会議の効率化と生産性向上に！会議室のよくある課題と対策の実例を紹介｜コニカミノルタのオフィスデザイン・移転ソリューション

【最新のオフィスがぎっしり】オフィスデザイン事例集

「日経ニューオフィス賞」を受賞したコニカミノルタがデザインしたオフィス事例をまとめた一冊です。最新のトレンドが知りたい！新しいオフィスのアイデアが欲しい場合などにご活用ください。

こんにちは！プロジェクトマネジメントチームのIshiguroです。さて、みなさまは普段どのような場所でミーティングや会議などの打合せをされていますか？完全に壁で仕切られた会議室、ローパーティションで区切って視覚をさえぎるミーティングブース、どっしり落ち着いて話の出来る応接ソファ、おいしいランチで会話も弾むレストラン、フル回転させた頭を少し休ませながら話す喫煙所など、様々なシチュエーションと場所があるかと思います。今回は、そんな打合せを行う場としての会議室やミーティングスペースについてお話します。

会議室を作る前に利用シーンを確認しましょう

オフィス移転やリニューアルを計画するときに、受付・執務エリア・リフレッシュエリアなどと同様に会議室も大事な空間の要素となります。しかし、会議室と一口に言っても、

１．お客様と打合せするため

２．プレゼンやセミナーをするため

３．社内で情報共有をするため

４．面談をするため

５．TV会議で支社と繋ぐため

など様々な利用目的があります。

加えて、利用人数、誰と行うのか、話し合う内容などの詳細に合わせて、広さや防音設備の有無、内装の雰囲気などどのような設備が必要か等のさまざまな設えのパターンがあります。レイアウト計画をする時は、どのような利用シーンがあるかを確認したうえで、会議室をつくる必要があります。

よくある会議室の課題は？

ところで、みなさまは現状のミーティングスペース・会議室に満足されていますか？お客様からよくいただく課題を一部ご紹介します。

・利用者数に対してそもそも会議室の割合が少ない。

・来客用会議室と社内用会議室が一緒で、予約が社内会議で埋まっている。

・同じような広さの会議室が多く、大人数利用での対応が難しい。

・会議室の予約が取られているが、利用されないままで、利用したい人が利用出来ない。

・大人数利用の会議室にしかテレビ会議システムがなく、少人数でも大会議室が利用されている。

・会議室を予約するまでもない、ちょっとした打合せをする場所がない。

・簡易的な打合せスペースはあるが、利用率が低い。

・テレビ会議をする時に音漏れが気になる。

・テレビ会議のセッティングに時間がかかり、

また相手の声が聞き取りにくい。

・会議室の外側からは誰が使用しているのか知りたいけど、内側からは会議している内容は知られたくない。

・・・などなど様々な課題がありそうです。

コニカミノルタでの会議室の工夫

私たちも浜松町オフィスへ移転する前は、同じような悩みを抱えていました。そのような悩みをひとつひとつ解決し、現在移転当時よりブラッシュアップしながらミーティングスペースや会議室を利用しています。具体的に紹介します。

100人着席できるセミナールーム

テーブルのついた椅子を採用し、収容人数や可動性を高めています。

来客用打合せのためのフロア、専用会議室

基本的には、来客用会議室の社内利用は不可というルールを設けています。

20人規模～3人規模までの大小様々な社内用会議室

ほとんどの会議室をガラスパーティションで仕切っていて中が見えるようにしています。

会議室の予約なしで利用できるファミレスブース

ちょっとした相談や打ち合わせができる人気のスペースです。

会議室周辺で立ちミーティングやウェイティングで利用しているローキャビネット置場

会議の後少し話したい場合に、PCを置いて話している人をよく見かけます。

会議予約システムの導入

会議室前のパネルやOutlookからも予約が可能です。終了時刻５分前になると音声お知らせタイマー付。さらに、予約時間から10分経過しても利用されていなかった場合に、自動キャンセルされるため、カラ予約防止に。

オフィス見学ツアーで実際の会議室を体感してみませんか？

会議室の中が丸見えって、会議に集中できるの？ファミレスブースって隣の声が気にならない？会議予約システムって検討しているけど、実際の使い方って難しくない？会議のペーパーレス化って何が必要？そんな疑問をお持ちのみなさま、百聞は一見にしかず。ぜひ、私たちのオフィスで様々な打合せ・会議室を体感してみてください。

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