効果的な「紙文書の電子化」は、文書の「選定」がカギ！｜コニカミノルタのオフィスデザイン・移転ソリューション

【テレワーク導入・オフィス移転の前に】
プロが教える！紙文書削減の進め方のコツ

オフィスに紙があふれスペースがなく、捨てたいのだけど何から手を付けたらよいかわからない。そんなお悩みにこの1冊。紙削減のやり方から効果測定までプロの技をお伝えします。

こんにちは！ドキュメントグループのKatsuyamaです。
さて、皆さんは「文書の電子化」と聞いて何を思い浮かべますか。ワークフローなどのシステムを用いて、紙文書を電子的な運用にすることも電子化と呼びますし、文書そのものをスキャニングして電子ファイル（PDFファイル）に変換することも電子化と呼びます。このように電子化といっても様々な意味合いがありますが、今回は文書電子化の必要性についてお伝えしたいと思います。

企業が文書の電子化を進める主な理由と効果

現在、様々な理由で文書の電子化を検討されているお客様が非常に多いですが、一般的に電子化の狙いとしては下記が挙げられます。

業務効率化
・資料を迅速に検索し、共有しやすくする
・保管場所へ取りに行く工数を減らす
・電子文書の場合、複数人で同時利用が可能
スペースの有効活用
・電子化後に外部倉庫移管や廃棄などを行うことにより、保管スペースを利活用することができる
BCP対策
・クラウド等に保存することにより物理的な影響を受けることがないため、パンデミックや災害時などに事業継続することができる
※災害時に直ちに参照する必要がある災害マニュアル等は、紙で保管することを推奨します。

その文書、本当に電子化する必要がありますか？

近年、弊社がご支援させていただくお客様では、オフィス移転、オフィスレイアウトのリニューアルに伴い、上述②のスペースを有効活用したいというニーズが非常に多いです。
その際に、弊社では必ずこのようにお尋ねします。
「本当に電子化する必要がありますか？」

お客様からよくお聞きするのは、
「テレワークに対応するには、とにかく電子化が必要」
「オフィスリニューアル前に、電子化して紙を減らしたい」
「会社設立当初の文書など紙でしか存在しない文書は廃棄の判断がつかないため電子化したい」
電子化する理由としては間違っておりませんが、費用対効果を考えて、本当に電子化する必要があるでしょうか。対象を選定せずに電子化を実施する場合、その分電子化する文書は多くなります。それを外部業者に委託する場合でも、社内で担当者を設けて電子化するにしても、多大なコストがかかるのは一目瞭然です。そこで、電子化を実施するにあたり、弊社では、「電子化が必要な文書を選定する」ことが最も重要だと考えています。

当たり前ですが、参照しないものを電子化しても意味がありませんので、まずは何を電子化するかどうかを選定することが大切です。

主なステップとしては、

いらない紙文書は捨てる
残ったものの中から電子化するものを選定
電子化実施

一見簡単なように見えますが、いざ実施しようとした時に、何を捨てれば良いのか、何を電子化すれば良いのか等検討しなければならないことがたくさんあります。また、1人でこれらを実現することは難しいため、他の社員の皆様にも協力していただく必要があります。
しかし、これらを実施することにより、電子化コストを最小限に抑えることができます。
実際に上記の手順を実施してみると、電子化実施対象と考えていた文書のほとんどが廃棄もしくは倉庫保管対象となり、最終的に電子化する対象はごく僅かもしくは電子化対象なしといったケースになることがよく見受けられます。電子化を考えているお客様は、電子化を実施することだけではなく、まずは電子化の必要性について考えることが大切です。
電子化を実施した後には、電子ファイルの運用についても検討する必要がありますが、それについては別の記事でお伝えしたいと思います。