(イベントレポ)オフィスコストを1/2に!ウィズ・アフターコロナ時代のオフィスとテレワークのあり方


こんにちは!プロモーション担当 Esakiです。
本日は、2020年7月16日にオンライン開催しました、「オフィスコストを1/2に!ウィズ・アフターコロナ時代のオフィスとテレワークのあり方」セミナーについて潜入ポートします。今回のセミナーでは、各企業発表している全社テレワークやオフィス縮小などのニュースを受けて、自社のオフィスや今後の働き方をどうしていくべきか。とお悩みの方向けにオフィス縮小・統合やテレワークを成功させる判断・実行のポイントを、コニカミノルタの豊富な自社実践経験を交えてご紹介しました。100名以上の方にお申込みいただき、大盛況となりました。

オフィス縮小でコストを1/2に!? オフィスコスト削減の公式とは?

はじめのセッションでは企業が「オフィス縮小」について考える場合に、主にコスト面で何が起こるのか、どのくらいコスト削減につながるのか、そのために何をしなければならないかなどについて、コニカミノルタの本(モト)よりご紹介しました。

オフィスコスト削減のイメージ
講演では、企業がオフィス縮小を検討するために不可欠となる「テレワークの推進」を軸にまず、テレワークが進んでくることでどういったコストが削減されるのか、さらにそのコスト削減を最大化するために必要な4つの施策について紹介されました。

オフィスコスト削減のイメージ
コニカミノルタが、オフィス移転からITツールの導入、書類削減まで一貫してサポートしているノウハウを元に、その4つの施策を約300名、900坪のオフィスで実施した場合のシミュレーションをご紹介しました。こういった施策の実施によるコスト削減だけでなく、新たに発生するコスト(例:テレワーク手当)や新たな投資(例:IT投資)も考慮しながら、更に働きやすい環境を作っていくことが重要なようですね。

テレワークの目的を短期・長期で段階的に設定していくことが重要

2つ目のセッションではコニカミノルタジャパンの沖野より、オフィス縮小の前提条件となるテレワークを成功させるポイントについてお話し しました。

テレワークでの業務イメージ

現在コニカミノルタジャパンでは3500人のテレワークを実施していますが、コロナ前の2017年より全社テレワークを実施していました。長期にわたり課題の改善を繰り返し、コロナ化でも生産性を保つことができています。「ICTの整備といった環境面はもちろん、リモート雑談や雑談用掲示板を作るなど“メンバー同士がつながっている感覚”を絶やさない工夫が必要」等、色々なコミュニケーションやマネジメントのポイント についてもお話いたしました。

テレワーク成功のポイント

また、テレワークを成功させるポイントについても、「はじめから100点を目指すということではなく、テレワークの目的をきちんと整理して、あるべき姿を導き出した上で短期・中期に目標を設定し、まずはどこまで目指すのかを決めることが重要」ということで、多くの人に関係するからこそ、ステップバイステップで進めていくことが必要なのですね。

テレワーク簡易診断サービスのイメージ

こういった問題を整理するには専門的な知見が必要なので、コニカミノルタが提供している「テレワーク簡易診断サービス」もご紹介いたしました。

  • 現在、自社が どの段階にあるのか
  • 自社の 現状と目標のギャップに対して、解決方法何か。
  • 自社の 長期的、短期的な目的を踏まえて優先順位付け

などを診断いたします。その後の導入支援もサポートできますので、ぜひお問い合わせください。

短期的(ウィズコロナ)、長期的(アフターコロナ)のオフィスをそれぞれ考えていくことが重要

最後のセッションでは、コロナ時代のオフィスをどうしていくべきかについて、 短期的な視点(ウィズコロナ)と長期的な視点(アフターコロナ)で必要なオフィス対策をコニカミノルタジャパンの土志田より紹介させていただきました。

ソーシャルディスタンスのレイアウト

短期的な視点(ウィズコロナ)では、

  1.  出社率に応じたオフィスレイアウトの見直し
  2. オフィスの抗菌対策

について、直近で現実的に行うべきことを紹介しました。

アフターコロナのオフィスイメージ

長期的な視点(アフターコロナ)では、これまでの本社オフィス(センターオフィス)だけではなく、サテライトオフィスやシェアオフィスなどをテレワークと組み合わせるようなABWの考え方を取り入れることが重要とのこと。また、そもそもこれからのオフィスが どういう役割で必要とされているのか、それらを実現するために必要なオフィスのしつらえや運用についてもご紹介しました。

適正な出社率は?テレワークに不向きな業務はどうする?QAコーナー

セミナーの最後にはQAコーナーで参加者の皆様からの質問に回答しました。やはり「これからのオフィスや働き方」というテーマについては関心度が高く、大変多くのご質問を頂きました。一部をご紹介します。

・同じ社内でも、業務によっては、テレワークに不向き、あるいは不可能なものもあるかと思いますが、それらに従事する従業員からの不平・不満等への対応方法についてご教示頂けますでしょうか。
→ 業務棚卸により、テレワーク可能業務を抽出して、少しでも在宅勤務を増やせるような取り組みをしています。そういった方々の負担を取り除く別の方法も検討していきます。

・テレワークのゴールは、貴社・他社ではどのように決めているか?現状分析→トップダウン?
→ テレワークのゴールはその会社の持っている課題に紐づけて検討したほうが良いと考えます。その上でテレワークが行えないとどのようなインパクトがあるのか評価しながらゴール設定していきます。その上で現状とのギャップを把握しながら段階的なゴール設定が良いと考えます。

・ニューノーマル時代にオフィスに出勤する場合、どれぐらいの出勤率が適正だと考えますか?
→ お客様が生産性を落とさない出社率を定義することが大事だと考えます。テレワーク下でもある程度業務遂行でき、生産性が落ちないという前提であれば、(職種、職位に寄りますが)週に1回程度はリアルなコミュニケーションが取れたほうがよいと思います。この場合、出社率(出勤率)は1/5=20%となります。

・出社率を20%とした場合に、フリーアドレスでのオフィスの席はどの程度用意すればよいでしょうか。
→ 1例となりますが、社員を100人とした場合でウィズコロナと仮定した場合、
20%の出社率のソーシャルディスタンスを配慮した計画では以下のように試算ができます。
A.千鳥配置を採用した場合:20席×200%で40席以上
B.飛散防止対策を採用した場合:20席×100%で20席以上
ベースワーク用の席数の用意は出社率×社員数×対策係数(Aであれば200%以上、Bであれば100%以上)ですが、ABWとの施策を併用し、集中して働く場所やWeb会議が出来るブースなど、会社に応じた余裕を見込む事が大切です。

各企業のニューノーマルの働き方に合わせた「適正な」働く場所の設計を

Right Sizingサービスのイメージ

新型コロナウイルスにより、ニューノーマルな働き方とその環境が求められています。まずは、現状の課題を整理しながら「目指す姿」を明確にすることが重要です。その上でオフィスの適正な大きさやレイアウト、テレワークの推進などを行うことでいつでもどこでも働く環境を構築することができます。コニカミノルタでは、適正なオフィスの形をご提案する「Right Sizingサービス」を提供しています。ぜひ、ご相談ください。
また、本セミナーは8月にも実施予定です。お楽しみに!

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