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書類が溜まらないデスク整理術のポイント
デスク周りの書類整理が完了したら、今後再び書類が溜まっていくことのないよう対策を講じておきましょう。書類が溜まらないデスク整理術のポイントを紹介します。
書類を平置きしない
デスク上・引き出しのいずれに関しても、書類を平置きするのはNGです。平置きされた書類は取り出しにくく、どこに何の書類が保管されているのか一目見ただけではわかりません。通常は新しい書類を上に重ねていくため、古い書類が放置される原因にもなりがちです。
書類は平置きせず、「綴じる」「束ねる」「立てる」ことをルール化しましょう。平置きを避けることは、書類を探す時間を削減したり、紛失を防いだりするためにも重要な心がけといえます。
書類を「とりあえず保管」するのをやめる
書類を保管する際のハードルを上げるのも重要なポイントの1つです。「とりあえず保管しておく」習慣が抜けないと、書類が溜まりやすい状態からなかなか脱却できません。後日見返す可能性がどの程度あるのか、重要度をよく考えて保管すべきか判断することが大切です。
書類を捨てる判断基準に迷った際には、いつどのような目的で閲覧することになるのか具体的に考えてみるとよいでしょう。その書類を閲覧する場面やタイミングが具体的に思い浮かばないようなら、捨てても支障がないと判断できます。
クリアファイルやファイルボックスを活用する
書類はクリアファイルに入れる・ファイルに綴じる・ファイルボックスを活用するといった方法で保管しましょう。書類を綴じられる容量が可視化されるため、いっぱいになる前に古い書類を捨てる習慣が身につきます。
ファイルごとに書類の種別を分けたり、インデックスを付けて整理したりすることにより、書類を探す時間の節約にもつながります。結果として、業務効率の改善や生産性の向上にも寄与するでしょう。
退勤前に書類を整理する習慣を身につける
退勤時にはその日に使った書類を整理してから業務を終えるよう習慣化しましょう。重要な書類をデスク上に置いたままにしておくのは、セキュリティ対策の観点からも避けるべきです。書類を所定の場所にしまったり、ファイルに綴じたりするところまでが当日の業務と捉える必要があります。
書類を整理する際には、保管する書類が増えた分、古い書類から順に捨てていくのがベターです。こうした習慣を身につけることにより、いつの間にかデスク周りが書類でいっぱいになるのを防げます。
書類をできるだけデータ化する
書類はできるだけデータ化し、紙の状態のまま保管しないことをおすすめします。紙は経年劣化しやすいだけでなく、紛失するリスクを孕んでいるからです。電子保存することで紙に特有のリスクを回避できる上に、保管場所の節約にもつながります。
データ化した際には、書類の概要や日付をファイル名に含めておくことでファイルを検索して素早く見つけやすくなるでしょう。書類を保管しているフォルダを検索するだけで、必要な書類を効率よく探せます。
まとめ：デスクの書類整理は日々の積み重ねが重要
デスクの書類は日々の業務の中で少しずつ溜まっていきます。デスクが書類でいっぱいになるのを防ぐには整理整頓のルールを決め、日頃からルールに則った保管方法を実践していく必要があるでしょう。デスクの書類整理には日々の積み重ねが欠かせないのです。
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