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事務所移転のお知らせを送る際の注意点
事務所移転のお知らせを送る場合、どのようなポイントに注意すべきなのでしょうか。書面やメール、FAXを送る前に確認しておきたいポイントを2つ紹介します。
情報に誤りがないか
次の項目に誤りがないか、漏れなく記載されているかを確認しましょう。
- 移転先の住所
- 電話番号
- 新オフィスへの移転日や営業開始日
移転先情報以外にも、確認を忘れがちなのが送付先の情報です。顧客や取引先の名称、人名、肩書などの情報に誤りがあると、お知らせを受け取った相手は不快な思いをすることもあるため十分注意しましょう。
移転のお知らせを出すタイミング
事務所移転のお知らせを出すタイミングとしては、1カ月前が理想的です。早いに越したことはないと考える方もいるかもしれませんが、半年前や数カ月前に送ってしまうと、移転の事実を忘れてしまう可能性もあります。
ただし、顧客や取引先によっては1カ月前だと実務に影響を及ぼす可能性もあるため、実務担当者レベルにおいては適切なタイミングを判断して送るようにしましょう。
顧客や取引先との良好な関係を維持するためにも移転のお知らせは重要
移転のお知らせは単なる事務的な連絡ととらえず、日頃お世話になっている顧客や取引先への感謝を伝える気持ちを意識することが重要です。これまでと同様に良好な関係を維持していくためにも、移転のお知らせの文面や出すタイミングなどにも配慮しながら準備を進めましょう。
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