目次
オフィスレイアウト時に考慮する必要があるスペース
オフィスレイアウトを検討する際には、一人当たり面積以外にも考慮しておくべき空間があります。次に挙げる7つのスペースが確保されているか確認しながら、オフィスレイアウトを構築していきましょう。
ワークスペース
ワークスペースとして確保しておくべき広さは、職種によって異なります。一例として、営業職・事務職・技術職の一般的なワークスペースは以下の通りです。
・営業職：W1000mm×D600〜700mm
・事務職：W1200mm×D600〜700mm
・技術職：W1600mm×D700〜800mm
上記のような差は、主に使用するPCのサイズやデスク上に広げる書類の大きさ・点数などに起因しています。どの職種も一律のワークスペースに設定してしまうと、作業スペースが不足して業務効率が低下したり、空きスペースが増えたりする原因にもなりかねません。職種ごとの業務内容に応じてワークスペースを確保することが大切です。
会議室
必要な会議室の数はいくつか、会議室以外の簡易的なミーティングスペースなどを設けるかどうかによって、確保するべきスペースが変動します。会議の趣旨や参加人数に応じて柔軟に対応しやすいよう、複数の会議室から適切な広さの部屋を選べるようにしておくとよいでしょう。
また、ハドルルームと呼ばれる簡易的なミーティングスペースを設ける方法もおすすめです。予約不要でいつでも使える空間があることで、突発的に打ち合わせをすることになった際にも機動的に対応しやすくなります。
収納スペース
書類や備品などを収納するためのスペースも確保しておく必要があるでしょう。キャビネットを設置して従業員が共有できる収納スペースを設ける場合、専用スペースを確保することが大切です。重要書類や機密書類を保管するには、鍵のかかる収納スペースも備えておかなくてはなりません。自社にとって適切な収納スペースを割り出せるよう、保管するべき書類や備品の量を試算しておくことをおすすめします。
機器関連
OA機器やサーバーといった機器関連を設置するスペースも必要です。オフィス用途の機器の中には大型のものもあるため、実際に設置する機器が占める面積を把握しておくことが重要です。また、機器によってはセキュリティ対策も考慮しなくてはなりません。サーバールームなどをどこに設置すべきか、安全上の観点も加味して検討しましょう。
福利厚生スペース
ロッカールームやリフレッシュスペース、食堂といった従業員の福利厚生に役立つスペースについても考慮しましょう。従業員の心身の健康に配慮したオフィスになるだけでなく、コミュニケーションを図るための空間としても重要な意味があるからです。近年は福利厚生スペースの充実化に力を入れる企業も多く見られます。優秀な人材を確保していくためにも、福利厚生スペースを加味したオフィスレイアウトを考えていくことが重要です。
来客エリア
オフィスを訪れた来客に応対するためのスペースを設けることをおすすめします。来客の印象を大きく左右することも想定されるため、専用スペースとして設けておくのが理想です。接客エリアに会社案内や商品パンフレットを設置しておくことで、新たなビジネスチャンスにつなげられる可能性もあります。
エントランス
エントランスは来訪者が最初に目にする空間のため、第一印象を考慮して空間デザインを考えることが求められます。雑然とした印象を与えることのないよう、オフィスレイアウトを検討する際に専用スペースと位置づけておくのがおすすめです。
一人当たり面積をできるだけ広く確保するコツ
オフィスの一人当たり面積は、工夫しだいでより広く確保できる場合があります。次に挙げる施策のうち、未着手のものや自社の業務内容に合ったものを選んで実践していくとよいでしょう。
ペーパーレス化を推進する
業務で使用する書類をペーパーレス化することで、書類の保管スペースを削減できます。削減された分のスペースを他の用途に活用できるようになるため、結果として一人当たり面積の拡張につながるのです。
2024年1月より改正電子帳簿保存法が施行され、電子取引に関する書類のデータ保存が義務化されます。今後は紙の書類をやり取りする機会が減っていくことを踏まえると、ペーパーレス化の推進に取り組むには適したタイミングといえるでしょう。コニカミノルタでは、86％もの紙を削減したプロのノウハウをぎゅっと詰め込んだ「紙文書削減マニュアル」を展開しておりますので、ぜひご覧ください。
出社比率を抑制する
リモートワークや時差勤務を推進し、出社比率を抑制することにより使用する席数を減らせます。設置する席数が減れば、必然的に一人当たり面積も広く確保しやすくなるでしょう。
出社比率を抑制できれば、現在よりもオフィスを小規模化できる場合もあります。従業員の快適性を損なうことなく、オフィスの賃料や光熱費を削減することも可能です。多様な働き方を実現する意味でも、出社比率の抑制は検討しておく意義がある施策といえます。
共有スペースを有効活用する
簡易的なミーティングスペースなど、共有スペースを有効活用する方法もあります。たとえば、移動可能なテーブルや椅子、折りたたみ式のオフィス家具などを活用することにより、幅広い用途に活用できるスペースを提供できるでしょう。
共有スペースの汎用性が高まることで、ワークスペースをより多く確保できる可能性があります。結果として一人当たり面積を拡張し、より余裕のあるワークスペースを実現できるのです。
設置するオフィス家具を工夫する
オフィス家具を工夫することによって、一人当たり面積をより広く確保できる場合もあります。たとえば、パーテーションを設置する箇所を減らし、観葉植物などを活用したグリーンパーテーションに置き換えることにより、圧迫感の少ないオフィス環境を実現できるでしょう。
また、コンパクトサイズの家具を選ぶことにより、オフィス家具が占める面積を削減するのも有効な方法です。一例として、外回りが中心でオフィス滞在時間が短い営業職に関しては、ノートPCが広げられる幅のデスクに留めるといった方法が考えられます。
まとめ：オフィスの面積は利便性・快適性を考慮して決定しましょう
オフィス一人当たり面積は法令で最低ラインが定められているものの、従業員の働きやすさを考慮すると法定基準では十分ではないケースも多いと考えられます。職種や業務内容によって確保すべきオフィス面積は異なることから、業務の実態を考慮してオフィスレイアウトを考えていくことが重要です。
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