オフィス移転やリニューアルに関するチェック項目をまとめた資料です。タスクの多いオフィス移転を漏れなく進めるためにぜひダウンロードください。
オフィスを移転した場合、移転後にもやるべきことが数多くあります。期限が決まっている届出などもあるため、漏れのないよう一つひとつ進めていくことが大切です。
この記事では、オフィス移転後にやるべきことを期限別にまとめています。やることのチェックリストを記事の最後に掲載していますので、移転後の届出や各種確認を進める際にぜひ役立ててください。
目次
オフィス移転後にやることは主に3つ
オフィス移転後にやるべきことは、大きく3つに分けられます。まずは取り組むべきことの全体像をつかんでおきましょう。
やること1：関係省庁などへの届出
本店または支店の住所が変わることに伴い、関係省庁などへの届出を済ませる必要があります。移転日から何日以内に届け出るといった明確な期限が設けられているものもあるため、期限内に漏れなく手続きを完了させなくてはなりません。どこにどのような書類を提出することになるのか、あらかじめ把握しておきましょう。
やること2：旧オフィスの原状回復工事
引っ越し作業が完了しただけでは、旧オフィスの退去は完了していません。旧オフィスの原状回復工事を実施し、管理会社やオーナーに引き渡す必要があります。原状回復工事は旧オフィスからすべての物品が運び出された状態で始めることになるため、オフィス移転後に進めるのが一般的です。
やること3：各種確認
上記のやること1・2以外にも、忘れずに完了させておくべき作業がいくつかあります。オフィス移転に関する取引先への案内やWebサイトなどの記載住所の変更は、具体的な期限が決まっているわけではありません。ただし、旧住所のまま放置していると郵送物が正常に配送されないだけでなく、請求書や契約書の作成に際して取引先に迷惑をかけてしまうことも考えられます。関係省庁などへの届出や原状回復工事だけでなく、さまざまな確認作業についても漏れなく進めておくことが大切です。
関係省庁などへの届出
（移転後5日〜3週間以内）
関係省庁などへの届出は、期限が明確に定められているものが数多くあります。期限が短く、手続きを急ぐ必要があるものから順に見ていきましょう。
年金事務所への届出
オフィス移転前の所在地を管轄する年金事務所に、「適用事務所所在地・名称変更（訂正）届」を提出する必要があります。提出期限はオフィス移転日から5日以内です。
この手続きが遅れると、従業員の年金手続きが正しく処理されない恐れがあります。提出期限が短い反面、非常に重要度の高い書類のため最優先で提出しましょう。
都道府県税事務所への届出
オフィスの移転先を管轄する都道府県税務事務所に「事業開始等申告書」を提出します。提出期限は都道府県によって異なりますが、オフィス移転日から10〜15日以内のケースが大半です。移転先の都道府県の提出期限を確認し、必ず期限内に提出しましょう。都道府県をまたぐ移転の場合には、移転前・移転後のどちらの都道府県税務事務所にも提出する必要があります。
公共職業安定所（ハローワーク）への届出
オフィス移転先を管轄する公共職業安定所へ、「雇用保険事業主事業所各種変更届」を提出します。提出期限はオフィス移転日から10日以内です。手続きが完了し、提出した書類の控えが返却されたら、求人票の内容変更手続きもあわせて行いましょう。
法務局への届出
オフィス移転先を管轄する法務局にて、本店・支店の移転登記申請を行います。本店の場合は移転日から2週間以内、支店の場合は移転日から3週間以内が提出期限です。期限を守らなかった場合、登記懈怠（けたい）に該当するため代表者個人に100万円以下の過料が科される可能性があります（会社法第976条1号）。
税務署への届出
税務署に提出する必要のある書類は「給与支払事務所等の開設・移転・廃止の届出書」と「異動届出書」の2種類です。
「給与支払事務所等の開設・移転・廃止の届出書」は、移転前の所在地を管轄する税務署へ移転日から1カ月以内に提出します。事業所移転の事実があったことを税務署へ伝えるための書類ですので、必ず期限内に提出しましょう。
「異動届出書」は、納税地に異動があったことを伝えるための書類です。提出期限は決められていませんが、できるだけ早く提出しましょう。前述の「給与支払事務所等の開設・移転・廃止の届出書」と同時に提出しておくとスムーズです。
金融機関への届出
銀行や信用金庫など、取引金融機関に住所変更届を提出します。提出期限はとくに決められていませんが、できるだけ早めに提出するのが望ましいでしょう。
クレジットカード会社への届出
法人カードを契約しているクレジットカード会社に住所変更届を提出します。金融機関と同様、提出期限は定められていないものの、できるだけ早く提出しましょう。
郵便局への届出
郵便局に転居届を提出し、新オフィスに郵便物が届くよう手配します。e転居または郵送、郵便局窓口のいずれの方法でも手続きが可能です。提出期限はとくに決められていませんが、旧オフィスに郵便物が届くことのないよう、できるだけ早く手続きを済ませることをおすすめします。
旧オフィスの原状回復工事
（約3週間以内）
旧オフィスの原状回復工事は、引っ越しからおよそ3週間以内に済ませるのが一般的です。物件の管理会社やオーナーへの引き渡し期限に間に合うよう、手際よく進める必要があります。
原状回復工事の実施
旧オフィスから物品を運び出し、物が残っていない状態になってから原状回復工事を実施する必要があります。廃棄する物品も含めてできるだけ早く搬出し、工事開始が遅れることのないようにしましょう。
空調設備の入れ替えや壁裏・天井裏の配線撤去作業などが発生する場合、原状回復工事に長期間を要することも想定されます。事前に委託先の工事業者と打ち合わせを行い、工事完了日を確定させておくことが大切です。
旧オフィスの退去・契約終了
旧オフィスの管理会社またはオーナーの立ち会いによる最終確認を経て、賃貸契約が終了となります。鍵を返却する方法とあわせて、立会日をいつにするか相談しておきましょう。
また、旧オフィス入居時に預けた敷金が返金される場合には、賃貸借契約終了後3〜6カ月後に返金されるのが一般的です。契約終了時には、敷金の返金有無や返金時期についても確認しておくことをおすすめします。
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