フリーアドレスの目的から導入手順のほか、“全員でのフリーアドレスは難しい” という場合の選択肢、導入後の課題と解決策までまるっとご紹介！オフィス改善のヒントに、ぜひご覧ください。
安全で安心して就業できる環境を整備する上で欠かせない要素の1つが「オフィスセキュリティー」です。さまざまなリスクから自社を守りたいと考えているものの、具体的にどのような対策を講じればよいのか迷っている事業者様は多いのではないでしょうか。
今回は、オフィスセキュリティーを強化しておくべき理由や、オフィスで発生し得る主なリスク、セキュリティー対策のポイントについてわかりやすく解説します。オフィスセキュリティーとゾーニングの関係や、対策に役立つ機器・設備の例とともに見ていきましょう。
目次
オフィスセキュリティーを強化しておくべき3つの理由
そもそもなぜオフィスにはセキュリティー強化が求められているのでしょうか。主な理由として、次の3点が挙げられます。
理由1：自社の資産を守るため
オフィスセキュリティーとは、自社にとっての資産を守るための対策のことです。企業には現金や預金のほか、建物・土地や設備・情報といった多種多様な資産があります。こうした資産には価値があるため、何らかの不正な方法で窃取を試みたり、権利を侵害したりする者が現れる可能性も否定できません。こうした脅威を防ぐには、オフィスセキュリティーが欠かせないのです。
自社の資産を守るには、外部からの侵入を防ぐだけでは十分とはいえません。従業員を含む関係者による不正も脅威となり得ます。このように社内外の脅威に備えることがオフィスセキュリティーを強化する目的の1つです。
理由2：自社の従業員を守るため
オフィスセキュリティーは自社の従業員を守るためにも欠かせない対策といえます。部外者がオフィス内に侵入したり、従業員の個人情報が盗み出されたりするリスクと隣り合わせの状況では、従業員は安心して就業できないからです。
また、従業員による人的ミスなどが原因で危険に晒されることもあり得ます。人が行うことにはミスがつきもののため、わずかな操作ミスが重大なリスクにつながることのないよう、仕組みを整えておくことが重要です。
理由3：企業として社会的責任を果たすため
オフィスセキュリティーの強化は、企業として社会的責任を果たすためにも欠かせない取り組みといえます。個人情報保護法やマイナンバー法といった各種法令を遵守し、事業を適切に運営していくことが求められているのです。
万が一個人情報漏えいなどの重大な事故が起きた場合、企業は情報を窃取された被害者であると同時に情報を漏えいさせた加害者にもなり得ます。顧客や取引先、従業員など関係者の情報を適切に管理していくことは、企業としての社会的責任を果たすことでもあるのです。
オフィスで発生し得る主なリスク
オフィスで発生し得る主なリスクには「人的リスク」「物的リスク」「情報リスク」の3つがあります。それぞれのリスクが放置されることによって生じる具体的な脅威を確認しておきましょう。
人的リスク
人的リスクとは、従業員や役員といったオフィス内で働く人々の身体に関するリスクのことです。オフィスに部外者が容易に侵入できるようでは、関係者が暴力行為や迷惑行為の被害にあう可能性も否定できません。不審者が侵入しにくい仕組みにするとともに、万が一侵入した場合には早期に察知できるように対策を講じておく必要があります。
物的リスク
物的リスクとは、オフィス内外にある金銭的価値のある物品に関するリスクのことです。たとえば、現金や小切手、デジタル機器をはじめ、従業員の私物や社用車などが「金銭的価値のある物品」として挙げられます。こうした物品が盗み出されたり、壊されたりするのを防ぐには、オフィスセキュリティーが欠かせません。人為的な被害だけでなく、自然災害や火災などによって物品に損害がもたらされる可能性があることも考慮しておく必要があります。
情報リスク
情報リスクとは、データ流出や情報漏えいに関わるリスクのことです。企業は多くの重要情報を保有しています。たとえば、社外に漏れてはならない機密情報や、顧客や従業員の個人情報などは重要情報の一例です。自社がサイバー攻撃の被害にあった場合、マルウェアへの感染や不正アクセスによってこうした情報が外部へ流出してしまう可能性があります。自社の情報資産を守るためにも、情報リスクに備えるためのオフィスセキュリティーが不可欠です。
オフィスセキュリティー対策のポイント5選
オフィスセキュリティーの対策を施すにあたって、とくに重要なポイントは次の5点です。
1. 情報資産を把握する
2. 現状の課題と対応策を検討する
3. セキュリティーシステムを選定する
4. 運用ルールを決めて規定にまとめる
5. ゾーニングを検討する
それぞれ詳しく見ていきましょう。
1. 情報資産を把握する
はじめに取り組んでおくべきことは、自社の情報資産を抜け漏れなく把握することです。情報を誰が利用しているのか、責任者は誰か、どのような媒体で活用されているのかといった点を詳細に洗い出しておかなくてはなりません。
また、情報の所在を把握しておくことも重要なポイントといえます。情報が社内サーバーにあるのか、従業員が使用する端末内にあるのか、クラウドサービスの提供事業者が保有するサーバーにあるのかによって、講じるべき対策は大きく異なるからです。
2. 現状の課題と対応策を検討する
次に、洗い出した情報資産が現状どのように管理されているのかを確認していきます。想定されるリスクから課題を抽出し、それぞれ必要な対応策を検討しましょう。
たとえば、社内の機密情報を保管しているキャビネットが鍵のかからないタイプだったり、鍵の所在が容易に判別できる状態になっていたりするようでは、いつ機密情報を持ち出されても不思議ではありません。業務上の必要性から情報を利用する人だけがアクセスできるよう、対応策を検討しておく必要があります。
3. セキュリティーシステムを選定する
抽出した課題とそれらに対する対応策を元に、目的に合ったセキュリティーシステムを選定しましょう。セキュリティーシステムは導入することが目的ではなく、あくまでも脅威を防ぐための手段です。必要な備えに対してコストが見合っているか、費用対効果を十分に考慮して選定することも大切なポイントといえます。
4. 運用ルールを決めて規定にまとめる
セキュリティーシステムやツールは、単に導入しただけでは適切に運用できない可能性があります。たとえば防犯カメラを設置したとしても、撮影した映像を誰がどのように確認するのか決まっていなかったり、操作方法を把握している人がいなかったりするようでは、防犯カメラとしての本来の役割を果たしていないことになるでしょう。適切な運用ができるよう、ルールの策定と規定の作成に取り組む必要があります。
5. ゾーニングを検討する
ゾーニングとは、建物の空間を機能や用途ごとにまとめ、効率的に配置することを指す言葉です。ゾーニングを検討する際には、業務効率を意識しつつセキュリティーを維持する動線確保などを考慮する必要があります。
一例として、自社の情報資産が保管されているキャビネットの設置場所について考えてみましょう。重要情報は基本的に社内関係者のみが利用するため、オフィスの出入り口付近など多くの人が頻繁に往来する場所よりも、オフィスの奥側に設置するほうが適切です。このように、オフィスの機能性や使い勝手だけでなく、安全性という観点からもゾーニングを検討しておく必要があります。
- 1
- 2
