テレワークの導入が進み、全社員と企業間、また社員間のコミュニケーション（インナーコミュニケーション）が希薄化していることに悩む企業は多いのではないでしょうか。社内の連携が弱まると業務効率や生産性に影響を及ぼすだけでなく、働くモチベーションや帰属意識の低下を招き、離職増加につながりかねません。これからの時代、いかにインナーコミュニケーションの強化を図っていけるかが、企業としての大きな課題です。ここではインナーコミュニケーションの概要と、組織のコミュニケーションを活性化するための施策について解説します。
目次
インナーコミュニケーションとは
インナーコミュニケーションを単なる社員間の会話ととらえると、なぜそれほど重要視されているのか疑問に感じるかもしれません。最初にインナーコミュニケーションの基本的な考え方と、注目されている背景について確認しておきましょう。
インナーコミュニケーションの基礎知識
インナーコミュニケーションはインターナルコミュニケーションや社内コミュニケーションとも呼ばれ、全社的な共通意識、統一した目的意識の維持を目指して行われる企業と社員間、また社員間のコミュニケーションのことを指します。社員間のコミュニケーションはもちろんですが、社内に向けた広報活動、メッセージの発信などもその一環となります。
インナーコミュニケーションを活性化することにより、企業ビジョンの浸透、社内の一体感強化、さらには業務へのモチベーションアップの効果が期待されています。
インナーコミュニケーションが注目される背景
インナーコミュニケーションがここ最近特に注目されているのは、コロナ禍によるテレワークの急増が大きな要因です。社員が同じ職場に集まる機会が減り、個々での業務が日常化したことでインナーコミュニケーションの取りづらさが課題として浮上してきました。
これまでも、世代間ギャップによるインナーコミュニケーションの変化はしばしば話題となっていました。加えてフレックスタイム導入といった働き方の多様化、企業構造の変革による業務の分業化、さらにITツールの浸透によって直接的な会話の必要性が薄れたことなど、インナーコミュニケーションを取り巻く環境は大きく変わってきています。
ニューノーマルへと移行する以前から潜在していたコミュニケーションの希薄化が、テレワークの実施によってさらにクローズアップされ、喫緊の課題として考えられるようになりました。
コミュニケーションの重要性と活性化による効果
コミュニケーションは目に見えないものだけに、具体的な効果の検証が難しいという一面があります。インナーコミュニケーションはなぜそれほど重要とされるのでしょうか。
インナーコミュニケーションの重要性
インナーコミュニケーション不足は、さまざまな課題を誘発しがちです。普段からコミュニケーションが少ない社員は、お互いに声がかけづらくなります。質問や確認の機会が減少すれば、業務上のミスの増加につながりかねません。
また問題を抱えている社員がいても、それに気づくことが難しくなります。ハラスメントに対して声を上げられず、その存在が隠れてしまうといったことが起こるかもしれません。
こうした業務上の障害が多く発生し、社員が精神的なリスクを抱えやすい状態への対処が遅れると、例えば、社員の離職へとつながったり、企業イメージに悪影響を及ぼしたりする可能性もあります。
また、企業内の意識統一がなされず、同一のビジョンが失われがちになると、所属する意義や将来への希望が持てない社員も出てくるでしょう。
業務の円滑化を図り、人材の流動化を防いで社員の定着を促すうえで、インナーコミュニケーションは不可欠です。さらに安定した企業運営を推進していくためには、基盤となるインナーコミュニケーションの活発化が重要であると考えられます。
インナーコミュニケーション活性化によって得られる効果
インナーコミュニケーションの盛んな企業内には、活気が満ちています。雑談から社員同士が互いに理解を深め、良好な関係性の構築が容易となり、さらにそうした基盤ができることで、業務上のコミュニケーションやコラボレーションのしやすい環境を生み出すことにもなります。
社員同士、社員と企業との関係が強化されることで、社員の孤立感が解消します。業務へのモチベーション向上や愛社精神育成といった面でも期待できます。企業組織の連帯感や一体感の醸成は、社員の離職防止策となり、定着化の促進に役立ちます。
インナーコミュニケーションが活性化すると、グループ内・部署間との連携が高まり業務が円滑に進められ、ノウハウや情報が密に共有されるなど、業務効率化が実現できると考えられます。さらに企業の雰囲気や連携の良さが伝わることで、対外的な企業イメージの向上につながり、社会的な信頼性も高まると期待できます。
インナーコミュニケーション活性化の手法
社会状況の変化が著しい今、インナーコミュニケーションをどのようにして高め、維持していけばよいのでしょうか。具体的な方法を紹介します。
1on1 MTG
1対1のミーティングを、定期的に上司と部下間で行います。失敗したこと、うまくいったこと、業務上の悩みなどを忌憚なく話し、上司がそれに耳を傾けることで社員の内省を促します。社員の成長促進、コミュニケーションの円滑化による信頼関係の構築、上司の情報収集といった効果が期待できます。
社内ポータル
社員に伝えたいメッセージや新入社員の紹介、ノウハウの共有など幅広く活用が可能です。Webサイト上での情報掲示のほか、必要に応じて動画など、コンテンツに応じた発信方法を使っていきます。
単に掲載するだけではなく、社員が興味を持ち、積極的に見てくれるような工夫が必要です。
社内イベントの実施
社内イベントの開催は、あまり関わることのない部署に所属する社員同士の交流に寄与しますが、現状では対面での開催が難しいためWeb会議ツールやSNSの活用など、オンラインでどのように工夫していくかが問われます。イベント例としては、以下のようなものが挙げられます。
