイルの格納場所がわかりづらい場合、「資料は印刷して手元に置いておいた方が確実」になり、紙の資料を手元から捨てることができなくなってしまいます。データの検索性を保つことで、紙を捨てやすい環境を作ることができます。

参考

これでスッキリ!欲しい文書が見つかるファイルサーバー整理術

稟議決裁システム等、業務の電子化

業務自体にも紙が生まれない仕組みを組み込みましょう。例えば紙で行っていた稟議決裁を電子化したり、FAXで受けていた注文をメールベースにしたりなどして、紙自体の発生を少なくすることができます。

捨てて終わりじゃない!「しくみづくりまでが紙文書削減プロジェクト」

紙は一度削減しても、必ず増えていくもの。削減だけではなく、紙を生まない仕組みづくりに合わせて取り組むことで、快適なオフィス環境の実現と働き方改革にもつながります。社員の皆様が地道な活動を継続していけるような、自社に合った工夫を取り入れてみましょう。
コニカミノルタでは、多くのお客様の文書管理のお手伝いをしています。紙文書の見直しは、オフィス移転やリニューアルにも大きなメリットがあります。どう進めたらよいのかわからない等のご相談がありましたら、ぜひお問い合わせください。

【オフィス移転前に!】業務の属人化を防ぎ、生産性を上げる「文書管理の進め方」

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