「日経ニューオフィス賞」を受賞したコニカミノルタがデザインしたオフィス事例をまとめた一冊です。最新のトレンドが知りたい！新しいオフィスのアイデアが欲しい場合などにご活用ください。
新型コロナウイルスの感染拡大が続き、働き方の多様化が求められるなか、テレワークの需要が高まっています。しかし、初めてテレワーク導入に取り組む場合に、コミュニケーションがうまくとれず業務に影響がおよぶケースも少なくありません。
今回は、テレワークにおいて発生しやすい、コミュニケーションに関する課題を取り上げ、円滑なコミュニケーションを実現するための工夫や解決策を詳しく解説します。
目次
テレワークで多く発生するコミュニケーション課題
テレワーク環境下では、個々の社員が物理的に離れた場所で仕事をするため、相手の顔が見えないことによるさまざまなコミュニケーション課題が発生します。
生産性の低下やミスにつながる恐れがある
オフィス勤務の場合はつねに相手の状況が目に見えるため、忙しそうにしているのか手が空いているのかがわかります。しかし、テレワークでは状況を把握しづらいため、声をかけるタイミングがわからず、「報・連・相」が滞ってしまうこともあるでしょう。その結果、生産性が低下したり、連携不足による業務上のミスが発生したりすることも考えられます。
勤怠管理やマネジメントがしづらい
テレワークでは、だれが業務を開始しているか、または終了しているかがわかりにくいことも課題のひとつです。メンバーに仕事を依頼しようとしたのに、その日は休暇をとっていたり、時短勤務で定時前に業務を終了していたりするケースも想定されます。
また、だれがいま、どういった業務をしているのかが見えづらく、相手の状況や業務の進捗状況が視覚的にわかりにくいことも、マネジメントを難しくさせる要因になっています。
チームワークの悪化
チャットやメール、ビデオ会議などでは、業務に必要な最低限の要件だけを伝える傾向があり、気軽なコミュニケーション（雑談）が減る恐れがあります。オフィスワークでは業務の合間に適度な雑談が生まれるものですが、テレワークではそのような環境は創出しづらいでしょう。社員同士の雑談がなくなることによって、人間関係やチームワークが悪化する可能性も考えられます。
帰属意識の低下
オフィスへ一切出社することなく、テレワークのみの働き方に慣れてしまうと、社員同士のコミュニケーションが減り、信頼関係が低下する懸念も生じます。また、企業に所属しているという意識も低くなり、共通の目標や理念、価値観がバラバラになることもあるでしょう。
テレワークにおけるコミュニケーション課題を解決する工夫
テレワークは合理的な働き方ではあるものの、その一方で、社員同士のコミュニケーションにさまざまな課題があることがわかりました。では、これらの課題を解決するためには、どのような方法があるのでしょうか。
スケジュール管理ツールの導入
カレンダーやスケジュール管理ツールを導入し、1日の業務スケジュールをメンバーが確認できるようにします。打ち合わせや手が離せない作業を行うときには、あらかじめスケジュールに組み込んでおくと、逐一メールやチャットで連絡しなくても、自分の状況を効率的に周知できます。仕事の最中に連絡がきて作業が中断される心配がなく、集中して仕事に取り組めるため生産性も上がるでしょう。
勤怠管理システムの導入
勤怠管理の課題は、勤怠管理システムを導入することで解決できることが多いです。勤怠管理システムを導入すれば、リアルタイムで出勤・退勤の状況が把握できるほか、残業時間も確認できます。
チャットで雑談ができる場を設ける
業務の空き時間にひと息つけるように、雑談ができるチャットルームを設けておくと、社員同士のコミュニケーションが活発になり、チームワークの向上にもつながります。より深いコミュニケーションを実現するためには、文字で会話するチャットのほかに、ビデオチャットも活用できる環境を整えておくとよいでしょう。
ランチタイムや業務終了後も利用できるようにしておけば、多くの人が雑談ルームに入ってきて、さまざまな話題で盛り上がれるはずです。
コミュニケーションルールを設ける
社内および部署内で策定するルールや方針にもよりますが、始業および終業時にグループメールで日報を送るなど、いつ、だれに、なにを伝えるのかを明確にすることも有効な方法です。数名程度の小規模なチームであれば個別に連絡を取り合って臨機応変に確認することも可能ですが、数十名、数百名単位での組織の場合は、一定のルールを作っておくと管理しやすくなります。
管理者にとってのマネジメント業務を効率化する意味でも、メンバーに負荷をかけない範囲で基本的なコミュニケーションルールを策定しておくとよいでしょう。
定例の打ち合わせや1on1ミーティングの実施
企業としてめざすべき方向性を確認するために、部署やチーム単位で定例の打ち合わせを行うケースは多いものです。また、業務遂行上の困りごとや悩みの相談、評価のフィードバックなどについては、メンバーと上長が1対1でミーティングを実施することもあるでしょう。
