プロが教える！紙文書削減の進め方のコツ
オフィスに紙があふれスペースがなく、捨てたいのだけど何から手を付けたらよいかわからない。そんなお悩みにこの1冊。紙削減のやり方から効果測定までプロの技をお伝えします。
こんにちは！ドキュメントチームのKatsuyamaです。
「紙文書に溢れているオフィス」を見て、若手社員がどう思っていると思いますか。私自身、技術職として入社してから今年で4年目ですが、今回のブログでは、企業の一若手社員がオフィス環境について率直に思うことをお伝えしていきたいと思います。
※ あくまで主観も交えていますので、「そんなこと思っている若い子もいるのだな」程度に捉えていただければ幸甚です。
目次
「オフィスの綺麗さ」が働きたい企業の理由に
さて、私が入社したのは約4年前となりますが、コニカミノルタジャパンで働きたいと思った理由の１つに「オフィスが綺麗だから」、「オフィスがかっこいいから」というとても単純な理由がありました。綺麗なオフィスで働く自分をイメージした時に、働くためのモチベーションになりそうと考えていたからです。もちろん、仕事内容や給与、福利厚生や勤務地なども視野に入れながら就職活動を進めていましたが、似ている条件の会社が揃った時に付加価値となったのが「オフィスの印象」でした。実際に、コニカミノルタジャパンの会社説明会で初めてオフィスを見学した時の印象は、「白が多い綺麗なオフィス」、「スタイリッシュでかっこいいオフィス」でした。
紙にあふれたオフィス=残業が多いイメージ？
なぜそのような印象を抱いたかというと、「オフィス内に紙文書がほとんど存在していなかった」からです。「紙が一切積まれていない机」、「モニターに資料を投影した会議」、「紙を保管したキャビネットがほとんどない」等、学生の時にイメージした印象と違った環境でした。当時就職活動の中で20社程度の会社説明会に参加し、オフィスの中を見学しましたが、「机上に大量に積まれている紙文書」、「紙を抱えて仕事をしている方々」、「大量の紙文書が収納されているキャビネット」そんな光景を多く目の当たりにしてきました。
その光景から、テレビドラマ等でよく見かける、上司が部下に向かって「〇〇君！この文書今日中によろしく！！」と言って、大量の紙文書を机上にドーンッと置くシーンを真っ先に思い出しました。「一人の社員に仕事を押し付けられたりするのではないか」、「紙文書がたくさんあるし、残業が多いのではないか」そんなことを冗談と思いつつも連想していました。
紙文書が多いということで想像するイメージは人それぞれあるかと思いますが、私の印象としては、やはり紙文書が多いことは、オフィスの印象としては良くない、むしろ悪いイメージを抱くことの方が多いのではないかと思っています。就職活動を進めている学生も、紙文書に溢れているオフィスよりも紙文書が少なく綺麗なオフィスで働きたいと考えている方が多いはずです。
まずはできるところからスタートすることで魅力的な会社に
しかし、「そんな風に思うのは一部の方だけでは？」、「オフィスの印象は大切だけど、紙文書なんてそんな簡単に減らせないよ」と思う方もいらっしゃると思います。
◆そんな風に思うのは一部の方だけでは？
→ 確かに、学生が会社を選定する基準は様々だと思います。
しかし、このように考えている人がいないとも限りません。特に、私自身が当時考えていたように、「その他の条件が拮抗している場合」に、付随の条件としてオフィス環境を重視する学生は少なくないのではないかと感じます。中には「オフィスが綺麗だから」、「オフィスがかっこいいから」という理由だけで会社を選定する学生がいるかもしれません。
◆オフィスの印象は大切だけど、紙文書なんてそんな簡単に減らせないよ
→現在、私はオフィスの紙文書削減等のソリューションをお客様にご提案する立場として、様々な企業様に訪問させていただいていますが、紙文書が多い企業様はたくさんいらっしゃいます。担当の方とお話する中で、日常業務でと並行して紙文書を減らすことは簡単なことではないと感じています。そこでまずは、年末の大掃除などのタイミングで、オフィス内の紙文書をドサッと捨ててみるのはいかがでしょうか。また、帰宅のタイミングで机上を綺麗にするだけでも、オフィス内の印象はガラッと変わると思います。本格的に紙文書に取り組む際には、全社的に腰を据えて行うことが重要なポイントとはなるのですが、まずはできそうだなと思うところからスタートしてみることもおススメです。
テレワークやフリーアドレスなどの取り組みも紙文書をなくすことがキーポイントに。
2019年より働き方改革関連法が順次施行されたことで、「働き方改革」というキーワードで様々なことに取り組んでいる企業様もたくさんあると思います。取り組みの代表例として、フリーアドレス、テレワーク、在宅ワークなどが挙げられますが、どれも紙文書中心の働き方では実現が難しいと思います。「オフィスの印象を良くする」ということだけではなく、「働き方改革」に取り組む中でも、オフィス内の紙文書を削減するというのは大切なことだと思います。弊社でも、働き方改革を実現したいというお客様に向けたソリューションを用意していますので、少しでも興味がございましたら、ぜひホームページにてご確認いただければ幸甚です。以上、最後までお読みいただきありがとうございました。
プロが教える！紙文書削減の進め方のコツ
オフィスに紙があふれスペースがなく、捨てたいのだけど何から手を付けたらよいかわからない。そんなお悩みにこの1冊。紙削減のやり方から効果測定までプロの技をお伝えします。
