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オフィス移転のスケジュールを作成し移転手続きを進める
オフィス移転のコンセプトが決まったら、次はオフィス移転のスケジュールを作成し、移転手続きを進めていきます。
新オフィスでの営業開始日から逆算したマスタースケジュールの作成
オフィス移転のスケジュールの把握や進捗状況のチェックのためには、マスタースケジュール（プロジェクトの開始から完了までの作業工程をまとめた計画表）の作成が効果的です。マスタースケジュールを作成して共有することで、必要項目の漏れをなくし、工程の遅れを防ぐことができます。
あくまでも目安ですが、中規模のオフィスで移転にかかる期間はおよそ6～9カ月間です。移転期間は長期に及ぶため、マスタースケジュール通りに工程を進めていくことが大切です。
現オフィスからの解約条件の確認
オフィスの移転の際に忘れてはならないのは、現オフィスの解約・退去手続きです。オフィスの退去には、以下の項目について確認・対応が必要です。
- 現オフィスの契約内容を確認し、解約予告（賃貸契約によりますが、予告期間3～6カ月前が一般的）
- 原状回復手続きの必要性・範囲の確認
- 原状回復の見積もり依頼やスケジューリング
一般的に、オフィス退去時には原状回復が必要です。原状回復の詳細については、以下の記事にて解説しています。
予算の確定
オフィス移転にまつわる各種費用を算出し、予算を確定させましょう。費用のかかる項目として、主に以下の項目が挙げられます。
- 工事費用（原状回復工事のほか、電気設備やインターネット設備、OAフロア工事など新オフィスでの工事費の概算）
- 不用品の廃棄費用（大型什器や電化製品など）
- 引っ越し費用
- イニシャルコスト（新オフィスの契約料、敷金、礼金など）
- ランニングコスト（賃料、共益費、オフィスのメンテナンス費用など）
見積もりや概算から予算を確定することで、次の段階である移転先の条件決定がスムーズに行えます。
移転先条件を決定する
新しいオフィスを構える移転先の条件を決定します。条件を設定して優先順位を確定することで、スムーズで効果的な物件選定が可能となります。決定すべき条件には、以下のような項目が挙げられます。
面積、部屋数
オフィスとしての機能を満たせるよう、面積と部屋数について決定しましょう。かつては目安として「従業員1人あたり3坪」の面積が必要といわれていましたが、近年は建築技術の向上やビジネス機器のスリム化などにより必要面積は減少しています。自社の状況にあてはめて、必要面積を割り出しましょう。
立地
主要駅の徒歩圏内など、「一等地」の条件に近ければ近いほど賃料の相場は高くなります。希望条件と賃料とを照らし合わせ、自社にとって理想的な候補地を選定しましょう。
費用
面積、立地をはじめとしたさまざまな条件を総合して、イニシャルコストとランニングコストが自社の状況にあった物件であるか否かについて検討しましょう。
内装・設備など
移転先の内装や設備などが自社の業務に適合しているかどうかも、重要な選定条件となります。チェックすべき設備は以下の記事を参考にしてください。
物件の選定を行う
コンセプトに基づいた条件が決まったら、物件の選定に入っていきます。希望する条件に見あった（あるいは条件に近い）物件をいくつかピックアップして、比較検討を行っていきましょう。
照明や空調、耐震性などのビルの「ハード面での要件」と内装デザインや什器・ICT などで対応できる「ソフト面での要件」を切り分けて検討していきましょう。
