オフィス移転のメリットとは？移転する際の注意点とあわせて解説｜コニカミノルタのオフィスデザイン・移転ソリューション

オフィス移転のメリットを引き出すためのポイント

オフィス移転のメリットを最大限に引き出すには、どのような点を意識しておく必要があるのでしょうか。とくに注意しておきたい5つのポイントを紹介します。

オフィス移転の目的を明確にする

そもそもなぜオフィスを移転するのか、移転することによって何を改善・実現したいのかを明確にし、従業員にはっきりと示すことが大切です。オフィス移転の主な目的には、事業拡大や規模の最適化、コスト削減、商圏の拡大などが考えられます。移転先の物件選びやレイアウト計画にも大きく影響する要素のため、目的を明確化しておくことが欠かせません。

現状のオフィスが抱えている課題や問題点、改善が必要な点を整理し、オフィス移転の目的を絞り込んでおきましょう。「移転すれば現状よりも良くなりそうだ」といった曖昧な理由で移転を決定しないことが大切です。

従業員にヒアリングを行い、意見を取り入れる

オフィスを日々利用する従業員が現在の環境をどう捉えているのか、アンケートやヒアリング調査を通して把握しておくことをおすすめします。従業員の希望を取り入れた移転計画を策定することにより、移転に向けた準備にも協力的になってもらえるでしょう。

また、オフィス移転によって各従業員の通勤時間がどう変わるのか、交通費の変動も含めて明らかにしておく必要があります。通勤が極端に不便になる従業員がいないかなど、一人ひとりの状況を把握することが重要です。

従業員へのサポートに取り組む

オフィス移転に伴い、働く環境や働き方が変わることに不安を感じる従業員もいるはずです。移転に向けた準備や移転後のフォローなど、従業員へのサポートに取り組む必要があります。

たとえば、オフィス移転に関する説明会を開催したり、社内セミナーの場を設けて新たな設備やレイアウトへの理解を深めてもらったりする方法が考えられます。従業員が新たな環境にスムーズに適応し、業務に支障をきたすことのないよう促していきましょう。

中長期的な視点で検討する

オフィス移転後、将来的に従業員数が増えたり、事業部を増設したりすることもあり得ます。その際、再びオフィス移転が必要になるような事態は避けたいところです。今後の事業計画や採用計画を参考に、中長期的な視点に立って移転先のオフィスを検討しましょう。

従業員数が増えることを見越して移転先のオフィスを選ぶ場合、面積だけでなく社内ネットワークや配線の事情も考慮する必要があります。固定電話の台数やLANケーブルの接続数など、今後増設する可能性のある設備をできる限り見越して計画を立てることが大切です。

評価と改善を継続する

オフィス移転後は、従業員からフィードバックを得る機会を設けることをおすすめします。環境が大きく変わったことによって、不便に感じている点や改善してほしいと考えている点を丁寧に聞き取っていくことが大切です。

従業員による評価をできる限り反映させ、改善を重ねていくことも重要なポイントです。たとえば、レイアウトの変更や動線の確保など、移転後に対応できることは決して少なくありません。移転後も評価と改善を繰り返し、PDCAサイクルを回していきましょう。

まとめ：オフィス移転のメリットを活かした計画を立てましょう

オフィス移転には多くのメリットがある一方で、移転によって新たな課題が発生することも十分に想定できます。オフィス移転のメリットを最大限に引き出せるよう、しっかりと計画を立てた上で移転を進めていくことが大切です。

コニカミノルタでは、オフィス移転やリニューアルをサポートするサービスや、空間コンサルティングサービスを提供しています。オフィスのコンセプト策定・設計・施工管理をはじめ、移転後の運用サポートや働く環境の最適化、DX推進に向けた取り組み、コスト最適化など、働きやすい環境を実現するための総合的なサービスをご利用いただけます。オフィス移転をご検討中の事業者様は、ぜひコニカミノルタのオフィス移転サービスをご活用ください。