- 研修・勉強会
- アワード
- 同好会の立ち上げ
- レクリエーション
イベント内容によっては企業が主体となるだけではなく、企業がサポートして社員に主体性を持たせるようにします。オンラインでの実施であっても参加については強制せずに、自主的な意思に配慮した姿勢が大切です。イベント開催の様子や活動状況、経過報告などの広報の仕方にも工夫が求められます。
コミュニケーションツールを駆使する
以下のようなコミュニケーションツールを駆使して、すべての社員が同一の情報を共有できる体制を整えます。
- SNS
- チャット
- 会議システム
- 掲示板
オンライン・オフライン、出社社員・テレワーク社員など、どのような環境にあっても疎外されないことが大切です。
また、TeamsやSlackなどのコラボレーションツールを利用することで、情報の共有とともに、会話形式で気軽にコミュニケーションが可能となる仕組みを導入するのもひとつの手段です。
オフィス環境の整備
社内でコミュニケーションを高めるためには、オフィスに来る意味付けができるような仕組みづくりや、対面でしかできないシーンを想定した空間づくりを意識することが効果的です。
社員の座席が固定されないフリーアドレス制、働く時間と場所を自由に選択できるABW（Activity Based Working）など新しいワークスタイルの導入により、柔軟性のあるオフィスレイアウトが可能となります。
社員や人が自然に集まる社内カフェやマグネットエリアの設置は、部署や在籍場所の垣根を超えた交流の場となるでしょう。例えば、複合機の前や給湯室を工夫してマグネットエリアとして充実させることも工夫のひとつになります。このように、コミュニケーションが発生する仕掛けづくりとして、オフィス環境の整備を考えていく必要があります。
コニカミノルタでは、オフィスの価値を高める取組を行っており、社内メンバーと互いの考えを共有し議論を弾ませる場としてのHighコラボレーション、社員のエンゲージメントを高め信頼関係を構築するHighコミュニティーといったエリアでは、それぞれに適したデザインや仕組みを取り入れ、コミュニケーション活性化に取り組んでいます。
インナーコミュニケーション施策効果を高めるポイント
インナーコミュニケーション施策を効果的に進めるためのポイントを解説します。
インナーコミュニケーション施策のヒント
現代のインナーコミュニケーション施策では、複数メディアによる、取りこぼしのない周知・広報の実施を考える必要があります。年齢やIT習熟度などの属性により、社員が受け入れやすいメディアを使い分ければ、情報を均等に配布できます。
実際の成功事例では単に情報を行き渡らせるだけではなく、チャットで雑談部屋を設け、コミュニケーションが自然に生まれる環境を整えるといった工夫が見られます。オンライン上、あるいは実際の対面に関わらず、1on1の時間を設けるのも効果的な施策のひとつです。
オフィス環境の整備については、作業デスクのジグザグ配置やオフィスのオープン化などの実施例があります。それまでの画一的なオフィスデザインを一新させることは視覚的・精神的な新鮮さを生むと同時に、コミュニケーションの活性化につながります。
社員にとって意味のある発信
企業から発信する情報は業務上の通達を除き、社員側の視点を取り入れるようにします。キャリアアップにつながる情報や、業務に役立つ知識、現代生活で知っておくべき話題などコンテンツを充実させることで、自発的に社員がチェックしてくれるようになります。
企業側は、コミュニケーションの話題提供元としての位置づけを意識しましょう。
実態把握に努める
1on1もそのひとつですが、掲示板や井戸端会議などで社員の置かれている現状や本音を無理なく、偏りなく収集できる仕組みを作ることも必要です。定期的なアンケートも有効ですが、テーマを決めたオンライン討論会の実施という方法もあります。
社員の生の声を集められるよう、自社に合った施策を選定していきましょう。コミュニケーション不足やテレワークによる孤立感の強まりについて、また、社員が考えているキャリアプランについても社員の率直な意見を知る機会となります。
社員参加型の施策の検討
前述の項目にも通じますが、インナーコミュニケーションの施策が、運営側からの一方的な「通知」ばかりにならない工夫が大切です。
例えば社内放送局による動画配信といった、社員参加型のコミュニケーション手法もあります。コミュニケーションは、上から命じられてできるものではありません。自然に社員間の接点が増えていき、会話が促されるような施策を検討していくことが、インナーコミュニケーションの活発化につながります。
社員に寄り添い自社にマッチした施策であることが大切
社内のコミュニケーション不足を何となく感じていても、優先すべき課題ととらえず先送りになっているということはないでしょうか。インナーコミュニケーションは、企業運営のベースともいうべき要素です。社内の意思疎通が図れず、ぎくしゃくした関係のままでは業務に支障を及ぼす可能性も出てきます。さらに状況が悪化すれば、貴重な人材の流出という事態も招きかねません。しかしコミュニケーションは、指示されて無理やり創出するというものではありません。自社の現状をとらえ、どのような施策を提供すれば社員同士、社員と組織の連携に役立てられるのかを検討する必要があります。他社事例をそのまま流用するのではなく、社員の意見を取り入れながらコミュニケーション改善に努めていきましょう。
ニューノーマル時代のオフィスづくりに求められる基礎知識をまとめた資料です。 チームから個への働き方の変化や働く場の多様化、それに伴いオフィスに求められる 要素など、是非ご覧ください。