企業への帰属意識を高め、社員のモチベーションを維持するためにも、テレワークに移行した後は意識的に打ち合わせの機会を設けることが重要です。
オフィスとの併用を検討する
業務上最低限のコミュニケーションは、オンラインで対応できます。しかし、社員同士の人間関係を円滑にする、企業が目標を社員に共有するといった場合には、対面でのコミュニケーション機会を設けるほうが円滑に進められる場合があります。
企業として今後めざす方向性を確認するため、半期または四半期ごとに全社員が出社し、キックオフミーティングを行うのもよいでしょう。また、月に1回程度は部署・チーム内の社員が出社し、テレワークの問題点や改善点について率直な意見を交わすこともおすすめです。
日々の業務はテレワークで対応できても、完全にテレワークに移行するのではなく、オフィスワークとの併用を検討することも重要です。打ち合わせや仕事上の悩みの相談や、社員同士の対面でのコミュニケーションが実施できるように、目的に応じてオフィスの環境を整えておくことが重要といえるでしょう。
コミュニケーションを促すオフィスのレイアウト事例
テレワークで不足しがちなコミュニケーションを補完するために、オフィスは重要な役割を果たします。とはいえ、従来のようなオフィスワーク中心の働き方からテレワークに移行するなかで、オフィスに対する価値観は徐々に変わりつつあり、企業や組織によって理想的なレイアウトは異なります。今回は、コミュニケーションの活性化につながるオフィスレイアウトの事例を5つ紹介しましょう。
フリーアドレス
フリーアドレスとは、社員ごとに固定の座席を配置するのではなく、社員が自由に席を選択できるオフィスレイアウトです。部署やチームごとに座席を固定化しないため、さまざまな部署の人との交流が生まれます。社内のコミュニケーションを活性化しつつ、さまざまな部署との横のつながりを強化し、新たなビジネスイノベーションにつなげたい場合におすすめのオフィスレイアウトです。
予約不要でオープンなミーティングスペース
通常、会議室やミーティングルームは部屋ごとに間仕切りがあり、社内の予約システムで事前に時間を指定し押さえておく必要があります。しかし、このような概念をなくし、フロアの一部または全体をオープンなミーティングスペースとするオフィスレイアウトもあります。
予約不要で、いつでもだれでも利用できるため、突発的な打ち合わせが入ることが多い部署にとっては使い勝手のよいレイアウトといえるでしょう。
大人数が入るフリースペース
オープンなミーティングスペースよりも広大なフロアを確保し、さまざまな用途に活用できるフリースペースを設けることもできます。通常時は、社員がランチや休憩に利用できる空間としてテーブルや椅子を設置し、大人数が集まるイベントやキックオフミーティングの際には椅子のみを並べるなど、自在にレイアウトを変更できます。
ファミレス席
ファミレス席とは、オフィスの一角にテーブルと対面のソファを設置し、その名のとおりファミリーレストラン（以下、ファミレス）の店舗内にあるようなレイアウトを指します。壁または窓に沿ってファミレス席を設置するケースが多く、壁側にはパソコンと接続できるモニターやホワイトボードなどが設置されているパターンが多いです。
予約不要で利用できるようにしているのが一般的で、パソコンの画面を共有して複数名で相談しながら資料を作成したり、簡単な打ち合わせをしたりする場合に有効です。
オフィスカフェ
オフィスカフェとはその名の通り、オフィス内に設置されたカフェスペースのことです。通常、オフィスには休憩スペースがありますが、さらなる居心地の良さを追求し、高品質のソファやテーブルなどを備えている場合が多いでしょう。良いアイデアが浮かばないとき、仕事が煮詰まったときなどにオフィスカフェに立ち寄れば、気分をリフレッシュさせられます。また、オフィスカフェにはさまざまな人が集まってくるため、和やかでリラックスした雰囲気のなか交わした雑談をきっかけに、新たなアイデアが生まれるかもしれません。
オフィスワークとの併用でコミュニケーション不足を解消
新型コロナウイルス感染拡大によりテレワークの需要は高まりましたが、コミュニケーション不足が業務に影響を与えているケースは多いようです。
テレワークに対応したさまざまなコミュニケーションツールや業務フローの見直しによって、日常的な業務はオンライン環境でも対応できるようになりました。しかし、人間関係の構築や帰属意識の向上などは対面でのコミュニケーションがより得意とするものです。
そのため重要なのは、目的や用途に応じてオフィスワークとテレワークを使い分けることです。「テレワークが定着したのでオフィスは一切不要」という極論で考えるのではなく、職場の人間関係を良好に維持しつつチームワークを高めるためにも、ICTの拡充と運用ルールを整備しながら、オフィスワークとの併用を検討してみましょう。
「日経ニューオフィス賞」を受賞したコニカミノルタがデザインしたオフィス事例をまとめた一冊です。最新のトレンドが知りたい！新しいオフィスのアイデアが欲しい場合などにご活用ください。
