3つの視点で働き方改革!「紙に縛られない働き方」を目指したコニカミノルタの2年間の紙文書削減と文書管理プロジェクト<後編>

コニカミノルタ浜松町オフィスの写真

こんにちは!ドキュメントグループのHirayamaです。
さて、前回の記事では保管文書ゼロの取り組みの背景と具体的な取り組みのうち、「ルール」と「システム」についてお話いたしました。後編となる今回は「人」の取り組みと取り組み後の効果についてご紹介いたします。

「ルール」「人」「システム」の3つの視点で改善(つづき)

子供がヒーローに仮想している様子

<人>:ルールを遵守させるための普及活動と体制の構築全国からプロジェクトメンバーを選出し、説明会を実施

ルールとシステムを変えて終了という訳ではありません。この出来上がった仕組みをいかに浸透させるかが一番難しく、そして労力がかかるところだと思います。
今回このプロジェクトを反映した運用を開始したのが、2016年8月からでした。そのため当年4月から、運用方法の検討を始めとした運用開始前までの必要な準備を始めていきました。全社での取組であったため、この内容を全国各地へ広めなくてはいけません。そこで、本プロジェクトメンバーが北海道支社から福岡の九州支社まで全国を訪問し、各支店・支社に選出していただいた各地域の代表者に対して説明を行いました。

プロジェクトの目的を丁寧に説明し続けることで取り組みの理解を促進

最初は各支店の社員のほとんどから、今回の取組を「また本社が変なことを言い始めたよ」という目で見られていました。また「複合機をメインにしている会社が、なぜ自分たちの食いぶちを減らすことをやるのか」という強い反発も一部ありました。しかし決してそこで上から押さえつけるのではなく、今回のプロジェクトの目的や会社として目指したい方向性、そして今回の取組が必ず業務の効率化になることを伝えました。また運用開始前にファイリングの整備も一緒に進め、ほとんど利用していなかった文書を見ることで、いかに無駄な文書を多く保管していたのかを感じてもらい、日々の業務のやり方を見直す必要性があると感じてもらうことができました。紆余曲折はありましたが、このような活動を地道に進めることで、何とか運用開始の8月に間に合わせることができました。

ルール厳守のための組織づくりと教育体制を構築

そして運用開始を機にルールを遵守させる体制を構築しました。まず人事総務統括部長をトップに据え、文書管理の運用責任部門を総務部、そして各部門に文書管理責任者(所属部門の文書管理運用における総責任者)と文書管理実行責任者(所属部門内における日々の文書管理運用を所属メンバーへ指示を行う)を任命しました。各部門の文書管理責任者と文書管理実行責任者は、年1回の集合教育と上期下期にそれぞれ1回ずつ参加しています。また、部門内の文書管理状況をセルフチェックし、運用責任部門の総務部へ報告しています。

紙を削減した保管文書ゼロ化の効果

喜ぶオフィスワーカー

運用を開始して2年以上経過しますが、業務面で様々な効果が出てきました。
まずは社内申請書作成における時間の短縮です。これまで、紙による申請を行っていたものを電子ワークフローシステムを導入したことにより、1件の作成時間が26分短縮することができました。特に効果があったのは申請書フォーマットを探す時間です。これまでは該当のフォーマットを探すのが一苦労だったのですが、システム導入により1か所に集約されたことで、大幅な時間短縮に繋がりました。また営業部門では直行直帰の機会が増え、残業時間の削減にも効果を発揮しています。

次に文書の検索性について定量的なデータはとれていませんが、社内アンケートを取ったところ約7割の社員が、文書の検索性に効果があったとの回答でした。また何人かの社員に紙を削減したことで業務へ支障を来しているかと聞いたところ、特になくむしろ行って良かったという感想でした。

最後はオフィス内の保管スペースの削減です。本社では本運用を行ったことにより、紙文書を大幅に削減し、社内にあった書庫2つ分を撤廃することができました。

キャビネットが多い

【Before】浜松町本社の書庫

打ち合わせスペース

【After】打ち合わせスペースに変わりました

撤廃後はミーティングスペース等に転用し、簡単な打ち合わせをすぐに行うことが出来るので、コミュニケーションの改善で効果を出しています。

日々変わる環境や働き方に合わせた運用の改善を継続的に取り組み

PDCAの図

保管文書ゼロ化の運用開始から2年以上経過しました。運用開始後より、社内からの様々な意見を取り入れながらルールの修正などを行っています。直近では、一部内容に日常業務とそぐわない点が出てきたため、文書管理規程を改訂しました。なお今後、さらに市場環境の競争が厳しくなる中、社内体制や日々の業務運用、社内ITシステムが変わる頻度も多くなってくると思われます。そのような動きにも注意し、必要があればその時にあったルールに合わせていきたいと考えています。

また運用開始から時間が経過したせいかもしれませんが、社員の意識も若干落ちていることもあり、近々全社員に対してE-ラーニングを実施する予定です。E-ラーニング終了後にはテストがあり、合格出来ないと繰り返し再テストを実施します。ここについては若干強制的にはなりますが、再度社員の認識を合わせるためにも行いたいと思っています。
社員に本運用を定着させるには様々な点で改善が必要な所はありますが、会社としての文化になり、1人1人がこの価値を語れるようになることを信じて、今後とも活動を進めたいと思います。

今回のような紙文書の削減プロジェクトやオフィス移転やリニューアルなどは表面的に行うだけではなく、その後ろにある業務プロセスや働き方を見据えて行うことで成果がでてくるものです。取り組まれる場合には、まずは自社の理想の働き方を明確にするところから初めてみることをお勧めします。コニカミノルタでは、このような自社の経験を元にお客様にアドバイスさせていただいていますので、お困りの点があればぜひご相談ください。

【属人化を防ぐ文書管理のトリセツ】文書管理の進め方

属人化の防止、生産性の向上につながる、文書管理の基本から実際の流れまでをまとめました。これから始める方も、うまくいっていない方も基本を学ぶ必読の1冊です。

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紙文書削減マニュアルイメージ

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